È possibile pianificare, condurre e gestire una riunione per produrre risultati
Le persone trascorrono così tanto tempo in riunioni che trasformano i tempi di riunione in risultati sostenibili è una priorità per le organizzazioni di successo. Le azioni che rendono le riunioni di successo richiedono la gestione da parte del leader della riunione prima, durante e dopo la riunione.
Se trarrai vantaggio da questi dodici consigli per la gestione delle riunioni, le riunioni e i team funzioneranno meglio e produrranno risultati migliori.
Prima dell'incontro
Le azioni prima dell'incontro stabiliscono le basi per raggiungere i risultati dell'incontro. Puoi fare tutto il necessario follow-up, ma senza il pre-lavoro, non avrai successo.
Pianifica la riunione. Gli incontri efficaci che producono risultati iniziano con una pianificazione intelligente. Innanzitutto, identifica se hai bisogno di altri dipendenti per aiutarti a pianificare la riunione (ad esempio, coinvolgendo persone da alcuni reparti). Quindi decidi cosa speri di realizzare tenendo la riunione e stabilisci gli obiettivi realizzabili per il tuo incontro.
Gli obiettivi che stabilirai stabiliranno il quadro per un piano di riunione efficace. Come dice Stephen Covey nelle Sette abitudini di persone altamente efficaci, "Inizia con la fine in mente". Lo scopo della riunione determinerà l'obiettivo della riunione, l'agenda della riunione e i partecipanti che dovranno partecipare alla riunione.
Assicurati di aver bisogno di un incontro. Può sembrare arretrato, ma, una volta sviluppato il piano di riunione, assicurarsi che un incontro sia un veicolo appropriato per raggiungere gli obiettivi stabiliti. Tenere riunioni è un'impresa costosa quando si considerano i fatturabili dei partecipanti. Fai tutto il possibile per stabilire che una riunione è effettivamente la migliore opportunità per risolvere il problema, migliorare il processo o creare una strategia a lungo o breve termine per il tuo team o dipartimento.
Assicurare una partecipazione appropriata alla riunione. Se un incontro è il mezzo appropriato per raggiungere i tuoi obiettivi, controlla con i partecipanti la cui presenza è necessaria per il successo della riunione. Può sembrare un gioco da ragazzi, ma inciampa nel leader più savio: i partecipanti chiave devono essere disponibili per partecipare alla riunione.
A volte le persone inviano delegati in loro assenza. Se un delegato partecipa al posto di un decisore cruciale, assicurarsi che il membro del personale designato abbia l'autorità per prendere decisioni definitive su cui possa essere firmata la decisione. Altrimenti, rimanda la riunione.
Distribuisci e rivedi il pre-lavoro prima della riunione. Quante riunioni hai frequentato che è iniziato con il facilitatore della riunione distribuendo una risma di carta o facendo una presentazione di PowerPoint da lanciare per la discussione? Questo è frustrante a causa del modo in cui si prendono le tattiche di ottone, l'incontro diventa un gruppo di lettura-in-poco produttivo.
È possibile rendere le riunioni più produttive e garantire risultati fornendo il pre-lavoro necessario prima della riunione. Fornire pre-lavoro, grafici, grafici e materiale di lettura 48 ore prima dell'inizio di una riunione significa che tutti sono preparati a entrare subito.
La documentazione che ti aiuterà a raggiungere gli obiettivi della riunione può includere quanto segue:
- rapporti e dati
- grafici e collegamenti a informazioni competitive
- vendite da mese a giorno
- piani di produzione
- Diapositive di Microsoft PowerPoint che illustrano i punti chiave di discussione
- verbali delle riunioni, note e follow-up di riunioni precedenti o riunioni e progetti correlati
Durante la riunione
Durante l'incontro, se usi efficacemente il tempo, svilupperai entusiasmo per l'argomento e genererai l'impegno dei partecipanti. Le persone si sentono parte di qualcosa di più grande delle loro sfide quotidiane. Pertanto, un incontro attivo e ben facilitato che pone le basi per il follow-up produrrà risultati di incontro.
Facilitazione efficace delle riunioni. Il leader dell'incontro definisce un tono positivo e produttivo per l'interazione tra i partecipanti alla riunione. Una facilitazione efficace delle riunioni inizia con una revisione degli obiettivi, dei risultati previsti e dell'agenda. Il facilitatore aiuta i membri del gruppo a rimanere concentrati e produttivi.
Il design dell'incontro e l'agenda stabiliscono il quadro per l'incontro. Un facilitatore efficace, che mantiene in pista i partecipanti, garantisce il raggiungimento dei risultati attesi e desiderati come risultato dell'incontro.
Coinvolgere ciascun partecipante in azioni fattibili. Ogni gruppo di lavoro ha personalità diverse che si presentano per le riunioni. Hai colleghi tranquilli e persone che cercano di dominare ogni punto di discussione. Che si tratti di facilitare o partecipare alla riunione, è necessario coinvolgere ciascun partecipante nel processo degli obiettivi della riunione.
Ciò garantisce che ciascun partecipante sia investito nell'argomento dell'incontro e ne seguirà il follow-up. Sarai membro cercando di portare tutto il carico.
Creare un piano di follow-up per riunioni efficaci. Durante l'incontro, fai un piano di follow-up con gli elementi di azione. I piani efficaci includono quanto segue:
- L'azione specifica
- Il nome della persona che ha assunto la proprietà per realizzare l'azione
- La data di scadenza dell'elemento dell'azione
- Consenso su ciò che costituisce il completamento dell'azione
Descrivi gli scenari di vita reale e le barriere al successo che i membri del team possono sperimentare mentre cercano di realizzare gli elementi necessari per produrre risultati. Se hai bisogno di una riunione di follow-up, imposta il tempo prima che i partecipanti se ne vadano, in modo che siano sul calendario di tutti.
Dopo l'incontro
Le azioni e la pianificazione prima e durante l'incontro svolgono un ruolo importante nell'aiutarti a ottenere risultati attesi, positivi e costruttivi. Le tue azioni successive all'incontro sono altrettanto cruciali. Il follow-up alla prossima riunione programmata non è mai abbastanza di un investimento per garantire i risultati.
Pubblica minuti di riunione. Pubblica i tuoi minuti e il piano d'azione entro 24 ore. Le persone contribuiranno più efficacemente ai risultati se inizieranno subito con gli oggetti d'azione. Hanno ancora un nuovo ricordo dell'incontro, i vari punti di discussione e le motivazioni per ogni elemento della riunione.
Inoltre, un ritardo nella distribuzione dei minuti influenzerà i risultati perché la maggior parte della gente aspetta che i minuti arrivino prima di affrontare i loro impegni.
Follow-up efficace delle riunioni. Rispettare e rispettare le scadenze e il follow-up ti aiuteranno a ottenere risultati dai tuoi incontri. Dopo l'incontro, ogni persona con un oggetto d'azione dovrebbe fare un piano d'azione per portare a termine ciascuno dei propri impegni.
Indipendentemente dal fatto che scrivano i passaggi nel proprio pianificatore, delegano le attività a un'altra persona dello staff o completano immediatamente l'attività, l'individuo è responsabile del follow-up.
Inoltre, è possibile migliorare i risultati dell'incontro rispondendo a ciascuna persona a metà strada tra le riunioni. Il tuo obiettivo è controllare i progressi e assicurarti che le attività siano in corso.
Responsabilità per il follow-up durante il prossimo incontro. Ti sei mai seduto in una riunione di follow-up che consisteva nel dire a ogni partecipante che il gruppo non era in grado di portare a termine il suo impegno? Stabilire la norma o l'abitudine di rendere conto dei risultati inizia presto nel ciclo di incontri.
Il seguito del facilitatore a metà strada tra le riunioni aiuta, ma il gruppo deve fare in modo di non tenere gli impegni inaccettabili. Chiedere ai partecipanti di riferire sui progressi e sui risultati al prossimo incontro con l'aspettativa che tutti i partecipanti abbiano raggiunto i loro obiettivi assegnati. Se un'attività è in fase di stallo, nella prossima riunione vedi se c'è un blocco stradale legittimo per progredire e determinare come procedere.
Indirizzare il processo di riunione per il miglioramento continuo. La pratica del debriefing di ogni riunione è un potente strumento per il miglioramento continuo. I partecipanti a turno discutono su cosa sia stato efficace, o inefficace, sull'attuale processo di incontro. Discutono anche dei progressi che ritengono che il gruppo stia facendo sul tema in questione.