Come ridurre la responsabilità del datore di lavoro presso le feste di vacanza

8 Azioni I datori di lavoro possono prendere per ridurre la loro responsabilità alle feste di festa

Il crescente riconoscimento che il consumo di alcol negli eventi sponsorizzati dall'organizzazione crea una significativa responsabilità legale ha avuto un impatto su quella tradizionale istituzione, la festa delle vacanze aziendali, ma questo impatto non è necessariamente pervasivo o grave.

In un ampio sondaggio del 2015 condotto dai datori di lavoro, la Società per la gestione delle risorse umane (SHRM) ha rilevato che la maggioranza delle organizzazioni (59 percento) prevede di servire alcolici durante le vacanze o le feste di fine anno. E solo la metà di questi datori di lavoro (47%) ha dichiarato che avrebbero cercato di regolare il consumo di alcol attraverso metodi quali:

• fornitura di biglietti per bevande o bevande al massimo (71% degli intervistati in questa categoria),
• servendo solo determinati tipi di alcol (25%),
• avere una barra di cassa (18 percento), o
• altro (11 percento).

Inoltre, l'indagine SHRM 2015 ha rilevato che per tutto l'anno, un terzo delle organizzazioni (33 percento) ha una politica formale o informale che consente di bere alcolici in occasione di eventi legati al lavoro. (Ogni dipendente ha bisogno di determinare se bere alcolici negli eventi aziendali è per loro).

Le aziende programmano e organizzano feste con le migliori intenzioni, per premiare i propri dipendenti, aumentare il morale e incoraggiare lo spirito di squadra. Ma questi incontri, soprattutto quando viene servito l'alcol, possono trasformarsi in un ambiente per avanzamenti sessuali indesiderati e comportamenti potenzialmente illegali dei dipendenti se il datore di lavoro non sta attento.

Questo è particolarmente vero quando la festa è tenuta in un luogo fuori sede (che, secondo il sondaggio SHRM 2015, è il caso in quasi il 67 per cento di tali funzioni). In un ambiente sociale al di fuori del luogo di lavoro, un dipendente le cui inibizioni sono abbassate dal consumo di alcolici può assumere comportamenti che lui o lei non prenderebbe mai in considerazione sul lavoro.

Le preoccupazioni dei datori di lavoro si estendono dalle molestie ai decessi dei dipendenti

Le feste per le feste spesso portano più di semplici stupidaggini intossicati. Essere allegri può a volte significare superare la linea, che va dall'offendere un collega alla violazione della legge. Inoltre, nell'attuale ambiente dei social media in tempo reale, gli imbrogli ubriachi di una festa possono essere rapidamente postati online per essere visti da tutto il mondo.

Le prime due azioni che un datore di lavoro deve intraprendere prima della festività includono ricordare ai dipendenti che il rispetto e la professionalità si applicano non solo sul tempo di lavoro ma anche in eventi sponsorizzati dalla società come le feste di ufficio. In secondo luogo, i datori di lavoro devono stabilire politiche sui social media che vietino ai dipendenti di pubblicare fotografie o video senza autorizzazione di gestione nei social media.

Questi sono due buoni passi iniziali, ma occorre fare molto di più per affrontare i problemi legali più seri.

I dipendenti sono protetti dalle molestie sessuali e dalle discriminazioni dal Titolo VII della legge sui diritti civili del 1964, che copre i datori di lavoro che hanno 15 o più dipendenti (compresi quelli a tempo parziale regolari). Il Titolo VII prevede due requisiti per la condotta per innescare la responsabilità potenziale per molestie illegali:

• La condotta deve essere sgradita; e
• La condotta deve essere sufficientemente severa o pervasiva.

Non è necessario essere entrambi. La condotta non è illegale semplicemente perché è inappropriata o fa sentire a disagio un collega. Tuttavia, anche un singolo, estremamente grave incidente di molestie può essere sufficiente a costituire una violazione del Titolo VII, specialmente se le molestie sono fisiche.

Quindi, se un incidente di una festa d'ufficio segue precedenti episodi di condotta scorretta, potrebbe costituire la prova necessaria per raggiungere la soglia "grave" o "pervasiva", che pone le basi per una rivendicazione del Titolo VII.

Una seconda grande responsabilità legale viene creata dalla guida in stato di ebbrezza in seguito a una festa di vacanza sponsorizzata dal datore di lavoro. In una decisione del tribunale del 2013 che ricevette una notevole pubblicità, una corte d'appello della California annullò la concessione del giudizio sommario al datore di lavoro. Hanno scoperto che un dipendente che ha consumato alcol in un evento sponsorizzato dall'azienda e, dopo aver lasciato, ha colpito un'altra auto e ucciso l'autista ha creato responsabilità per il datore di lavoro.

"È irrilevante che gli effetti prevedibili della condotta negligente del dipendente (qui, l'incidente automobilistico) si siano verificati in un momento in cui il dipendente non stava più agendo nell'ambito del suo impiego", ha dichiarato il tribunale.

Passi proattivi da considerare durante la festa

Dati tali rischi legali, i datori di lavoro prudenti dovrebbero adottare questi sei ulteriori provvedimenti proattivi per ridurre la loro responsabilità in caso di controversia. Esempi chiave di azioni raccomandate per i datori di lavoro da considerare includono:

• Avere a disposizione polizze anti-molestie scritte e complete, chiaramente indicate nei manuali dei dipendenti e pubblicizzarle prima della festa.
• Invia una nota per ricordare ai dipendenti di agire responsabilmente alla festa, esprimendo chiaramente una mancanza di tolleranza per qualsiasi comportamento inappropriato, incluso l'ubriachezza.
• Applicare il codice di abbigliamento sul posto di lavoro alla parte per evitare qualsiasi abbigliamento inappropriato o suggestivo e consentire ai dipendenti di conoscere le proprie aspettative in anticipo.
• Fare partecipare volontariamente la festa e non suggerire che la partecipazione andrà a beneficio della posizione di una persona all'interno dell'azienda.

• Se viene servito l'alcol, impostare in anticipo un tono di moderazione tramite meme, e-mail, riunioni, inserti all'interno di buste paga o altre comunicazioni, e sottolineare che il consumo eccessivo di alcolici non sarà tollerato.
• Limitare il numero di bevande o il periodo di tempo durante il quale verrà servito l'alcol e fornire sostanziali alternative non alcoliche. Serve cibo in abbondanza e assicurati che il consumo di alcolici non sia al centro dell'evento.

Tali passaggi non sono una garanzia contro i problemi delle feste di vacanza, in particolare se viene presa la decisione di servire alcolici. Ma possono essere le basi di un datore di lavoro per una difesa efficace contro la responsabilità se i problemi dovessero accadere.