Le organizzazioni governative intraprendono progetti quando alcuni aspetti della realizzazione del lavoro delle persone devono cambiare. Secondo il Project Management Institute, un progetto è "un'attività di gruppo temporanea progettata per produrre un prodotto, un servizio o un risultato unico." Quando un progetto cambia il modo in cui un'organizzazione fa business, i prodotti finali del progetto vengono incorporati nel lavoro quotidiano e quindi migliorano lavoro dell'organizzazione in perpetuo.
Può sembrare facile, ma non lo è. Il cambiamento è difficile ei progetti possono scappare molto facilmente. Ogni giorno porta sfide che minacciano il progresso di un progetto e il successo finale. Per combattere questo pericolo, i progetti necessitano di alcuni elementi chiave. Con i seguenti elementi in atto, un progetto ha una grande possibilità di successo.
Uno sponsor del progetto impegnato
Lo sponsor del progetto è la persona di alto livello nell'organizzazione che ha la proprietà del progetto. Uno sponsor impegnato del progetto si aspetta che il progetto abbia successo e faccia qualsiasi cosa lui o lei possa fare per assicurare che il successo si realizzi.
Uno sponsor del progetto ha quattro responsabilità principali relative al progetto. Innanzitutto, lo sponsor sostiene il progetto. Lui o lei applaude pubblicamente e in privato il team del progetto. In secondo luogo, lo sponsor supporta il project manager. Quando un project manager ha bisogno di rimuovere gli ostacoli, chiama lo sponsor per assistenza perché lo sponsor ha il potere organizzativo per far accadere le cose. In terzo luogo, lo sponsor allinea le risorse fornendole direttamente o lavorando con altre persone di alto livello per ottenere risorse. Quando lo sponsor è un forte sostenitore di un progetto, i compagni dello sponsor hanno maggiori probabilità di contribuire con risorse significative. In quarto luogo, lo sponsor facilita il processo decisionale. Quando il team di progetto si impantana, lo sponsor può mediare la decisione o prendere la decisione.
Lo sponsor rimane informato attraverso una comunicazione costante con il project manager. I due lavorano insieme per determinare quando lo sponsor deve intervenire e esercitare con maggiore forza le responsabilità dello sponsor a supporto del project manager. Ad esempio, un project manager potrebbe avere difficoltà a ottenere informazioni dal reparto finanziario dell'organizzazione. Lo sponsor del progetto può rivolgersi al chief financial officer sulla situazione e chiedere che il compito di ottenere le informazioni sia prioritario rispetto ai compiti concorrenti.
Chiari obiettivi e ambito
Prima che il lavoro su un progetto sia fatto o pianificato, lo sponsor del progetto deve articolare gli obiettivi e l'ambito del progetto. Gli obiettivi sono le grandi cose che il progetto dovrebbe realizzare. Ad esempio, prendi un progetto di miglioramento del software. Un reparto risorse umane utilizza un software aziendale personalizzabile ben noto per gestire il libro paga. L'organizzazione vuole aggiungere un modulo per la gestione dell'apprendimento. Gli obiettivi del progetto sono di personalizzare il software di gestione dell'apprendimento in base alle esigenze aziendali dell'organizzazione e di integrarlo con il sistema di gestione stipendi esistente.
L'ambito definisce i parametri del progetto. Continuando con l'esempio del progetto software; Lo scopo di questo progetto è limitato all'inserimento nel sistema di gestione dell'apprendimento e all'integrazione con il sistema delle buste paga. Molte volte, è utile identificare le cose che sono fuori dal campo di applicazione per capire cosa è in ambito. Per questo progetto, aggiungere altri moduli è fuori ambito. L'ufficio contabilità non può venire al responsabile di progetto e chiedere moduli di fatturazione, conti creditori o conti fornitori.
L'aggiunta di un modulo una volta che il progetto è stato definito consente l'estensione dello scope. I buoni sponsor del progetto e i project manager si astengono dal creep dello scope e sono molto riluttanti ad aggiungere lo scope mid-project. Aumentare la portata di un progetto aumenta il bisogno del progetto di risorse come tempo e denaro. Inoltre, lavorare sull'ambito aggiuntivo mette a rischio la qualità dei prodotti di lavoro.
Un buon project manager
Un project manager pianifica il lavoro e organizza le risorse per portare a termine un progetto. Questa persona è il collegamento tra lo sponsor del progetto che definisce la visione e il team di progetto che lo realizza. Se appropriato e in modo tempestivo, il project manager coinvolge le parti interessate per offrire input.
I project manager di solito hanno i seguenti tratti che li aiutano a portare avanti il progetto. I project manager sono i pianificatori. Pensano alla sequenza di lavoro e sanno cosa deve accadere dopo che il team ha completato il compito. Fanno buoni progetti ma sanno anche quando essere flessibili e deviare da un piano. I project manager sono affidabili. Con il loro successo in base al lavoro degli altri, i project manager hanno bisogno che le persone si fidino delle loro buone intenzioni e competenze. La fiducia è particolarmente importante nella relazione tra il project manager e lo sponsor del progetto. I project manager tendono ad essere estroversi perché la maggior parte del loro lavoro comporta la comunicazione.
Rendono le persone responsabili dei propri impegni. Ecco un esempio. Il supervisore di un membro del team di progetto ha dichiarato al project manager che il membro del team poteva dedicare quattro ore alla settimana al progetto. Questo membro del team ha saltato due incontri settimanali di fila e non ha compiuto progressi sui compiti assegnati nella struttura di interruzione del lavoro. Dopo il primo incontro mancato, il project manager ha incontrato il membro del team per discutere dell'assenza e delle scadenze mancate. Il membro del team ha detto che aveva priorità più urgenti. Il project manager sospettava che ciò non fosse vero, quindi dopo il secondo meeting mancato, il project manager ha incontrato il supervisore del membro del team. Il supervisore ha detto al project manager che si sarebbe assicurata che il comportamento del membro del team si sarebbe invertito.
Stakeholder impegnati
Le parti interessate a un progetto sono persone che hanno un interesse acquisito nel successo del progetto ma non sono membri del team di progetto. Non pensano al progetto su base giornaliera come fanno il project manager oi membri del team di progetto, ma vogliono essere coinvolti nelle decisioni chiave e nei progressi generali verso gli obiettivi del progetto.
Le parti interessate hanno le proprie motivazioni per rimanere al passo con le attività del progetto, ma è responsabilità del responsabile del progetto portarle in prima fila in modo da portare avanti il lavoro verso gli obiettivi del progetto. In molti casi, fare questo comporta un delicato equilibrio tra ottenere troppi input e troppi input. Le parti interessate non possono valutare ogni decisione. Questo impantanerebbe il progetto e renderebbe ogni decisione un combattimento. Viceversa, le parti interessate non possono essere escluse perché un grande aspetto di quasi ogni progetto soddisfa le parti interessate.
Membri del team di progetto dedicato
I membri del team di progetto realizzano il lavoro del progetto. Molte volte, i membri del team di progetto sono assegnati a un progetto in aggiunta ai loro compiti regolari, il che significa che non vi è alcuna riduzione in altri lavori per compensare il lavoro aggiuntivo apportato dal progetto. I project manager possono aiutare i membri del team a negoziare con i loro supervisori su questo tema, ma il project manager non ha alcun controllo sulle responsabilità che i membri del team di progetto hanno al di fuori del progetto.
La dedizione del membro del team al progetto è molto preziosa. Senza dedizione, scadono le scadenze e i prodotti di lavoro non sono di buona qualità. I membri del team dedicati sono motivati a raggiungere gli obiettivi del progetto in tempo, nel budget e fino alle aspettative di qualità.