Le riunioni possono essere opportunità per condividere idee, discutere sfide e definire piani d'azione, oppure, possono finire come sprechi di tempo improduttivi. Sfortunatamente, i manager sono spesso i principali contributori a soddisfare la disfunzione del processo.
Questo articolo offre idee per i manager a tutti i livelli per rafforzare le loro capacità di agevolazione delle riunioni a supporto del miglioramento della produttività delle riunioni.
Dove i manager vanno male con le riunioni
Molti manager pensano di sapere come "gestire" un incontro. Stabiliscono l'agenda, fanno tutto il discorso e prendono tutte le decisioni. Mentre questo può sembrare facile ed efficiente per i manager, spesso è uno spreco di tempo per le persone e non attinge al potenziale creativo del team. In effetti, ha l'effetto opposto in quanto i dipendenti tendono a ritirarsi, rinviando al manager che chiaramente vuole essere responsabile.
Ci sono molte ragioni per cui i manager non coinvolgono maggiormente i loro dipendenti nelle riunioni, tra cui:
- La paura di lasciar andare.
- La falsa convinzione che, poiché sono in carica, devono fornire tutte le risposte.
- Una mancanza di fiducia nelle capacità o capacità di problem-solving dei propri dipendenti.
- Una mancanza di capacità di agevolazione per le riunioni.
Mentre i primi tre elementi sono comportamenti di manager poveri, l'ultimo, abilità di facilitazione, può essere appresa e rafforzata con la pratica.
Rafforzare le capacità di facilitazione della riunione
Per definizione, mezzi di facilitazione, " Per rendere più facile o meno difficile; aiuto . "Affinché un manager possa facilitare un incontro (invece di eseguirlo), devono essere disposti a lasciare andare il loro potere e ad aprirsi a risultati e approcci diversi.
Una corretta facilitazione della riunione implica coinvolgere tutti nell'individuare e risolvere i problemi. I team svilupperanno quasi sempre soluzioni migliori e più creative di quelle che chiunque potrebbe e sarà più propenso a supportare l'implementazione delle soluzioni.
Ecco nove abilità richieste per facilitare un incontro, che possono essere apprese e migliorate con la pratica:
- Pianificazione del programma. Una riunione di collaborazione inizia con la pianificazione dell'agenda. La selezione di argomenti che invitano la partecipazione, ovvero un problema da risolvere, è molto più coinvolgente degli argomenti "informativi". Tuttavia, è necessario stanziare ampio tempo per consentire il coinvolgimento del gruppo.
- Ambiente e regolazione del clima. La logistica conta! Quando le persone sono a disagio, non possono vedersi, non possono sentire o hanno fame, i risultati dell'incontro ne risentiranno. Impara come usare la logistica come mezzo per incoraggiare una grande partecipazione e rimuovere le barriere.
- Fare domande. Le grandi domande stimolano una grande discussione. L'articolo "70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model" offre alcuni spunti di discussione eccezionali.
- Ascolto attivo. Quando un manager parafrasa, verifica la comprensione e pone domande di follow-up, incoraggia più partecipazione e mantiene la discussione fluente. In "Come diventare un ascoltatore migliore", condivido le idee per rafforzare le tue capacità di ascolto attivo.
- Brainstorming. Molte persone pensano di sapere già come fare un brainstorming. Tuttavia, di solito non lo fanno. In troppe impostazioni, l'efficacia del brainstorming è ridotta da una cattiva gestione dei processi, da forti pressioni sociali o politiche e da scarse capacità di facilitazione. Molte persone non hanno mai veramente sperimentato il potere di una sessione di brainstorming ben gestita. Vedi "15 modi per piovere su una sessione di brainstorming" per cosa non fare - poi fai il contrario!
- Capacità di costruzione del consenso. Il consenso non significa che tutti debbano essere d'accordo con una decisione. Significa che tutti hanno avuto l'opportunità di condividere le loro prospettive e proporre idee. Una corretta facilitazione guiderà il gruppo dalla condivisione delle idee allo sviluppo di una decisione efficace. Raggiungere il consenso richiede più tempo, ma di solito otterrà un maggiore consenso dal gruppo in generale. Tuttavia, ricorda che il consenso non è l'obiettivo finale. Una decisione efficace per il problema in questione è la questione più importante. Per ulteriori informazioni su come guidare una squadra attraverso un processo decisionale di consenso, vedi un Quadro decisionale in sei fasi del consenso.
- Risoluzione del conflitto. Ogni volta che c'è una stanza piena di persone coinvolte nella risoluzione di un problema, il conflitto è inevitabile. In effetti, i conflitti tra i compiti e le problematiche vengono considerati dai ricercatori del team come parte del processo per prendere decisioni efficaci. Un manager deve imparare come sfruttare il potere del conflitto in modo positivo. Vedi: "Risoluzione dei conflitti per piccoli gruppi".
- Abilità comunicative non verbali. Mentre i ricercatori discutono sulle percentuali esatte, la maggior parte concorda sul fatto che oltre il 50 percento della comunicazione è non verbale. Un manager deve essere in grado di leggere il tono del gruppo e il linguaggio del corpo per valutare il loro livello di coinvolgimento, sincerità e impegno.
- Registrazione. Abilità di gruppo abile implica sapere quando rivolgersi a una lavagna a fogli mobili o lavagna per catturare ciò che le persone stanno dicendo. In questo modo le persone si sentono come se le loro idee fossero ascoltate e valutate, e fungono da prezioso record da utilizzare per la pianificazione e il follow-up delle azioni.
La linea di fondo:
Il tempo è un bene prezioso nella vita e nel lavoro. Sforzati di gestire le riunioni per l'efficienza e l'efficacia ottimali. Imparare, praticare e applicare le nove abilità di facilitazione identificate sopra è un ottimo punto di partenza.
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Aggiornato da Art Petty