Se stai entrando nel mondo del lavoro con un diploma di scuola superiore, considera un lavoro come Segretario o Assistente amministrativo. È possibile ottenere un vantaggio sul campo, iscrivendosi a un corso di laurea associato o frequentando un programma di formazione di segreteria dopo la scuola superiore.
In un numero crescente di settori, i segretari sono in possesso di un diploma di laurea o guadagnano certificazioni specializzate come il segretario legale accreditato o l'assistente amministrativo medico certificato.
Requisiti di lavoro per i segretari / assistenti amministrativi
Per lavorare in una posizione amministrativa, ci si aspetta che tu ti senta a tuo agio nell'utilizzare la tecnologia in vari modi. Potrebbe essere necessario generare documenti, creare presentazioni di diapositive, creare fogli di calcolo, gestire database e gestire siti Web. Dovresti stare tranquillo con Microsoft Office, e-mail e Internet. Per un lavoro presso una piccola azienda, potrebbe essere necessario avere familiarità con QuickBooks o altri programmi software di contabilità.
Buone capacità comunicative verbali e scritte sono essenziali. Quando lavori in un ufficio, devi essere attento ai dettagli e possedere abilità di correzione di bozze. Dovresti avere una solida padronanza della lingua inglese, comprese le abilità di scrittura / modifica. Alcune responsabilità lavorative possono comportare la creazione di documenti e / o siti Web. Dovrai essere a tuo agio nella revisione o nella composizione di comunicazioni o contenuti web.
Il ruolo di responsabile dell'ufficio può essere parte delle tue responsabilità. Per essere un manager di successo, devi essere in grado di multitasking ed essere ben organizzato. In qualità di manager, pianifichi spesso eventi del personale come cene di premi e eventi di raccolta fondi o pianifica riunioni con i clienti e organizza orari per i tuoi colleghi.
Come trovare un lavoro come segretario / assistente amministrativo
Prima di iniziare la ricerca, raccogliere i riferimenti dei precedenti datori di lavoro. Se non hai molta esperienza lavorativa, puoi usare un riferimento personale.
I datori di lavoro che assumono una segretaria o un assistente amministrativo cercano un individuo con cui possano lavorare comodamente, che si fondono bene con altri membri dello staff e che possono essere considerati affidabili con informazioni riservate. Forti lettere di raccomandazione possono dimostrare queste qualità.
Tocca nelle tue reti per ottenere lead sulle opportunità di lavoro. Contatta i contatti di Facebook e LinkedIn, gli amici di famiglia, i vicini e gli ex datori di lavoro e fai sapere loro che apprezzerebbero le presentazioni a tutti coloro che sanno essere assoldati.
Se stai focalizzando la tua ricerca su un settore come la legge, la medicina, l'editoria o l'istruzione superiore, ad esempio, chiedi specificamente ai tuoi contatti di fare riferimento a tutti i professionisti che conoscono in quelle aree di lavoro.
Applicando di persona
Sarai un rappresentante della società che ti assume e spesso fornisce la prima impressione a clienti o clienti. Ciò significa un'immagine pulita e forti capacità interpersonali sono importanti per i segretari e gli assistenti amministrativi di possedere.
Se riesci a trovare un modo per farti notare dai potenziali datori di lavoro, potrebbe darti un vantaggio come candidato. Con le tue lettere di raccomandazione e riprendi in mano, visita le organizzazioni e le imprese locali. Ecco come fare domanda per un lavoro di persona.
Incantate i guardiani e chiedete se potreste parlare con qualcuno dei supervisori o dei dirigenti sulle posizioni dello staff di supporto con l'organizzazione. Se i gestori non sono disponibili, comunica alla reception un paio di informazioni sulle tue credenziali e chiedi se potrebbero essere così gentili da condividere il tuo curriculum con i loro capi.
Cerca lavori online
Fai una ricerca su Google per le offerte di lavoro con parole chiave come assistente amministrativo, assistente marketing, assistente editoriale, segretaria medica, segretaria legale e assistente d'ufficio per generare annunci di lavoro. Molti lavori amministrativi saranno anche pubblicizzati nella sezione di collocamento del sito Web per il giornale locale o la Camera di commercio.
Intervista per lavori di assistente amministrativo
La tua immagine personale e le abilità interpersonali saranno valutate dai datori di lavoro quando intervisti per una posizione aperta. Assicurati di essere vestito e curato in modo impeccabile. Saluta il tuo intervistatore con un sorriso caloroso e una salda stretta di mano. Stabilisci un contatto visivo appropriato con ciascuno dei tuoi intervistatori in situazioni di gruppo.
Preparati per l'intervista facendo ricerche sul business in anticipo. Familiarizzare con quello che fanno in ufficio e chi è la loro clientela. Inoltre, preparati a venderti mettendo in evidenza 5 - 7 risorse che ti consentiranno di essere efficace nel tuo ruolo di segretaria o assistente amministrativo dell'organizzazione. Per ogni risorsa, menzioni, sii pronto a fare riferimento a un ruolo, progetto o lavoro in cui hai applicato quella forza e generato alcuni risultati positivi.
Raccontare queste storie di come hai eccelso in passato, può fare molto per convincere i datori di lavoro che hai le cose giuste per eccellere nel lavoro. Esamina attentamente l'annuncio o la descrizione del lavoro per la posizione e fai un elenco delle loro preferenze / requisiti. Per ogni qualifica, pensa ad un esempio di come hai esibito quella qualità o hai applicato quell'abilità.
Prepara le risposte ad altre domande comuni per le interviste amministrative come le tue debolezze e le sfide che hai incontrato in passato. I datori di lavoro probabilmente ti chiederanno delle relazioni con i supervisori in passato, quindi tieniti pronto a riferirti su come hai lavorato bene con i boss e hai affrontato le personalità impegnative in modo efficace e hai a portata di mano questi riferimenti scritti.
Follow-up dopo l'intervista
Subito dopo l'intervista, componi un biglietto di ringraziamento o una lettera che indichi chiaramente che ti piacerebbe lavorare con quel datore di lavoro. Esprimi quanto apprezzi il tempo dedicato a incontrarti e spiega brevemente in che modo sei eccellente per la posizione.
Se hai incontrato più intervistatori, prova a includere qualcosa di diverso in ogni comunicazione per dimostrare che sei un individuo estremamente motivato e riflessivo.