Come scrivere e-mail efficaci

Innanzitutto, considera il messaggio e il destinatario

Una email dovrebbe iniziare nella tua mente, non con le dita sulla tastiera. Per scrivere in modo efficace e-mail, in primo luogo, considera perché stai scrivendo. Che tipo di risposta vuoi? Quale messaggio desideri trasmettere? Se stai richiedendo informazioni, richiedi un lavoro o ti chiedi informazioni sulle aperture, assicurati che la richiesta di intervento da parte del destinatario sia chiara.

Successivamente, considera il punto di vista del destinatario. Di quali informazioni ha bisogno per agire o capire il tuo messaggio? Fornire le informazioni di base necessarie (ma non eccessive). Inoltre, tieni presente l'etichetta appropriata per questo particolare destinatario. Le emoticon e le abbreviazioni, come OMG o LOL, non sono appropriate per le domande di lavoro e la maggior parte delle email aziendali.

Scrivi una riga dell'oggetto dell'email descrittiva

Quando scrivi una email, non scrivere qualcosa di vago nella riga dell'oggetto come "ciao" o "lavoro da casa" o lasciarlo in bianco. Le e-mail con questo tipo di oggetto hanno buone possibilità di finire nella casella di spam del destinatario o semplicemente ignorate. Se stai facendo domanda per un lavoro, inserisci il nome della posizione nella riga dell'oggetto. Se l'e-mail è indirizzata a un collega, formuli una breve frase che riassuma lo scopo del messaggio. Un altro vantaggio di scrivere una riga descrittiva è che sarà più facile trovarlo nella tua casella di posta in arrivo se devi cercarlo in seguito. Qualcosa con una linea di posta elettronica come "Domanda" non sarà utile, però.

Saluta il destinatario correttamente

Se conosci il nome del tuo destinatario ma non lo conosci personalmente, saluta utilizzando un titolo, ad es. Cara Signora Brunelli. (Usa "Ms." per le donne quando non sei sicuro che "Mrs" o "Miss" siano appropriate.) Se non sei sicuro del genere, usa semplicemente il nome e il cognome, ovvero Dear Chris Smith. Se non conosci il nome della persona, inizia la tua e-mail senza saluti o usa un semplice saluto, ad es. Ciao, saluti, Gentile Manager, ecc.

Se l'e-mail è indirizzata a un collega oa qualcuno che conosci, usa il nome che useresti di persona o al telefono.

Utilizzare la corretta grammatica e punteggiatura

È molto importante usare la grammatica corretta in una email. Consapevolmente o inconsciamente, i lettori penalizzano i mittenti per errori grammaticali.

• Frasi run-on - Quando scrivi un'email, non risparmiare i periodi. Questa piccola pausa dà ai lettori il tempo di comprendere i significati delle parole. Brevi frasi consentono più di queste piccole pause. Rompere le frasi lunghe anche quando non sono tecnicamente frasi run-on.
• Virgole : troppe o troppe virgole possono confondere. Impara a usare correttamente la virgola.
• Accordo Soggetto-Verb - Le frasi con questo tipo di errore sono bandiere rosse per i datori di lavoro che cercano candidati con buone capacità di comunicazione. Regole di revisione per accordo verbale soggetto.

Controlla l'ortografia e le maiuscole

Utilizzare un correttore ortografico, ma non fare affidamento su di esso. Un correttore ortografico non cattura "loro" per "il" o "lì" per "loro" e questo tipo di errore indica l'incuria. Non utilizzare abbreviazioni di testo come "u" per "tu" o "tho" per "però".

Utilizza le maiuscole corrette. La maggior parte delle persone sa di capitalizzare l'inizio della frase e dei nomi propri, ma molti non riescono a farlo nelle e-mail. Mostra che non ti dispiace prendere quella frazione extra di secondo per premere il tasto Maiusc. D'altra parte, troppe lettere maiuscole possono distrarre il lettore. Evita di scrivere frasi in maiuscolo (che molti interpretano come l'equivalente di urlare di persona) e di capitalizzare, solo per enfasi, la prima lettera di parole che non sono all'inizio di una frase o nomi propri.

Usa la semplice formattazione nell'e-mail

Ricorda che i programmi di posta elettronica vengono visualizzati in modo diverso. Ciò che sembra perfettamente allineato sullo schermo può funzionare insieme su quello di qualcun altro. Per questo motivo, evita di incollare in un messaggio di posta elettronica un documento di elaborazione testi altamente formattato, come un curriculum o una lettera di presentazione. Utilizzare i documenti scritti in formato di testo normale.

Rendi i paragrafi brevi. Come i periodi, le interruzioni di paragrafo fanno riposare l'occhio del lettore. Qualcuno che legge l'e-mail su un telefono cellulare beneficerà di brevi paragrafi. Ma fai attenzione a seguire comunque le regole di base relative ai paragrafi.

Sii conciso

E-mail serpeggianti che seppelliscono il punto vengono presentate e infine dimenticate. O peggio, potrebbero essere fraintesi. Rendi chiaro il tuo scopo, usando un linguaggio conciso.

• Elimina verbosità - Scrivi con i verbi attivi. "Jack mi ha inviato i moduli" utilizza un verbo attivo. "Le forme mi sono state inviate da Jack" è passivo. La forma passiva usa solo poche parole in più, ma aggiunge. Inoltre, richiede ai lettori di riorganizzare le idee nella loro testa.
• Attenersi al punto - Resistere alla tentazione di aggiungere informazioni o idee estranee. Salva questi per un'altra email.
• Usa punti elenco : consentono al tuo lettore di utilizzare indizi visivi per comprendere ciò che è importante. Ma se hai dubbi su come verranno visualizzati i proiettili, usa asterischi o trattini per creare proiettili.

Firmare in modo appropriato l'e-mail

Se l'e-mail è impostata su una firma standard, accertarsi che sia appropriata per l'e-mail specifica che si sta inviando. Le firme con dichiarazioni politiche o i nomi e l'età dei tuoi figli vanno bene per l'e-mail personale, ma per il lavoro si utilizza una firma meno personale. A seconda del tuo lavoro e del tuo datore di lavoro, puoi comunque personalizzare la tua firma e-mail con un preventivo. Scegli qualcosa di non controverso. Se stai chiedendo informazioni su un lavoro, utilizza la tua firma per fornire le informazioni di contatto appropriate senza preventivi o personalizzazioni extra.

Rileggere / ripensare prima di colpire Invia

Controlla gli errori di ortografia e punteggiatura prima di premere Invia. Se trovi un errore in un'email per un'applicazione di lavoro, correggilo e rileggilo di nuovo prima di premere Invia. Ma anche riletto per il contenuto. Se la tua email è lunga, pensa a come renderla più concisa. E se la tua email è controversa o è stata scritta con rabbia, premi Salva non invia. Ritorna ad esso alcune ore o un giorno dopo e vedi se vuoi ancora inviarlo.

Potrebbe sembrare molto da fare prima di inviare una e-mail, ma se invii email efficaci e organizzi in modo più efficiente la tua e-mail, scoprirai che hai effettivamente più tempo e non meno.