Se guidi la tua auto per svolgere le tue mansioni, il tuo datore di lavoro di solito ti rimborserà il costo della guida del tuo veicolo, anche se i datori di lavoro non sono tenuti a farlo, tranne in alcuni stati, tra cui California e Massachusetts. Tuttavia, il trasporto da e verso la vostra sede di lavoro non è rimborsabile.
Rimborso dei dipendenti per l'utilizzo del proprio veicolo
Il rimborso dei dipendenti per l'utilizzo della propria automobile varierà in qualche modo dal datore di lavoro e dal settore, ma la maggior parte delle organizzazioni compensa i dipendenti approssimativamente alla Tariffa standard di miglia fissata dall'IRS o dalla Tariffa di rimborso del veicolo di proprietà privata. Il tasso è fissato ogni anno dalla General Services Administration (GSA) sulla base di ricerche condotte da una società di consulenza indipendente per quanto riguarda i costi correnti per l'utilizzo di un veicolo.
Per il 2018, il tasso IRS è fissato a 54, 5 centesimi per miglio percorsa, in aumento da 53, 5 centesimi per il 2017 e in calo da 54 centesimi per il 2016 e 57, 5 centesimi nel 2015. Questa tariffa fissa standard include il costo dell'assicurazione, registrazione, gas, olio e manutenzione. Per qualcuno che guida molto per lavoro, questo può comportare una deduzione piuttosto significativa.
La maggior parte dei datori di lavoro rimborserà al tasso IRS o GSA poiché possono dedurre fino a tale importo come spesa quando presentano la dichiarazione dei redditi delle società, sebbene esistano altre formule fiscali complesse che i datori di lavoro possono utilizzare. Quando i lavoratori qualificati sono difficili da trovare durante le espansioni economiche, i datori di lavoro hanno maggiori probabilità di fornire tassi di rimborso competitivi.
L'Internal Revenue Service richiede pagamenti di rimborso da effettuare separatamente dal libro paga senza tasse prelevate. La maggior parte dei datori di lavoro, pertanto, elabora i pagamenti delle spese attraverso il sistema di contabilità fornitori per tenerli separati dal libro paga e per mantenere la conformità con le leggi IRS.
Se il tuo datore di lavoro sta rimborsando ao vicino al tasso GSA o IRS, allora puoi sentirti sicuro che stai ottenendo un trattamento equo. Se stai ricevendo meno della tariffa IRS, potresti essere in grado di detrarre parte delle spese sulle tue imposte sul reddito personale.
Rimborso dei dipendenti governativi
I dipendenti governativi saranno sempre rimborsati esattamente alla tariffa GSA se l'uso di un'auto di proprietà privata è autorizzato o quando non è disponibile alcun veicolo governativo.
Fabbisogno di rimborso delle spese automobilistiche
Dovrai fornire un registro delle miglia, le ricevute del gas e la documentazione di qualsiasi altra ricevuta di spesa relativa alla tua auto. Senza record dettagliati, la tua nota spese potrebbe essere respinta. O peggio, il tuo datore di lavoro potrebbe potenzialmente prendere provvedimenti disciplinari se pensa che il tuo reclamo possa essere fraudolento. Molti datori di lavoro richiedono la registrazione contemporanea, proprio come l'IRS. Non tentare di stimare il tuo chilometraggio in quanto ciò potrebbe violare le politiche del tuo datore di lavoro.
Mantenere carta e penna nella tua auto è un metodo, anche se noioso; una scelta migliore è un'app per il monitoraggio del chilometraggio che traccia automaticamente i tuoi viaggi in un registro simultaneo che puoi stampare o scaricare. È un modo efficace per tenere traccia del chilometraggio, dei punti di partenza e di arrivo e dello scopo aziendale per l'unità da includere nel rapporto spese.
Conseguenze fiscali
I rimborsi delle miglia sono considerati esenzioni esentasse dai datori di lavoro a condizione che siano documentati e non superino le spese effettive. Tuttavia, il tuo datore di lavoro non può pagare direttamente i costi operativi come le riparazioni o la manutenzione della tua auto senza conseguenze fiscali. Altre spese come i pedaggi direttamente correlati al trasporto aziendale possono essere rimborsate senza tassazione, a condizione di avere ricevute.
Alcuni datori di lavoro forniscono un'indennità mensile per le spese automobilistiche. Se i dipendenti sono tenuti a fornire registrazioni delle spese, saranno tassati solo per l'importo ricevuto eccedente le spese registrate. Se i datori di lavoro non richiedono la documentazione, l'indennità può essere soggetta a tassazione.
A partire dall'anno fiscale del 2018, con l'attuazione del Tax Tuts and Jobs Act, i lavoratori non saranno più in grado di detrarre le spese automobilistiche non rimborsate. Nel 2017 e negli anni precedenti tali spese erano deducibili nella misura in cui erano superiori al 2% del reddito lordo corretto. Quindi i lavoratori che guideranno ampiamente come parte dello svolgimento delle loro mansioni lavorative, dovrebbero valutare attentamente le politiche di rimborso delle società mentre esaminano le offerte di lavoro. Se un datore di lavoro non rimborsa in genere le spese per l'auto, allora potrebbe offrirsi di ridurre lo stipendio in cambio del rimborso poiché il rimborso sarà protetto dalla tassazione se le spese sono documentate in modo appropriato.
In alternativa, è possibile negoziare uno stipendio più elevato per tenere conto del carico fiscale aggiunto ai sensi della nuova normativa fiscale.
Consultare il proprio datore di lavoro o un commercialista per consigli su come le norme si applicano alla vostra situazione.
Per saperne di più: il modo migliore per rimborsare i dipendenti per le spese di chilometraggio