Come suggerisce la frase, i sistemi di reporting gestionale catturano i tipi di dati necessari ai manager di un'azienda per gestire il business. I tipi di dati finanziari presentati nelle relazioni annuali sono in genere al loro centro. Tuttavia, solidi sistemi di reporting gestionale ospiteranno i dati a livelli molto più dettagliati di quelli presentati al pubblico degli investitori. Ad esempio, i risultati finanziari complessivi di una società di servizi finanziari potrebbero essere riformulati in dichiarazioni profitti e perdite suddivisi in:
- Organizzazione (come divisione, unità aziendale o dipartimento)
- Regione geografica
- Prodotto
- Segmento cliente
- Clienti specifici (sia retail che istituzionali)
- Consulente finanziario
Nel frattempo, le metriche finanziarie, come entrate, spese e profitti, non sono la sola preoccupazione dei sistemi di reporting gestionale. Nelle società meglio gestite, vengono anche utilizzate per tenere traccia di una varietà di variabili non finanziarie che riguardano la gestione, come ad esempio:
- Dipendente
- Clienti, famiglie e / o account
- I beni del cliente in custodia
- Nuovo denaro netto depositato o ritirato dai clienti
- Performance degli investimenti delle risorse dei clienti in gestione
Designer e utenti di questi sistemi
I Controllori e i Chief Financial Officer (CFO) tendono a dedicare una parte significativa del loro tempo alla progettazione, implementazione, mantenimento e adeguamento dei sistemi di reporting gestionale, nonché al monitoraggio e all'analisi dei loro risultati e raccomandano corsi di azione per la gestione basati su tale analisi . I membri dello staff di informatica e management management sono spesso partner chiave con i manager finanziari e gli analisti finanziari nello sviluppo e nella manutenzione dei sistemi di reporting gestionale.
Desktop contro Mainframe
In molti casi, tuttavia, i sistemi di reporting gestionale sono costruiti e mantenuti rigorosamente utilizzando il desktop computing, compilati in fogli di calcolo Excel e in esecuzione su personal computer, anziché programmati in ambienti mainframe. Sia nelle grandi che nelle piccole aziende, le ragioni per utilizzare il desktop computing (che spesso richiede ampie quantità di dati manuali) sono in genere duplici.
Innanzitutto, i costi di sviluppo e manutenzione tendono ad essere molto inferiori rispetto alle applicazioni mainframe.
In secondo luogo, un ambiente di desktop computing consente una flessibilità molto maggiore nella modifica degli algoritmi computazionali e dei formati di reporting rispetto a una tipica applicazione basata su mainframe. Questa è una considerazione vitale in ambienti aziendali dinamici in cui struttura aziendale, offerta di prodotti, processi aziendali, metodi analitici e / o requisiti di reporting sono in costante flusso o dove la gestione è incline a porre frequenti domande non standard o personalizzate dei propri analisti finanziari.
Automazione e processi manuali
Quali sono i cosiddetti sistemi di reporting gestionale, in molte aziende, spesso fortemente dipendenti dai processi manuali, e ben lungi dall'essere completamente (o addirittura primariamente) automatizzati? Ad esempio, molte delle relazioni che finiscono sui banchi dei dirigenti possono essere fogli di lavoro popolati manualmente con dati e formattati dallo staff. In questo senso, i sistemi di reporting gestionale spesso sono, in un senso più stretto, processi più che sistemi informativi, in quanto tale frase è generalmente compresa.
Applicazioni del reporting gestionale
I sistemi di reporting di gestione sono spesso strumenti fondamentali per valutare le prestazioni di organizzazioni e manager, e talvolta anche di quelli di livello inferiore. I risultati possono essere determinanti chiave di compensazione, come l'impostazione di pool di bonus. Ad esempio, il capo e lo staff di una business unit potrebbero avere i loro bonus spinti dal profitto che un sistema di reporting gestionale attribuisce a tale unità. Allo stesso modo per un product manager, se l'azienda ha un sistema di misurazione della redditività del prodotto ben sviluppato.
Anche per un marketing manager per lo sviluppo e la redditività di un determinato segmento di clientela, se viene misurata la performance di quel segmento.
Ostacoli allo sviluppo di sistemi di reporting gestionale
Un problema comune con lo sviluppo di schemi di reporting di gestione è che i dati necessari per completare la relazione annuale dell'impresa, Modulo 10-K, Modulo 10-Q, dichiarazioni dei redditi societari e rapporti alle agenzie di regolamentazione (tra gli altri collegi esterni), potrebbero non essere abbastanza dettagliati o in un formato appropriato per condurre i tipi di analisi (alcune delle quali menzionate sopra) che il management potrebbe aver bisogno di valutare l'azienda e le sue linee di business costitutive, e di adattare la sua direzione strategica. Il reporting di gestione è un termine generico per questi tipi di analisi che vengono utilizzati internamente dalla direzione, piuttosto che segnalati a entità esterne (come il pubblico degli investitori, le autorità fiscali e gli organismi di regolamentazione).
Principali questioni analitiche
Lo sviluppo di sistemi di reporting di gestione spesso affronta problemi legati a questioni analitiche chiave, come ad esempio:
- Metodologie di determinazione del prezzo di trasferimento interno
- L'attribuzione di spese generali aziendali a singoli prodotti o clienti
- Disaggregazione delle modifiche delle attività del cliente negli impatti separati delle variazioni dei prezzi di mercato (ossia, rendimento degli investimenti) e dei depositi e prelievi netti
Nella maggior parte dei casi, queste sfide analitiche sono riconducibili a più metodi, ognuno dei quali ha degli inconvenienti propri e non è dimostrabile in tutte le situazioni.