Dall'assunzione al licenziamento, ci sono molti aspetti nella gestione dei dipendenti. Uno che viene spesso trascurato è dover gestire un dipendente che lascia l'azienda. I dipendenti partiranno per vari motivi: per tornare a scuola, per passare a diverse opportunità di lavoro, per viaggiare, per crescere una famiglia, a causa di problemi di salute o per una serie di altri motivi.
Avere una politica consolidata in atto per comunicare con i dipendenti che stanno lasciando l'azienda ti aiuterà a gestire la partenza di un dipendente in modo positivo e rispettoso.
Politiche di dimissioni
A seconda delle dimensioni della tua azienda, potresti prendere in considerazione la possibilità di creare un sistema o un processo per la gestione delle lettere di dimissioni. Avere una politica stabilita per le dimissioni sembrerà professionale e metterà a proprio agio sia te che il dipendente.
Per molte aziende, la creazione di opuscoli o pacchetti informativi di partenza generici per i dipendenti è un modo semplice per spiegare i passaggi della transizione.
Quando un dipendente si dimette ufficialmente, si rivolgerà a te per discutere i passaggi successivi necessari per rendere la transizione più fluida. È tua responsabilità offrire servizi di separazione professionale e spiegare le cose al dipendente, come i requisiti di preavviso, la distribuzione finale dello stipendio, lo stato dei benefici per i dipendenti al momento della risoluzione e stabilire la sua ultima data di assunzione.
Suggerimenti per scrivere una lettera che accetta una rinuncia
Uno dei primi passi in una buona politica di dimissioni è riconoscere che accetti la richiesta di dimissioni di un dipendente.
In genere, il dipendente ti invierà una lettera formale di dimissioni. Dovresti quindi rispondere con una lettera formale accettando le dimissioni.
Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere una lettera formale professionale accettando le dimissioni di un dipendente:
- Utilizza il formato lettera commerciale. Poiché si tratta di una lettera professionale, è necessario utilizzare il formato lettera commerciale per la lettera. Nell'angolo in alto a sinistra della lettera, includere le informazioni di contatto, la data e le informazioni di contatto del dipendente. Concludere la lettera con la tua firma manoscritta e il tuo nome digitato di seguito.
- Accetta le dimissioni. La tua lettera dovrebbe informare il dipendente che hai ricevuto e accettato la sua lettera di dimissioni, e dovrebbe indicare chiaramente il suo ultimo giorno di lavoro ufficiale con la società.
- Esprimere comprensione La tua risposta dovrebbe indicare che sei dispiaciuto di aver perso il dipendente, ma rispetti, comprendi e apprezzi la difficile decisione che lui o lei hanno dovuto prendere. Potresti anche offrirti di fornire assistenza al dipendente. Ad esempio, potresti offrire di fornire una lettera di riferimento per lui o lei. Tuttavia, questa offerta è facoltativa.
- Tenere un registro. Invia una lettera al dipendente e ne conservane una per il file del dipendente. Puoi conservare tu stesso la lettera, oppure inviarla al tuo ufficio risorse umane se ne hai una. Vi consentirà di mantenere una registrazione chiara di quando il dipendente ha lasciato l'azienda.
Esempi di lettere che accettano una rassegnazione
Di seguito sono riportati due esempi di lettere di un manager che accettano le dimissioni di un dipendente. Usa questi esempi per aiutarti a scrivere la tua lettera.
Campione n. 1
Il tuo nome
Titolo
Indirizzo
Città stato CAP
Data
Nome dipendente
Indirizzo
Città stato CAP
Caro nome,
Le tue dimissioni dalla tua posizione sono state accettate, efficaci il 15 maggio 20XX come richiesto.
Non ho dubbi che continuerai a esibirti secondo i tuoi soliti standard elevati durante il tuo tempo rimanente con la compagnia.
È stato un piacere lavorare con te e ti auguro il meglio per il futuro. Se posso fornire un riferimento, non esitare a chiedere.
Cordiali saluti,
Firma scritta a mano
Firma tipizzata
Sample # 2
Il tuo nome
Titolo
Indirizzo
Città stato CAP
Data
Nome dipendente
Indirizzo
Città stato CAP
Cari Miles,
È con estremo dispiacere che riconosco formalmente la ricezione della tua comunicazione di dimissioni il 10 giugno. Le tue dimissioni sono state approvate e, come richiesto, il tuo ultimo giorno di lavoro qui a JQB and Sons sarà il 30 giugno.
È stato un piacere lavorare con voi e, a nome del team, vorrei augurarvi il meglio in tutti i vostri sforzi futuri. Incluso con questa lettera si prega di trovare un pacchetto di informazioni con informazioni dettagliate sul processo di dimissioni.
Se hai ulteriori domande, non esitare a contattare l'ufficio. Grazie ancora per il tuo atteggiamento positivo e il duro lavoro in tutti questi anni.
Ti auguro il meglio,
Firma scritta a mano
Firma tipizzata