Il ruolo dei segretari legali, noti anche come assistenti amministrativi e assistenti legali, si è evoluto negli ultimi due decenni. Mentre la tecnologia continua a trasformare lo studio legale, i segretari legali hanno superato i tradizionali ruoli di digitare e rispondere ai telefoni per svolgere attività di alto valore, una volta riservati a personale professionale e manageriale come selezionare i fornitori, gestire le relazioni con i clienti e redigere documenti legali.
Tuttavia, nonostante l'ambiente di pratica del segretario legale, la dimensione dell'impresa o la specialità legale, alcune responsabilità fondamentali sono rimaste le stesse. Per avere successo nell'ufficio legale di oggi o nel dipartimento di diritto societario, i segretari legali devono padroneggiare le seguenti 10 competenze. Per ulteriori informazioni sul successo come segretario legale o assistente legale, rivedere queste caratteristiche di un segretario legale di successo.
Competenze tecnologiche
Molti avvocati non hanno né il tempo né le competenze per gestire la tecnologia degli uffici legali. Fanno affidamento su segretarie legali esperte in tecnologia per eseguire una serie di attività basate su computer quali: creazione di fogli di calcolo, preparazione di presentazioni, inserimento dei tempi per la fatturazione, creazione e scrittura di documenti, mantenimento dei calendari e monitoraggio delle scadenze.
Pertanto, i segretari legali esperti in una varietà di applicazioni software avranno le maggiori opportunità di carriera. Alcune delle tecnologie più comuni che i segretari legali devono padroneggiare includono:
- Elaborazione di testi
- foglio elettronico
- Presentazione
- Gestione documenti
- Tempo e fatturazione
- Calendario e Docking
- Trascrizione
- Desktop publishing
- Videoconferenza
Abilità interpersonali
I segretari legali interagiscono quotidianamente con avvocati, paralegali, personale, clienti, consulenti contrari, personale giudiziario, venditori e altre terze parti.
Pertanto, le capacità interpersonali e di comunicazione di prim'ordine sono essenziali. Oltre al contatto faccia a faccia, i segretari comunicano tramite e-mail, telefono e sistemi di videoconferenza.
Capacità di scrittura
Pensa agli avvocati che eseguono tutta la scrittura? Pensa di nuovo. I segretari legali sono spesso responsabili della stesura della corrispondenza di routine e dei promemoria dei file, nonché della correzione di documenti legali quali memorie, brief, documenti di scoperta e documenti transazionali.
La scrittura è parte integrante del lavoro del segretario legale; coloro che sviluppano forti capacità di scrittura diventeranno indispensabili per gli avvocati che assistono.
Capacità organizzative
Gli avvocati sono notoriamente disorganizzati. Poiché i segretari legali sono il "braccio destro" dell'avvocato, "le capacità organizzative sono essenziali per gestire in modo efficiente uno studio legale o un dipartimento legale aziendale.
I segretari legali devono conservare file cartacei ed elettronici, gestire progetti, tenere traccia di più scadenze, mantenere calendari, pianificare riunioni, organizzare eventi e tenere tutto ordinato e accessibile.
Trascrizione
Le abilità di trascrizione sono fondamentali per la pratica di segreteria. Oltre a una velocità di digitazione veloce (i requisiti del datore di lavoro variano da 50 a 100 parole al minuto), sono necessarie abilità di ascolto acuto per comprendere i file di dettatura vocale.
Sono necessarie una buona grammatica, ortografia, vocabolario e abilità linguistiche oltre a una comprensione della terminologia legale. Inoltre, i segretari devono essere competenti in applicazioni di elaborazione di testi e apparecchiature di trascrizione.
Attenzione ai dettagli
L'attenzione ai dettagli è fondamentale nella professione legale. Ad esempio, digitando $ 600.000 in un'offerta di regolamento invece di $ 60.000 potrebbe costare alla tua azienda un cliente. I segretari legali gestiscono le minuzie della pratica quotidiana della legge e l'attenzione ai dettagli è importante in quasi tutti i compiti di segreteria, dalla stesura e alla correzione di bozze dei documenti alle riunioni di programmazione e alle scadenze di calendario.
Familiarità con documenti legali e terminologia
Qual è la differenza tra un segretario e un segretario legale ? I segretari legali hanno familiarità con tutte le cose legali. Termini come mandato di comparizione, pro se e voir dire non li confondono.
Comprendono le sfumature della procedura legale e sanno come creare e formattare memorie, scoperte e documenti transazionali.
Lavoro di squadra
Il lavoro di squadra è fondamentale per il ruolo dei segretari legali nella fornitura di servizi legali. In tutti gli ambiti di pratica - dal grande ufficio legale aziendale al solo professionista - i segretari legali devono collaborare con avvocati, paralegali, segretari, impiegati di file, venditori e altri per fornire servizi legali in modo efficace.
I segretari legali più efficienti sanno come andare d'accordo con i colleghi e collaborare con terze parti per portare a termine il lavoro.
Competenze multitasking
La maggior parte dei segretari legali lavora per più di una persona su più di un file. L'esecuzione simultanea di più attività è di natura secondaria a un segretario legale competente.
Sanno come destreggiarsi tra più incarichi e priorità in competizione e come gestire i crescenti carichi di lavoro nell'odioso studio legale di oggi, dove una persona svolge frequentemente il lavoro di tre.
Abilità di ricerca
I segretari legali svolgono ricerche su Internet per una moltitudine di compiti come la ricerca di indicazioni, la raccolta di informazioni sui clienti, la ricerca della concorrenza e l'individuazione di testimoni esperti.
Molti segretari legali, in particolare quelli di piccoli uffici legali, svolgono anche mansioni paralegali, compresa la ricerca legale, citano il controllo e rintracciare la giurisprudenza. L'apprendimento di piattaforme di ricerca legale come Westlaw o Lexis / Nexis può darti un vantaggio competitivo.