Il campo della gestione dei progetti offre una varietà di strumenti e tecniche progettati per semplificare e aiutare a controllare il lavoro di fare qualcosa di nuovo. Per definizione, i progetti sono tutto il lavoro che facciamo una volta - sono attività temporanee e uniche - in contrasto con le numerose attività quotidiane delle operazioni in un'azienda.
La disciplina del Project Management del percorso critico (CPM) è stata istituita alla fine degli anni '50 e rimane ampiamente praticata oggi. Questo articolo offre una panoramica di come viene utilizzato l'approccio del percorso critico per aiutare i team a completare le iniziative del progetto.
Definizione del percorso critico:
Il percorso critico per definizione è la sequenza più lunga di eventi in un piano di progetto. Sono gli eventi che devono essere completati senza ritardo o il progetto rischia di funzionare più a lungo della durata pianificata.
Un'altra vista del percorso critico suggerisce che si tratta della sequenza di eventi con la quantità minima di gioco (tempo prolungato). Questa terminologia tecnica è più facile da comprendere descrivendo il processo di identificazione del percorso critico per un progetto di esempio.
Basandosi sull'esempio di costruzione di una casa, i passaggi sottostanti definiscono il processo per identificare e utilizzare il percorso critico.
In primo luogo, definisci l'ambito del tuo progetto e le caratteristiche principali:
Ogni volta che un gruppo è riunito per lavorare su un'iniziativa di progetto, c'è eccitazione ed energia per andare avanti rapidamente con il lavoro. Tuttavia, un responsabile del progetto disciplinato comprende quanto sia importante la fase di pianificazione per il successo finale dell'iniziativa. Il lavoro di identificazione del percorso critico inizia con la chiarificazione della portata del progetto e la determinazione degli output o delle caratteristiche più importanti.
Immagina di costruire una casa. Prima di iniziare qualsiasi lavoro effettivo sulla casa, è importante per te esplorare il progetto e descrivere le caratteristiche principali. In questo esempio, supponiamo che il tuo ambito richieda una casa di 2.000 piedi quadrati con tre camere da letto, un soggiorno, una sala da pranzo, una cucina, tre bagni e un seminterrato non finito con un costo che non superi i $ 200.000.
Sebbene le specifiche offrano un buon punto di partenza sull'ottica, è ancora necessario definire i materiali da costruzione, legno o mattoni, e identificare altre caratteristiche chiave, tra cui riscaldamento, climatizzazione e altro. Ultimo e non meno importante, hai bisogno di un obiettivo per il completamento di questa casa.
Quindi, definire il lavoro dettagliato da completare:
Il project manager che utilizza il metodo del percorso critico lavorerà con il suo team per tradurre l'ambito e le funzionalità chiave in un elenco di tutto il lavoro che deve essere completato per creare il progetto. Uno strumento utilizzato per identificare le attività lavorative è la struttura di ripartizione del lavoro.
Il project manager lavora con il team esteso per fare il brainstorming su tutte le attività necessarie per produrre la casa completa con le funzionalità chiave descritte nelle nostre attività di scoping. Una semplice tecnica di annotare ogni attività chiave su una nota appiccicosa spesso si traduce in pareti coperte dall'output di questo brainstorming. Il processo ignora la sequenza di eventi e la disponibilità di risorse e si concentra esclusivamente sull'identificazione delle attività. Una volta che il gruppo ha confermato che tutto il lavoro necessario per consegnare il progetto è stato identificato, creano stime di tempi e costi per ogni attività discreta e quindi rivolgono la loro attenzione all'identificazione del percorso critico.
Sequenza delle attività di lavoro per trovare il percorso critico:
Armati dei contenuti della struttura di ripartizione del lavoro, comprese le stime di tempo per ciascuno degli elementi di lavoro (chiamati anche pacchetti di lavoro), i membri del team si concentrano sulla definizione della sequenza di eventi necessari per completare il progetto. Utilizzano le caratteristiche chiave oi deliverable identificati nei materiali dello scope come punto di partenza e costruiscono i diversi percorsi del progetto.
Nel nostro esempio di costruzione di una casa, avremmo logicamente ordinato di scavare e colare le fondamenta e di incorniciare la casa prima di aggiungere il tetto. La nostra sfida è trovare la giusta sequenza di eventi che consenta al progetto di procedere senza intoppi, senza tempi di fermo significativi.
Ciò che emerge dopo questa attività di sequenziamento è un diagramma di rete del progetto completo di percorsi diversi. Utilizzando le stime di durata, il project manager che di solito fa affidamento sul software di project management calcola il primo e l'ultimo momento in cui ogni attività può iniziare e finire. Il processo identifica quegli elementi nella sequenza che hanno tempi supplementari (fluttuanti o allentati) e quegli elementi che non possono assolutamente essere ritardati senza ritardare l'intero progetto.
Il percorso che definisce la durata più lunga o la minore quantità di gioco attraverso la rete è il percorso critico. E mentre tecnicamente ci possono essere più percorsi critici in una rete di progetto, la maggior parte dei project manager e dei team lavorano per regolare la sequenza di eventi per minimizzare questa possibilità.
Come il Project Manager utilizza il percorso critico:
Armati di chiarezza su quegli elementi che devono essere completati in tempo o il progetto rischia di ritardare, il project manager concentra tempo e attenzione considerevoli sul monitoraggio e il controllo di queste attività. Se un elemento sul percorso critico è potenzialmente in ritardo, il project manager potrebbe allocare risorse aggiuntive per accelerare il completamento. Se c'è un conflitto di risorse tra due attività sul percorso critico, il project manager risolverà questo in un modo per ridurre al minimo eventuali ritardi.
Comprendere il percorso critico semplifica notevolmente il processo di pianificazione delle risorse. Il team di progetto può concentrarsi sull'assicurare la disponibilità delle risorse giuste al momento giusto. Come descritto di seguito, se necessario, le risorse possono essere prese in prestito da attività non critiche per aiutare a mantenere in attività le attività sensibili al fattore tempo.
Mentre gli elementi che non si trovano sul percorso critico sono in definitiva essenziali per il completamento del progetto, per definizione hanno tempi o ritardi aggiuntivi e il loro ritardo non dovrebbe ritardare la data di fine obiettivo dell'iniziativa. Per compensare i possibili ritardi dei percorsi critici, i project manager spesso prendono in prestito risorse da elementi non critici, sfruttando la flessibilità di gioco per tali articoli.
La linea di fondo:
La tecnica del progetto di percorso critico offre al project manager una serie di strumenti fondamentali per la gestione dei rischi e l'ottimizzazione delle possibilità di completare i progetti in tempo. Il tempo di pianificazione di fondo è considerevole con questo metodo, tuttavia i vantaggi per il controllo e la coordinazione sono inestimabili.