5 modi per distinguere il lavoro di progetto e il lavoro usuale
Stai lavorando a un progetto? O è ciò che stai facendo parte delle operazioni quotidiane della tua attività?
Quando parlo con le persone in team, spesso mi dicono che non sono sicuri se stanno lavorando a un progetto o "solo" facendo un business come al solito. Entrambi i ruoli sono richiesti in un'organizzazione e ugualmente validi, ma possono aiutare a capire su cosa stai lavorando in modo da poter meglio vedere dove si inserisce nel complesso dell'organizzazione.
Cerchiamo di chiarire la differenza in modo da essere sicuri di ciò che un progetto è e ciò che è parte del business come al solito. Ci sono cinque principali differenze tra il lavoro del progetto e il lavoro come al solito. Vedrai spesso "business as usual" abbreviato in BAU.
Progetti cambiano il business; BAU identifica il cambiamento
Innanzitutto, c'è una differenza nel modo in cui viene gestito il cambiamento.
Business as usual operations gestisce l'attività. Tengono le luci accese. Servono i clienti e colpiscono gli obiettivi. I team BAU sono anche i primi a sapere quando i processi aziendali esistenti non funzionano e non sono più adatti allo scopo. Quando ciò accade, i team BAU sono quelli che identificano la necessità di cambiamento.
Un manager, come parte di una revisione strategica, può suggerire quali modifiche devono essere apportate per quella divisione o business unit per raggiungere i propri obiettivi. Oppure, una brillante scintilla in un dipartimento potrebbe proporre un suggerimento per il cambiamento attraverso uno schema di suggerimenti per i dipendenti. All'altro estremo dello spettro, potresti avere un caso aziendale completo prodotto da un senior manager per fornire le modifiche necessarie per aiutare la divisione a raggiungere gli obiettivi per l'anno.
Non si tratta solo di snellire i processi aziendali. Coloro che lavorano nei ruoli BAU possono anche rendersi conto che il cambiamento è essenziale a causa di cambiamenti nel quadro normativo o come parte della situazione competitiva per l'organizzazione. Lo staff di frontline lavora per fornire una strategia e sanno cosa vogliono essere diversi per arrivarci.
I progetti sono il meccanismo per implementare questo cambiamento. I progetti forniscono cambiamenti alle e attraverso le funzioni BAU usando la gestione del progetto. Chiariremo cosa è la gestione del progetto. L'organizzazione del progetto lavora per fornire il cambiamento che i team BAU hanno identificato. Ciò accade una volta che ha attraversato un processo di approvazione del progetto che normalmente è un caso aziendale e l'approvazione della direzione.
Ciò non vuol dire che le persone in un ruolo di progetto non possono mai suggerire miglioramenti alle pratiche commerciali, ma lo faranno sotto il loro ruolo di dipendenti piuttosto che come parte del loro ruolo di progetto.
Questa divisione, che sentirai anche riassumere come "cambiare il business, gestire l'attività", è evidente anche alla fine dei progetti. Il cambiamento implementato da un progetto è fornire un output. Potrebbe essere un nuovo software, un edificio, un nuovo servizio o qualcos'altro. Il team BAU è responsabile di prenderlo e fare buon uso di esso per offrire benefici aziendali. In altre parole, il progetto offre la possibilità di ottenere benefici e le operazioni BAU utilizzano tale capacità per ottenere i benefici.
Progetti di gestione del rischio; BAU attenua il rischio
Affinché le funzioni aziendali come al solito siano efficaci, scoprirai che i team BAU cercano di mitigare tutti i rischi per le operazioni. Eliminare l'incertezza dal business per una migliore stabilità organizzativa e processi ripetibili è una buona cosa.
Per la loro stessa natura di essere unici e incerti, i progetti richiedono un elemento di rischio. La società sta facendo un piccolo passo verso l'ignoto semplicemente facendo un progetto, poiché introduce cambiamenti e offre qualcosa che prima non c'era.
I team di progetto, quindi, affrontano il rischio in un modo diverso dal lato BAU dell'organizzazione. I project manager cercano di gestire i rischi, sia positivi che negativi, per ottenere i migliori risultati. Ciò potrebbe includere il rischio attenuante per cercare di limitare la probabilità che accada, ma include anche altre strategie di gestione del rischio. È improbabile che tu possa mai estinguere il rischio su un progetto, ma potresti essere in grado di farlo per buoni motivi operativi per il tuo lavoro BAU.
I progetti sono legati al tempo; BAU è in corso
I progetti hanno un inizio, una parte centrale e una fine. Questo è il ciclo di vita del progetto. In effetti, la caratteristica più importante di un progetto è che finisce. Il project manager e il team di progetto lavorano sul progetto durante questo periodo. Quindi la squadra viene sciolta durante il passaggio di consegne e la fase di chiusura alla fine.
BAU non si ferma. È possibile, naturalmente, chiudere una funzione o interrompere un processo se non è più necessario per l'azienda, anche se ciò sarebbe gestito come un progetto !. Una funzione BAU produce lavori in corso senza data di fine prevedibile.
I progetti possono essere capitalizzati; BAU spesso non può essere
I progetti possono essere capitalizzati e spesso BAU non può essere - ti affidi alle spese operative per il tuo business in corso come al solito. In altre parole, i trattamenti contabili per progetti e altri compiti sono diversi.
Il finanziamento del progetto si riferisce spesso all'attivazione di un bene, il che significa che i costi possono essere capitalizzati. In alcuni casi, a seconda di dove ti trovi nel mondo e dei tuoi regolamenti contabili locali, puoi persino prendere i costi del progetto sotto la linea.
I costi BAU sono normalmente considerati opex (spese operative) e sono registrati nei conti profitti e perdite della società.
Il finanziamento di progetti e finanziamenti aziendali, in generale, è un'area molto specializzata, quindi è sempre meglio ricevere consigli dai vostri esperti di finanza prima di esprimere un giudizio su cosa dovrebbe e non dovrebbe essere capitalizzato nella vostra organizzazione. Le regole contabili differiscono da paese a paese e persino da organizzazione a organizzazione in cui le singole imprese hanno processi e modi di fare particolari.
In caso di dubbio, controlla sempre!
I progetti coinvolgono i team interfunzionali; BAU coinvolge le squadre funzionali
Infine, c'è una grande differenza nella composizione dei team di progetto. I progetti tendono a coinvolgere team multidisciplinari di esperti riuniti per fornire un risultato particolare. Sapere come motivare un team di progetto è importante perché a volte i progetti iniziano senza che l'obiettivo venga comunicato a tutti. Se le persone non hanno una chiara comprensione di ciò su cui stanno lavorando, allora tendono a non fare il loro lavoro migliore.
I team di progetto sono composti da persone che ricoprono particolari ruoli. Questi non sono titoli di lavoro ma posizioni all'interno del progetto con responsabilità distinte. I ruoli principali di un team di progetto sono:
- Sponsor del progetto
- Responsabile del progetto
- Fornitore senior (l'organizzazione responsabile del lavoro, che potrebbe essere un team interno come IT o un appaltatore o un fornitore esterno)
- Cliente (potrebbe trattarsi di un cliente interno come un diverso responsabile di reparto o, in un'organizzazione di servizi client, il cliente per il quale si sta consegnando il progetto)
- Esperti sulla materia (persone coinvolte nel team per la durata del progetto o parte di esso che utilizzano la propria esperienza per contribuire al successo del progetto).
Scopri di più sui ruoli in un team di progetto.
Il lavoro BAU, d'altra parte, è gestito da team funzionali. Sono esperti a pieno titolo ma raggruppati come una divisione e normalmente con una minore sovrapposizione interfunzionale ad altri dipartimenti rispetto ai team di progetto.
Normalmente è molto chiaro su cosa dovrebbero lavorare e gli obiettivi della squadra. Avranno obiettivi chiari e una visione per il ruolo che il dipartimento svolge nell'azienda. Un esempio potrebbe essere un team di assistenza clienti, che lavora come parte di una più ampia divisione di servizi ai clienti che gestisce le chiamate e le email dei clienti sul proprio prodotto.
È complicato: c'è sovrapposizione. Ad esempio, un team leader nel call center del cliente è uno specialista nel loro campo. Possono essere distaccati da un team di progetto per gestire un pacchetto di lavoro e le risorse relative alla consegna di parte di un progetto correlato al contatto con il cliente. Ma nel loro lavoro di progetto, stanno assumendo il ruolo di esperti in materia, non come leader del team dei servizi clienti. Come membri del team di progetto, saranno responsabili della parte del budget del progetto e avranno un alto grado di discrezione su come il lavoro viene svolto per raggiungere gli obiettivi finali.
Potrebbero non avere questo nel loro ruolo BAU.
Il conflitto tra BAU e progetti
Il lavoro di progetto e il lavoro di BAU possono essere piacevolmente affiancati, ma il più delle volte c'è una tensione. Succede perché i progetti cercano di cambiare lo status quo. Lo status quo funziona abbastanza bene, e la gente non lo fa, per la maggior parte, come il cambiamento, quindi ci sarà sempre un po 'di tensione lì.
Secondo, quando chiedi alle persone di unirsi al tuo gruppo di progetto, possono soffrire di un conflitto di lealtà. La loro prima responsabilità è nel loro lavoro diurno o nel progetto? Obiettivi chiari e un forte impegno per il progetto da parte della direzione possono aiutare qui, così come mantenere aperte le linee di comunicazione in modo che sappiano quali dovrebbero essere le priorità dell'azienda e del team.
In terzo luogo, mantenere l'attività in esecuzione è sempre la priorità. Ciò ha un'implicazione per i team di progetto che potrebbero vedere il loro taglio di fondi, risorse chiave ritirate ai ruoli BAU e scadenze ritardate perché il lavoro da svolgere con il mantenimento delle attività quotidiane dell'organizzazione sta attirando l'attenzione.
I project manager possono essere frustrati da questo, ma sarà sempre così, e dovrebbe esserlo. Non ha senso consegnare un progetto fantastico se la compagnia è fallita nel frattempo e non è rimasto nessuno per usare quello che hai costruito!
Tenendo presenti queste linee guida, dovrebbe essere facile capire se stai lavorando a progetti o BAU o entrambi.