Lo scopo della scrittura aziendale è quello di trasmettere informazioni a qualcun altro o di richiedere informazioni da loro. Per essere efficaci nello scrivere per il business, devi essere completo, conciso e accurato. Il tuo testo dovrebbe essere scritto in modo tale che il lettore sia in grado di capire facilmente ciò che stai dicendo o chiedendo loro.
Un sacco di scrivere per affari è sciatto, scritto male, disorganizzato, disseminato di gergo e incompleto. Spesso è troppo lungo o troppo corto. Tutti questi attributi contribuiscono alla scrittura aziendale inefficace.
Se stai scrivendo una proposta di vendita, una e-mail al tuo capo, o un manuale di istruzioni per un pacchetto software, ci sono alcuni passaggi che devi seguire per essere efficaci. Segui questi cinque passi:
- Organizza il tuo materiale
- Considera il tuo pubblico
- Scrivi i tuoi pensieri
- Correggi il tuo materiale
- Modifica il tuo materiale
L'organizzazione è la chiave
Se non organizzi il tuo materiale non scorrerà bene e non avrà alcun senso. La scrittura può essere semplice o complicata. Quando scrivi una e-mail che annuncia una riunione dello staff, è semplice come raccogliere i tuoi pensieri. D'altra parte, probabilmente dovrai sviluppare una struttura complessa in anticipo rispetto al materiale finito se stai scrivendo i risultati di una sperimentazione farmaceutica rivoluzionaria. Qualunque sia il compito, senza un livello adeguato di organizzazione (anche organizzando i tuoi pensieri), potresti non includere tutto ciò che ti serve o non riuscire a dare risalto agli argomenti più importanti.
Le omissioni o una messa a fuoco errata renderanno meno chiara la tua attività commerciale.
Conosci il tuo pubblico
Prima di iniziare a scrivere, pensa al tuo pubblico previsto. Ad esempio, una presentazione sul nuovo programma 401 (k) della tua azienda può avere lo stesso profilo quando viene assegnata al tuo CFO e ai dipendenti, ma il livello dei dettagli che includi varierà. È inoltre necessario prendere in considerazione il tono. Una veloce e-mail al tuo team, che ricorda loro il picknick annuale dell'azienda, non avrà lo stesso tono della tua missiva riguardo al rapporto annuale della tua azienda.
Inoltre, ricorda che comunicherai in modo più efficace al tuo pubblico se ti concentri su ciò che vuoi che sentano piuttosto che su ciò che stai per dire.
Una parola sulla buona scrittura
I buoni scrittori hanno diversi stili di scrittura. Alcuni preferiscono scrivere tutto e poi tornare indietro e modificare. Altri preferiscono modificare mentre vanno avanti. A volte il loro stile preferito varia a seconda di ciò che stanno scrivendo.
Mentre scrivi (o quando modifichi) sii consapevole della lunghezza. Dovresti usare abbastanza parole per rendere chiaro il tuo significato, ma non usare parole inutili solo per renderlo fiorito. La scrittura commerciale deve essere chiara e concisa, non prolissa e prolissa. Ricorda, nessuno nel mondo degli affari ha il tempo di leggere più del necessario.
D'altra parte, non rendere il tuo pezzo troppo corto. Devi scrivere abbastanza in modo che il tuo significato sia chiaro e non sia frainteso. Immagina se un pezzo di equipaggiamento in un magazzino fosse etichettato come "usato ma buono". Non sarebbe chiaro se ciò significasse che il pezzo di equipaggiamento era stato usato molto, o che il pezzo di equipaggiamento non era più nuovo ma funzionante. Alcune parole aggiuntive avrebbero chiarito il significato. Inoltre, evita di usare gergo o abbreviazioni perché possono significare cose diverse per lettori diversi. Indipendentemente dal tuo stile di scrittura, tutti gli scrittori devono revisionare e modificare tutto il materiale scritto, persino le e-mail.
Correzione di bozze e modifica
Indipendentemente dal tuo stile di scrittura, tutti gli autori devono revisionare e modificare tutto il materiale scritto, anche le email. Dopo aver finito di scrivere, rileggi il tuo lavoro. Potrebbe quindi essere necessario modificarlo. La correzione di bozze sta rileggendo ciò che hai scritto per assicurarti che tutte le parole nella tua testa siano state scritte correttamente sulla carta. Poiché il nostro cervello lavora più velocemente delle nostre dita, puoi omettere parole, terminare un finale o usare l'omonimo sbagliato (ad es. "Lì" invece di "loro"). La correzione di bozze rileva questi errori. Ovviamente, rileggere una e-mail su una sola riga è facile e basta guardarla mentre scrivi potrebbe essere sufficiente.
Tuttavia, se stai scrivendo un manuale di istruzioni, la correzione delle bozze sarà più complicata e richiederà più tempo.
Dopo aver revisionato il materiale, è il momento di modificare. Talvolta la correzione di bozze e la modifica possono essere eseguite contemporaneamente, ma è più efficace quando vengono eseguite in sequenza.
Il motivo per cui modifichi è quello di correggere o modificare ciò che hai scritto per rendere il materiale più adatto (e leggibile). Quando si scrive per affari, ciò significa correggere gli errori e rendere il testo il più chiaro e conciso possibile.
Non stai scrivendo un romanzo
Quando scrivi per affari non stai scrivendo il prossimo "grande romanzo americano". La tua scrittura dovrebbe essere tanto descrittiva quanto necessaria, ma non hai bisogno di dipingere immagini di parole vivide usando un sacco di grandi parole e figure retoriche. Se intendi "case di vetro", non scrivere "domicili vitrei", scrivi "case di vetro".