Le conversazioni impegnative sono la linfa vitale del miglioramento delle prestazioni e della risoluzione dei problemi per i manager a tutti i livelli . Sfortunatamente, troppi manager ritardano la conduzione di queste conversazioni per timore di rappresaglie o perché ritengono che la conversazione metterà a repentaglio la loro relazione con l'altra parte. È essenziale ottenere il controllo su quelle emozioni e il modo migliore per sviluppare la fiducia per l'esecuzione di conversazioni difficili è seguire un processo strutturato.
In questo post, offro una guida per coinvolgere e gestire la conversazione.
10 consigli per migliorare il tuo comfort con conversazioni difficili:
- Fai il lavoro di pianificazione. La tua osservazione dei comportamenti in questione e la tua capacità di collegare tali comportamenti al business sono essenziali. Scopri dove vuoi che la conversazione vada. I veri maestri di feedback sviluppano la disciplina per scrivere e praticare il loro apripista programmato. Una pianificazione preventiva impedisce prestazioni scadenti!
- La tempestività è essenziale. Se hai mai ricevuto una recensione annuale sulle prestazioni che includeva critiche a qualcosa che, a quanto pare, facevi o non facevi qualche mese fa, sai quanto è inutile il feedback stantio. Il tuo compito come manager è garantire che il feedback sia comportamentale, focalizzato sul business e tempestivo. Il mio compagno di scrittura per il mio primo libro, Lezioni pratiche in Leadership, ha suggerito che il valore del feedback costruttivo è diminuito del 50% ogni giorno in cui lo hai ritardato.
Se le emozioni sono calde, lascia che le cose si raffreddino un po '. Mentre ho appena finito di implorarti di fornire un feedback tempestivo, il più vicino possibile all'incidente, se le cose si surriscaldano, prenditi un giorno per lasciarli raffreddare un po '. Non lasciarlo indugiare troppo a lungo.
- Scegli l'impostazione . Se il tuo argomento difficile è potenzialmente imbarazzante o prevedi una risposta emotiva, evita le impostazioni di open-office o le sale conferenze con finestre di vetro. Non commettere errori sull'altro lato selezionando un'impostazione progettata per intimidire. Un'impostazione privata neutra è la soluzione migliore per conversazioni più difficili. Se hai paura delle ripercussioni fisiche, consulta il tuo rappresentante delle risorse umane che può decidere di essere presente con te.
- Prepara il tuo atteggiamento. È essenziale entrare in queste discussioni con un sentimento di fiducia e un comportamento che mostra che sei calmo e impegnato in un risultato positivo. Il tuo tono di voce, il linguaggio del corpo e il contatto visivo sono tutti importanti. Ricorda, questa conversazione è importante per la tua azienda, la tua squadra e l'individuo seduto di fronte a te. Gestisci te stesso per ritrarre il giusto livello di risoluzione con il giusto livello di preoccupazione per il benessere dell'altra parte.
- Usa la frase di apertura che hai preparato nella sessione di pianificazione . Un buon apripista identifica il comportamento, lo collega all'impatto del business e indica la necessità di un cambiamento. Non sentirti in dovere di avvolgerlo in lode. Mentre alcuni professionisti del feedback apprezzano il feedback costruttivo "sandwiching" con il positivo, molti credono che questo semplicemente confonda il messaggio. E, naturalmente, dovresti dare un feedback positivo, se guadagnato presto e spesso.
- Non perdere il controllo della conversazione. Più di alcuni manager ben intenzionati si sono trovati a testa in giù in queste conversazioni. Se il partecipante risponde alla tua dichiarazione di apertura con qualcosa del tipo, "Beh, l'avrei fatto se fossi un manager migliore", non mettersi sulla difensiva e lasciare che la conversazione si trasformi in una discussione sulla tua performance. Una risposta ragionevole potrebbe essere, "John, questa conversazione riguarda il comportamento che ho descritto e l'impatto che ha sulla nostra attività, non sulle mie prestazioni".
- Non lasciarti deragliare dall'acquedotto. Ho avuto sia uomini che donne che piangevano di fronte a me e, sebbene a disagio, è spesso il modo in cui l'individuo reagisce allo stress. Preparati con un fazzoletto. Lascia che sia il momento per loro di comporre. Se necessario, fai una breve pausa. Puoi essere empatico con la situazione, ma non lasciare che le lacrime facciano deragliare la tua attenzione per arrivare alla giusta risoluzione.
- Promuovi una finestra di dialogo . Le migliori conversazioni di feedback e di comportamento sono discussioni, non monologhi. L'altra parte ti darà delle aperture per creare una discussione dove appropriato. Prova a confermare la comprensione e chiedi idee su come rafforzare o modificare il comportamento in questione. Sai che sta funzionando quando la parte ricevente offre idee sui propri miglioramenti.
- Ricordati di lavorare verso la direzione pianificata per la conversazione. Se il comportamento è di competenza o di conoscenza, preparati con idee per la formazione. Se è il coaching a rafforzare la fiducia o incoraggiare l'individuo a fare il passo successivo, indossa il cappello del coaching. Se l'argomento è incentrato su un comportamento inaccettabile, reiterare l'impatto sul business del comportamento e offrire consigli chiari su come evitarlo in futuro. Quando si affrontano gli argomenti più difficili di prestazione o comportamento, devono esserci implicazioni per la non conformità.
- Costruisci un piano d'azione insieme. Una volta acquisita chiarezza sulla questione, collaborare per definire la via da seguire. Concordare un piano d'azione e fissare una data chiara per il follow-up e discutere dei progressi.
The Bottom-Line for Now:
Nel mio post originale, ho condiviso il segreto che la maggior parte dei manager si sta bloccando nel condurre quella che percepiscono sarà una conversazione difficile. L'altro segreto è che la maggior parte della gente vuole feedback e vuole migliorare. In un sondaggio dopo l'altro, nei miei seminari, le persone esprimono in modo schiacciante che desiderano che i loro manager diano loro più feedback, sia costruttivi che positivi. Anziché ritardare queste discussioni sulle prestazioni, sulla carriera e sul miglioramento del business, pianifica il successo e utilizza il processo e i suggerimenti sopra riportati per aiutarti a rafforzare le tue prestazioni con questo strumento di gestione critico.
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