I datori di lavoro presumono che le persone che assumono sanno come eseguire determinati compiti. Ad esempio, il tuo capo si aspetta che tu sappia come scrivere un'email professionale e rispondere correttamente al telefono. Questi compiti sono piuttosto semplici, ma altri sono un po 'più complicati, ad esempio scusandosi per un errore. Non è qualcosa che tutti sanno come fare. Qui ci sono otto compiti, alcuni semplici e altri no, che tutti devono padroneggiare:
- Invio di un'e-mail professionale: se hai meno di 30 anni, è molto probabile che tu stia usando la posta elettronica da quando sai come scrivere. Ciò che potresti non sapere è che c'è una grande differenza tra l'invio di e-mail ai tuoi amici e l'uso di questo supporto per la corrispondenza relativa al lavoro. Quando scrivi ai tuoi amici, potresti scrivere in tutte le lettere minuscole, usare gergali e abbreviazioni, e forse anche lasciare che errori di ortografia e cattiva grammatica scivolino via. Contrasto che con email professionale, dove queste stesse cose sono tra i "non fare" a cui si dovrebbe essere attenti quando si corrispondono con i colleghi, il tuo capo o clienti. Ulteriori informazioni: suggerimenti per la scrittura di email professionali.
- Scrivere un promemoria o una lettera commerciale: è difficile immaginare di dover inviare una copia cartacea di un promemoria o di una lettera invece di un'e-mail, ma potrebbe accadere. Nel caso lo faccia, dovresti sapere come farlo correttamente. Ulteriori informazioni: il formato corretto della lettera commerciale.
- Rispondere al telefono e effettuare telefonate: hai fatto e ricevuto telefonate per tutta la vita. Certo, sai come fare questo compito molto semplice: prendi il telefono e saluta (o se fai una chiamata, chiedi la persona a cui vuoi parlare). Va bene per le telefonate personali ma non per le chiamate di lavoro. Quando si risponde a una chiamata, identificarsi sempre e indicare il nome del proprio dipartimento o azienda. Dare il tuo nome alla persona che risponde al telefono quando sei il chiamante e poi dirgli chi stai cercando di raggiungere. Per saperne di più: You Had Me at Hello: familiarizzare con l'etichetta telefonica corretta.
- Fare presentazioni: quando incontri qualcuno di nuovo, è educato presentarsi a lui o lei. È anche buona educazione introdurre le persone l'un l'altro. In una situazione lavorativa, è sempre meglio usare il nome e il cognome. Ad esempio, dì "Ciao, sono Mary Smith" quando incontri qualcuno per la prima volta. Puoi farlo anche quando incontri qualcuno che hai incontrato prima ma di cui non ricordi il nome. In tal caso, puoi aggiungere "So che ci siamo già incontrati prima, ma temo di aver dimenticato il tuo nome". È probabile che non ricordino nemmeno il tuo! Quando si introducono gli altri, ad esempio, "John Jones, mi piacerebbe che incontrassi Peter Smith".
- Prendere appunti in una riunione: molti lavori comportano la partecipazione a riunioni, almeno occasionalmente. Spesso è necessario che i registri scritti, chiamati minuti, siano conservati di questi incontri. Ad un certo punto, la persona che esegue la riunione potrebbe chiederti di prendere questi minuti. Nel fare ciò, è necessario registrare i nomi dei partecipanti presenti e prendere attentamente appunti riassumendo tutto ciò che discutono. Dovrai anche digitare i minuti dopo la riunione. Ulteriori informazioni: Prendendo i verbali delle riunioni.
- Scrittura di un elenco "Da fare": spesso o occasionalmente, è necessario destreggiarsi tra più attività. Il modo migliore per tenere traccia di tutti loro è quello di mantenere un elenco di cose da fare. Annota tutti i compiti per i quali sei responsabile, con priorità in base alle scadenze. Sia che tu utilizzi un'app per telefono, un software per computer o un pezzo di carta, assicurati di poter spuntare o barrare gli oggetti mentre li completi. Inoltre, annota la data. Non eliminare gli articoli perché vuoi essere in grado di tenere traccia di quelli che hai completato.
- Scusarmi per un errore: per scusarti per un errore, dovrai ammettere di averlo fatto. È una cosa difficile da fare, ma è necessario. È imperativo che tu agisca rapidamente, non appena ti rendi conto del tuo errore, parla con il tuo capo o con chiunque altro abbia effetto. Cerca di avere un piano in mente per correggere l'errore. Per saperne di più: Cosa fare se commetti un errore sul posto di lavoro.
- Chiamare malato: a nessuno piace ammalarsi ma, anche più di questo, la maggior parte delle persone odia chiamare in malattia per lavorare. Un mercato del lavoro precario ci ha portato a credere che la nostra presenza in ufficio (o dovunque si trovi il posto di lavoro) sia della massima importanza. Anche se è vero che non dovresti sopportare giorni di malattia inutilmente, dovresti cercare di evitare di infettare i tuoi colleghi. Resta a casa se hai qualcosa che potrebbero catturare! Assicurati di seguire le procedure di notifica del tuo datore di lavoro. Per saperne di più: Chiamare Sick to Work.
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