Le tue note legali resistono al controllo del cliente?
Il corretto mantenimento del tempo è più importante che mai. Con l'inasprimento delle restrizioni societarie, le fatture legali sono state sottoposte a un controllo più approfondito. L'accento sulle spese legali ha creato un'industria artigianale di società di revisione legale che esamina e analizza i servizi legali per individuare discrepanze, pratiche di fatturazione non etiche, errori di fatturazione e aree di potenziali risparmi sui costi. I clienti che non impiegano servizi di revisione contabile legale indipendenti hanno spesso programmi di controllo della qualità interni che analizzano regolarmente le fatture contrassegnate per la revisione.
Evitare questi dieci errori di fatturazione aiuterà le vostre spese legali a resistere all'esame. Questi articoli rappresentano circa il 90% dei reclami presentati dai clienti e dai team di revisione.
Descrizioni di fatturazione vaghe
Le descrizioni complete, dettagliate e accurate delle attività sono il modo più semplice per impedire a un cliente di contrassegnare il conto. Ogni descrizione del compito dovrebbe identificare l'attività con dettagli sufficienti per valutare la sua necessità e pertinenza rispetto al progetto. Insieme a una descrizione dettagliata dell'attività, ogni voce deve includere la data in cui è stata eseguita l'attività, il cronometrista che l'ha eseguita, il tempo trascorso a svolgere l'attività e il costo totale.
Tempo di riempimento
Per soddisfare i requisiti di fatturazione onerosi della tua azienda, potrebbe essere tentato di gonfiare o "tamponare" il tempo necessario per eseguire un'attività, in particolare se sei un lavoratore efficiente. Tali pratiche invitano all'esame e alle critiche di un cliente o di un revisore dei conti. È importante assicurarsi che il tempo di fatturazione per ciascuna attività rifletta accuratamente il lavoro svolto ed è commisurato all'importanza e alla complessità dell'attività.
erogazioni
Poiché gli esborsi relativi alle controversie influiscono notevolmente sul budget totale di un cliente, è necessario considerare il costo del servizio relativo al suo valore per il cliente. Ad esempio, è necessario per Federal Express ogni pezzo di corrispondenza per il vostro esperto quando il processo è di sei mesi di distanza? Dovresti anche essere a conoscenza delle politiche di fatturazione e dei contratti stabiliti dal nostro cliente. Il cliente richiede l'uso di un certo reporter di tribunale o venditore di fotocopie? Inoltre, alcune spese non dovrebbero mai essere fatturate al cliente e fanno parte del sovraccarico dello studio legale.
Lavoro amministrativo
La pratica della legge comporta inevitabilmente compiti amministrativi e di ufficio. La maggior parte dei clienti in questi giorni non pagherà per compiti di ufficio - come la digitazione, l'archiviazione e la fotocopiatura - o funzioni amministrative come la formazione, la preparazione di fatture, il controllo dei conflitti o lo sviluppo del cliente. Nella misura in cui sei in grado, delegare funzioni di segreteria a un segretario, un archivista o altri membri dello staff legale.
Conferenze interoffice
I clienti si rifiutano spesso di pagare per le conferenze tra il personale dello studio legale; essi considerano il coordinamento, la consultazione e la discussione di un caso o di un progetto tra professionisti dell'impresa come parte del business e quindi parte del sovraccarico dell'azienda. Le conferenze Interoffice possono anche diventare una spesa sostanziale per il cliente poiché diversi professionisti fatturano contemporaneamente per la stessa conversazione. Pertanto, è buona norma evitare la fatturazione per discussioni di routine relative a un file con altri membri della propria azienda, a meno che tali discussioni non coinvolgano elementi di notevole importanza, coinvolgano un numero di parti esterne o coinvolgano ampi periodi di tempo.
Formazione
Se sei nuovo in un compito o area legale, la tua inesperienza può richiedere più tempo per completare il progetto. I clienti sono sempre più intolleranti per l'inesperienza e sono meno disposti a pagare per i costi di formazione di un nuovo dipendente o di un professionista legale per "mettersi al passo con la velocità" su un file.
Fattura duplicata
Le voci di tempo duplicate sono una pratica comune tra gli studi legali, ma i clienti attenti ai costi sono meno disposti a pagare per la duplicazione degli sforzi. Più partner hanno partecipato a un'audizione? Il paralegal ha partecipato a ogni deposizione? Quattro soci hanno contribuito a un brief? Questi oggetti possono alzare una bandiera rossa. Il cliente può rifiutarsi di pagare per tutto o parte del lavoro o, per lo meno, indagare ulteriormente la questione per determinare se fosse giustificata.
Block Billing
Il tempo di fatturazione per più attività in grandi blocchi è un'altra bandiera rossa per i clienti. È necessario classificare separatamente ciascuna attività con un tempo e un addebito corrispondenti per ciascuna attività. Le voci temporali dettagliate consentono al revisore di accertare meglio l'adeguatezza del tempo trascorso in relazione all'importanza e alla complessità dell'attività.
Revisione e revisione
Il tuo cliente potrebbe chiedersi perché hai addebitato 43, 2 ore di revisione e revisione di un brief. Forse il brief era di 40 pagine e comportava problemi multipli e complessi e ricerche approfondite. Qualunque sia la ragione, termini vaghi e superficiali come "revisione e revisione" fanno ben poco per informare il cliente sul perché la recensione abbia meritato una settimana di tempo. Invece di "rivedere", parole come "valutare", "analizzare", "valutare" o "ridisegnare" connotare attività più stimolanti, e quindi lunghe in termini di tempo.
Attività delegabili
Quando si fatturano e si assegnano attività, è necessario assicurarsi che il progetto sia eseguito dal membro appropriato del team legale. I clienti possono rifiutarsi di pagare per le attività eseguite dai cronometristi senior che potrebbero essere stati delegati a un membro dello staff junior, meno costoso. Ad esempio, gli avvocati che digeriscono le deposizioni, i partner senior che eseguono ricerche di routine o documenti di archiviazione di paralegali possono alzare una bandiera rossa.