I Project Manager hanno un lavoro difficile. Per la natura del loro ruolo, si assumono la responsabilità di formare una squadra efficace per perseguire e riuscire con nuove iniziative. Poiché i progetti comprendono tutto il lavoro svolto in un'azienda, comprese le iniziative temporanee e uniche e la routine delle operazioni quotidiane, ogni progetto è una nuova avventura.
Aggiungi nella realtà che i progetti sono il modo in cui innoviamo; come operiamo sulla strategia e su come costruiamo l'infrastruttura e le capacità della nostra organizzazione, è evidente che i leader senior devono fare tutto quanto è in loro potere per supportare i project manager della loro azienda.
Uno dei fattori più importanti per promuovere il successo del progetto è la presenza di uno sponsor esecutivo efficace e impegnato. Questa posizione è stata a lungo associata al successo del progetto negli studi di settore, tuttavia una revisione della letteratura che descrive le pratiche reali relative alla sponsorizzazione suggerisce che abbiamo una lunga strada da percorrere per istituzionalizzare la presenza e le pratiche del ruolo di sponsor nelle nostre organizzazioni. Un po 'di contesto è appropriato. Innanzitutto, esaminiamo le responsabilità principali dello sponsor.
Responsabilità primarie dello sponsor esecutivo di un progetto
- Assumere la responsabilità per il risultato di un progetto. (Questo punto è spesso descritto come una responsabilità condivisa con il project manager.)
- Conferire il progetto e conferire autorità al project manager e ai membri del team principale.
- Supportare il team di progetto per risorse e visibilità.
- Garantire la presenza e il supporto di valori di squadra efficaci, tra cui responsabilità e trasparenza.
- Sostieni la squadra di fronte a difficoltà straordinarie.
- Allenare il project manager.
- Difendi il team del progetto da interferenze organizzative.
Cosa succede quando lo sponsor esecutivo è fuori dall'immagine
In assenza di uno sponsor esecutivo di supporto, tutte le responsabilità di cui sopra ricadono sul project manager già sovraccarico, che in genere non ha la larghezza di banda e il peso politico necessario per svolgere questi compiti. La mancanza di uno sponsor efficace aumenta il rischio di problemi di progetto, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: fallimento, prestazioni subottimali contro il tempo, costi e obiettivi di qualità e aumento della turbolenza delle squadre.
In parole semplici, la presenza di uno sponsor esecutivo efficace è un fattore positivo per il complesso lavoro di portare a termine con successo le nostre più importanti iniziative temporanee e uniche. Data l'evidente importanza del ruolo, potrebbe essere ragionevole presumere che la maggior parte delle organizzazioni prenda sul serio il proprio lavoro con gli sponsor esecutivi. Purtroppo, un po 'di tempo trascorso nel mondo reale suggerisce il contrario.
Uno sguardo su come le nostre organizzazioni trattano il ruolo dello sponsor esecutivo
Come istruttore laureato in gestione dei progetti, ho la fortuna di conoscere regolarmente le pratiche di gestione dei progetti dei datori di lavoro dei miei studenti in una grande area metropolitana. Dalle aziende Fortune 100 alle piccole start-up imprenditoriali e ai non-profit, le organizzazioni rappresentate sono una sezione trasversale della nostra economia.
Mentre sarebbe ragionevole aspettarsi in questa era in cui le pratiche di gestione dei progetti siano ben consolidate che la maggior parte delle aziende mostrerebbe pratiche mature attorno al ruolo dello sponsor esecutivo, in realtà, la situazione è esattamente l'opposto. Alcuni risultati non scientifici del mio sondaggio informale annuale degli studenti MBA sul ruolo dello sponsor esecutivo nelle loro aziende:
- In media, oltre il 50% degli studenti descrive la propria azienda come priva di pratiche formali in materia di sponsorizzazione esecutiva.
- Poche ditte hanno una formazione formalizzata o una descrizione standardizzata per il ruolo e le responsabilità dello sponsor.
- Non ho ancora avuto un rapporto dello studente che la sua azienda fornisce formazione per i loro sponsor esecutivi.
- C'è un accordo poco coerente sulla responsabilità dello sponsor per il successo del progetto.
- Quando gli studenti intervistano i project manager delle loro aziende sulla loro soddisfazione per le prestazioni e il supporto dei loro sponsor, la maggior parte degli intervistati ha espresso frustrazione.
Una revisione di sondaggi più formalizzati da associazioni di settore e società di consulenza private rafforza la validità generale del contributo dei miei studenti. E mentre lo stato attuale della pratica della sponsorizzazione esecutiva può lasciare margini di miglioramento, i project manager non hanno altra scelta che continuare a portare avanti le loro iniziative. Tuttavia, ci sono alcuni passi che i project manager possono intraprendere per reclutare il supporto esecutivo tanto necessario.
Come ottenere supporto esecutivo per il tuo progetto
- Recluta uno sponsor. Se il tuo progetto ha implicazioni strategiche per la tua azienda, direttamente per i clienti o indirettamente, consentendo attività interne più efficienti ed efficaci a supporto dei clienti, devi assumere uno sponsor. Lavora direttamente con il tuo report-to-manager o con il responsabile del tuo Project Management Office per rafforzare l'importanza del progetto e chiedere aiuto. Enfatizzare il ruolo e le responsabilità dello sponsor come sopra identificato e puntare alla ricerca di settore correlata al successo del progetto e alla sponsorizzazione efficace.
- Allena il tuo sponsor. Sottolinea il ruolo come strategico, non tattico o come prestanome. La maggior parte dei dirigenti assume il ruolo di sponsor senza formazione formale o contesto per le proprie responsabilità. Mentre sei nel ruolo un po 'scomodo di formare un dirigente, la maggior parte di questi individui apprezzeranno il tuo contesto e la tua guida. Le questioni di responsabilità, rafforzamento dei valori e protezione della squadra dovrebbero essere il tuo obiettivo principale quando sali a bordo del tuo sponsor esecutivo.
- Coinvolgi attivamente e coinvolgi il tuo sponsor. I migliori project manager / relazioni degli sponsor esecutivi sono altamente interattivi. È importante che le due parti stabiliscano un chiaro protocollo di comunicazione per l'aggiornamento sulle attività del progetto e per segnalare e rispondere alle emergenze. Il project manager dovrebbe incoraggiare lo sponsor esecutivo a partecipare di volta in volta allo stato o alle riunioni del team per mostrare un interesse sincero e per servire come cheerleader attivo all'organizzazione per i successi del team.
- Chiedi supporto al coaching dal tuo sponsor. È sempre utile avere qualcuno con più esperienza di quanto tu stia osservando e offrendo feedback costruttivi e positivi e coaching sulla tua performance. Fai sapere al tuo sponsor che accolgi questo input nella tua guida per migliorare e, una volta ricevuto, accettalo con garbo.
- Sfrutta lo sponsor con attenzione per i grandi problemi . Fai attenzione a non vedere o trattare troppo il tuo sponsor su questioni tattiche. L'uso migliore e migliore del tuo sponsor è per aiutare le risorse sicure; servire come portavoce per il team di progetto per il gruppo di gestione più ampio e per aiutarti a rafforzare i valori essenziali del team. Esiste un atto di bilanciamento che il project manager deve rispettare quando si considera il disegno dello sponsor in attività di gruppo.
La linea di fondo
Il ruolo dello sponsor esecutivo è uno dei pezzi importanti del puzzle per il successo delle iniziative del progetto. I project manager di successo capiscono quanto sia importante questo ruolo e lavorano per ottenere supporto esecutivo al giusto livello e intensità. Se il ruolo dello sponsor è assente o vago, affidati a te stesso per reclutare e formare i tuoi sponsor esecutivi per supportare te, il tuo team e la tua azienda per il successo.