I principi del programma di suggerimenti per i dipendenti oltre la scatola dei suggerimenti proverbiale
Le insidie di un programma di suggerimenti per dipendenti mal concepito sono molteplici, leggendarie e più frequentemente facili da evitare. Un programma di suggerimenti per i dipendenti attentamente costruito, lanciato con impegno organizzativo, chiarezza e comunicazione continua può influire positivamente sui risultati economici, sulla motivazione e sull'entusiasmo dei dipendenti.
Un programma di suggerimenti dei dipendenti mal concepito, frettolosamente lanciato e non definito può allontanare le persone e generare malevolenza, cinismo e incomprensioni.
La tua azienda ha bisogno di un programma di suggerimenti per i dipendenti?
Prima di lanciare un programma di suggerimenti per i dipendenti, considera la tua cultura aziendale. Attualmente stai ricevendo idee fresche e ponderate?
I suggerimenti dei dipendenti stanno già filtrando in superficie durante le riunioni dello staff e nella conversazione casuale? Se è così, forse i metodi più informali per coltivare nuove idee sono giustificati piuttosto che un programma di suggerimenti per i dipendenti in piena regola.
Forse puoi pianificare sessioni di brainstorming dipartimentali o generare idee su argomenti particolari durante porzioni della tua riunione settimanale del personale. È possibile impostare un giorno al mese per un pranzo in cui ogni dipendente è invitato a presentare almeno un'idea.
Puoi chiedere ai tuoi dirigenti di portare tre idee per i dipendenti alla riunione di ciascun manager. La creatività ti aiuta molto nella generazione di idee.
Se no, inizia chiedendo che cosa sulla tua cultura stia attualmente soffocando le idee? Questi problemi continueranno ad esistere quando implementerai un programma di suggerimenti per i dipendenti? Se è così, il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti di successo deve eliminare o aggirare questi ostacoli prima di iniziare.
I programmi di suggerimento dei dipendenti devono essere attentamente costruiti e implementati poiché sono poco maneggevoli, difficili da mantenere aggiornati, richiedono molto tempo, possono causare più dure emozioni rispetto ai risultati positivi e devono essere rigorosamente e correttamente gestiti.
Elementi in un programma di suggerimenti per i dipendenti
Alcuni programmi di suggerimenti per i dipendenti sono riusciti, ma i programmi di suggerimenti dei dipendenti che hanno avuto successo hanno condiviso elementi di successo comuni. Puoi prendere una pausa al numero di fattori considerati significativi per il successo di un programma di suggerimenti per i dipendenti, ma questi sono fattori comuni a qualsiasi processo di lavoro di successo che richiede tempo al dipendente e offre la possibilità di premi e riconoscimenti significativi.
Se insegui un programma di suggerimenti per i dipendenti, il seguente deve accadere per il suo successo.
Nominare un team di revisione dei suggerimenti interfunzionali
Un team interfunzionale deve esaminare i suggerimenti che devono essere riconosciuti entro 48 ore. Se questa squadra è composta da tutti i manager o da tutti i direttori, può essere percepita come fuori controllo o bloccata. Avrà, tuttavia, il potere di attuare i suggerimenti che riceve.
Se coinvolge altri dipendenti, il processo può richiedere molto tempo e essere percepito come utile per i propri interessi. L'accordo di gestione senior e la proprietà diventano un secondo passo nel processo di approvazione. Le persone della squadra devono essere disposte a cambiare e disposte a chiedere "perché no" piuttosto che "perché"?
Le finanze, in particolare, e tutti gli altri reparti devono essere rappresentati nel team di revisione dei suggerimenti. Se i dirigenti oi direttori esaminano i suggerimenti, la revisione deve far parte di una riunione regolarmente programmata, con suggerimenti distribuiti e considerati in anticipo.
Se la squadra si incontra più spesso del mensile, diventa più lavoro di quanto le persone siano normalmente disposte a fare. Ruota i membri di questo team 4-6 volte all'anno, ma non tutti i membri in una volta, se un team di dipendenti interfunzionali è il veicolo selezionato per la revisione dei suggerimenti. La scelta dei membri del team per il team di revisione dei suggerimenti dovrebbe riflettere il modo in cui gli affari vengono generalmente raggiunti nella tua cultura.
Qui ci sono più idee per la progettazione e la gestione di un efficace programma di suggerimenti per i dipendenti - oltre la casella dei suggerimenti.
Il processo deciso per la presentazione e la revisione dei suggerimenti nel programma di suggerimenti dei dipendenti dovrebbe essere comunicato pubblicamente. Condividi tutte le linee guida e, in particolare, gli obiettivi che stai cercando di realizzare, avviando un programma di suggerimenti per i dipendenti.
Stabilire linee guida per il programma di suggerimenti per i dipendenti
Avrai bisogno di impostare delle linee guida come quali argomenti sono aperti ai suggerimenti. Queste includeranno probabilmente idee che incidono sui risparmi, sulla qualità, sulla produttività, sui miglioramenti dei processi, sulla generazione di entrate e sul miglioramento del morale.
Altrimenti, come un cliente in Florida ha scoperto quando ha promesso $ 25 per suggerimento dipendente; ha ricevuto una serie di suggerimenti da parte dei dipendenti, come: mettere una macchina per il gelato nella sala da pranzo, mettere una macchina per fare il mais nella sala da pranzo e qualsiasi dipendente che soddisfi i numeri di produzione giornaliera dovrebbe essere in grado di tornare a casa indipendentemente dall'ora del giorno .
Un suggerimento dei dipendenti deve essere più di un suggerimento. Deve fornire alcuni dettagli su come il proponente pensa che il suggerimento debba essere implementato. È facile sbarazzarsi di un'idea, richiederei che ulteriori dettagli accompagnino l'idea - non un piano d'azione in piena regola - ma almeno più dettagli di un'idea.
Sicuramente richiedono il "perché" e "come" l'idea avrà un impatto sull'azienda, compresa un'analisi dei risparmi sui costi. Allo stesso tempo, all'interno di questi parametri, il processo di suggerimento dovrebbe essere semplice. Una volta conoscevo un'azienda che aveva un modulo di suggerimento per i dipendenti di tre pagine i cui manager si chiedevano perché non avessero ricevuto alcun suggerimento da parte dei dipendenti.
Le idee che sono integralmente connesse al lavoro di una persona non dovrebbero essere considerate, o dovrebbero essere trattate in modo diverso. In Toyota, milioni di suggerimenti vengono generati ogni anno. La mia comprensione è che la ragione per cui hanno così tanti suggerimenti dei dipendenti è che i dipendenti sono strettamente focalizzati sul miglioramento del proprio lavoro.
Il dipendente pensa a un'idea di miglioramento, la condivide con il proprio supervisore e poi, se giustificata, l'idea viene implementata immediatamente. Non c'è un processo che richiede tempo o un gruppo di manager che deve considerare la maggior parte delle idee. In questo scenario, i manager devono essere in grado di premiare le persone che escono con idee che si adattano ai parametri del programma.
Altre linee guida per il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti
È necessario designare un amministratore per il programma di suggerimenti per i dipendenti che si assicurerà che il processo si muova come promesso. Un'impresa manifatturiera di medie dimensioni del Michigan si è trovata con un elenco di oltre cento suggerimenti impantanati in un comitato di revisione che ha continuato a posticipare le riunioni. Che colpo di morale per le persone che avevano sperato così tanto di dare una risposta a quei suggerimenti!
Comunicare pubblicamente il processo deciso con tutte le linee guida e, in particolare, gli obiettivi che si sta tentando di realizzare, avviando un programma di suggerimenti per i dipendenti. Stabilire linee guida come gli argomenti aperti ai suggerimenti: risparmi sui costi, qualità, produttività, miglioramenti dei processi, idee generatrici di entrate e motivazione migliorata dei dipendenti e morale positivo.
Un senior manager deve sostenere il programma di suggerimenti per i dipendenti e sedersi nel comitato di valutazione. Ciò conferisce credibilità al programma di suggerimenti per i dipendenti e fa sentire i suggeritori importanti.
Trova dieci "mosti" più importanti per il programma di suggerimenti per i dipendenti di successo.
Qui ci sono più idee per la progettazione e la gestione di un efficace programma di suggerimenti per i dipendenti - oltre la casella dei suggerimenti.
Premi e riconoscimenti nel programma di suggerimenti per i dipendenti
La ricompensa per i suggerimenti implementati deve essere chiaramente definita sul front-end. Se il suggerimento dei dipendenti è un'idea di risparmio, in molti programmi di suggerimenti per i dipendenti, il dipendente riceve una percentuale del risparmio: spesso questo premio può equivalere al cinque-venti per cento dei risparmi comprovati.
Quando pensi al tuo programma di suggerimenti per i dipendenti, riconosci che è difficile "provare" un risparmio sui costi se non disponi di buoni numeri che definiscono il processo prima che il suggerimento dei dipendenti venga implementato. Pertanto, spesso il primo passo in un'implementazione di suggerimento per il risparmio dei costi consiste nel "misurare" il processo per assicurarsi di sapere come si sta svolgendo il processo attualmente.
Altre idee di processo meno misurabili richiedono una ricompensa standard designata. Spesso, il riconoscimento è più importante per il dipendente.
I premi possono includere la merce con il logo aziendale, i buoni regalo, il pranzo con un manager a scelta del dipendente, una cena premio trimestrale e punti per l'acquisto di articoli più costosi dai cataloghi.
In effetti, data la difficoltà di misurare l'esito di molti suggerimenti dei dipendenti, alcune aziende offrono questi riconoscimenti di riconoscimento anche quando le idee si aggiungono sostanzialmente ai profitti. Nella mia esperienza, questo non è così motivante quanto il dipendente che riceve una parte dei risparmi realizzati durante un periodo di tempo definito come un anno.
Feedback nel tuo programma di suggerimenti per i dipendenti
Rendi le risposte private alle persone con suggerimenti, soprattutto se l'idea viene respinta. Altrimenti, le persone saranno riluttanti a sporgersi il collo offrendo suggerimenti fuori dall'ordinario, e possibilmente i più fruttuosi.
D'altra parte, quando viene implementata una proposta di dipendente che si traduce in una ricompensa, riconoscerei pubblicamente il contributo in una riunione del personale, con il permesso del dipendente coinvolto. Inoltre, è possibile pubblicare il suggerimento dei dipendenti, i nomi dei dipendenti sul team di implementazione e la ricompensa fornita.
Mantenere i partecipanti al programma di suggerimenti dei dipendenti al passo con i progressi dei loro suggerimenti nel programma è più importante che fornire al suggeritore risposte rapide. I dipendenti vogliono solo sapere cosa sta succedendo con le loro idee.
In molte organizzazioni, i suggerimenti sembrano scomparire in un buco nero dal quale potrebbero non emergere per mesi: un fallimento garantito per il programma di suggerimenti dei dipendenti.
Un approccio popolare per l'implementazione dei suggerimenti consiste nell'includere il suggeritore su qualsiasi team di implementazione. Ciò mantiene anche i suggerimenti resi ragionevoli. Come minimo, se un suggerimento è accettato, è necessario avere una tempistica per l'implementazione che il suggeritore è a conoscenza e capisce.
Ulteriori suggerimenti per il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti
I programmi di suggerimenti dei dipendenti devono enfatizzare la qualità dei suggerimenti piuttosto che la quantità di suggerimenti. Molti programmi incoraggiano il contrario, che è uno dei motivi per cui le persone si scoraggiano così facilmente con loro; non forniscono molto denaro per i soldi e il tempo investito.
Non credo nei suggerimenti anonimi dei dipendenti. Le persone dovrebbero essere disposte a sostenere pubblicamente le loro idee. Almeno, questo è il tipo di cultura aziendale che spero tu sia incoraggiante nella tua organizzazione.
Infatti, Peter Block, uno dei più importanti guru dello sviluppo organizzativo che lavora oggi, si oppone a qualsiasi feedback anonimo (dai sondaggi tra i dipendenti e così via) a causa del feedback anonimo della cultura. Alcuni dipendenti non consegneranno suggerimenti? Probabilmente, ma chiediti che tipo di azienda vuoi creare? Incoraggia il coraggio organizzativo.
Ricompensa non solo i dipendenti che inviano idee vincenti. Premia e riconosci i manager e i supervisori che hanno fatto il miglior lavoro sia incoraggiando i suggerimenti dei dipendenti che abbandonando la strada del progresso.
Prendi in considerazione anche l'inclusione di clienti e fornitori come suggeritori, soprattutto perché il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti matura e ha successo.
Ho visto molti programmi di suggerimenti implementati negli ultimi trenta anni. La maggior parte ha fallito a causa del fallimento delle organizzazioni a prestare attenzione a questi punti.
Le persone tendono ad avviare programmi mal definiti e sfocati che non riescono a definire premi, strategie di implementazione e sistemi di comunicazione. Le persone, che non riescono a ottenere feedback tempestivi, smettono di inviare idee.
Se ogni idea diventa un "perché dovremmo" piuttosto che un "perché non dovremmo", le persone si scoraggiano rapidamente. Il processo diventa uno scherzo. O semplicemente ignorato. Quante scatole vuote di suggerimenti stanno sedendo in aziende in America? Più di quanto mi importi di contare. Utilizza questi suggerimenti per assicurarti che il tuo programma di suggerimenti per i dipendenti abbia successo.