Non lasciare il tuo messaggio fuori da un'altra persona
Creare l'e-mail di risposta giusta per quando qualcuno ti invia una email, mentre sei in congedo di maternità, è importante. Questo messaggio crea un confine personale che dice al mittente che non sarai disponibile durante il tuo congedo e che potranno contattare durante la tua assenza. Quando imposti l'e-mail fuori sede in anticipo, puoi prenderti il tempo di scriverlo. In questo modo sarai sicuro del tuo messaggio e i tuoi colleghi e clienti si prenderanno cura di te mentre sei fuori.
Ecco altre spiegazioni per aiutarti a capire l'importanza del messaggio "fuori sede" e perché dovresti programmare un po 'di tempo per lavorarci.
Imposta le aspettative ... per tutti
(Si spera) prenderai un congedo di maternità dopo la nascita del tuo bambino. Questa volta lontano dall'ufficio è privato e molto speciale. Non avrai mai più questa volta con il tuo neonato. Mai. Quindi è importante proteggere questo periodo nella tua vita.
Sai come ci si sente a ricevere un'e-mail di lavoro mentre si è in vacanza, giusto? Ti senti obbligato a inviare una rapida risposta! Ma mentre sei in ferie non hai davvero tempo per una risposta "rapida".
Tu e la tua famiglia state accogliendo un altro membro nel mondo. Questo tempo di legame sarà pieno di notti insonni, un programma imprevedibile, fluttuazioni ormonali, appuntamenti medici, visitatori e chissà cos'altro. Inoltre, ci sarà una buona quantità di cambiamenti all'interno di te e di tutti quelli che vorrai gestire.
Scrivere e-mail in queste condizioni non produrrà il tuo miglior lavoro. Il tuo messaggio "fuori sede" ti proteggerà dalle interruzioni del lavoro e da email mal progettate.
L'impostazione dei limiti è un must in questo momento. Per aiutare a mettere in pausa la tua vita lavorativa, imposta una nuova priorità affinché il tuo neonato e tutto ciò che ne deriva venga prima di tutto.
Quando crei il messaggio giusto fuori ufficio, i tuoi clienti, colleghi di lavoro e chiunque altro tenti di contattarti capisce qual è la tua nuova priorità e, si spera, non la oltrepasserà.
Quindi, come si crea un fantastico messaggio "non disturbare" per proteggere un momento così speciale?
Dai il tuo messaggio "Fuori ufficio" Qualche pensiero
Quando hai circa 26 settimane di gravidanza, inizia a lavorare sul tuo messaggio "Fuori sede". Se viene data la possibilità di salvare un titolo per questo messaggio, intitola "Maternity Leave - Out of Office".
Preparare il messaggio in anticipo ti dà un maggiore controllo su ciò che il tuo messaggio dirà. Tu sei quello che conosce il tuo lavoro, che assumerà le tue responsabilità e quando potresti tornare in ufficio. Decidi se vuoi dire che tornerai in un giorno particolare, durante una settimana specifica, o non menzionare affatto una data. Se non si fornisce a una persona specifica il mittente può contattare, decidere se si desidera menzionare l'e-mail del proprio manager o un numero di telefono che potrebbero chiamare.
Quando crei questo messaggio prima del tempo, salvi tutti, compresi te stesso, tempo ed energia. Potrebbe essere necessario lasciare l'ufficio in modo imprevisto (sai, per andare a consegnare il tuo bambino) in modo tale che il set up del messaggio dia al tuo amministratore IT o al tuo manager un messaggio pronto da usare.
Vuoi che l'IT o il tuo manager impostino il tono di questo messaggio? Diamine no!
Una volta che il tuo messaggio "fuori sede" viene salvato, dillo al tuo manager. Adoreranno sapere che sei preparato per la tua uscita e c'è una cosa in meno che dovranno fare per supportarti.
Cose da includere nel tuo messaggio
Di seguito è riportato un esempio di messaggio "fuori sede" che è possibile utilizzare. Una volta abilitato il messaggio nel tuo software di posta elettronica, risponderà automaticamente alle e-mail che ti sono state inviate durante un periodo di tempo specificato.
Spetta a te se desideri informare i destinatari dove ti trovi. Potresti semplicemente dire che sei "fuori ufficio" o puoi informarli che sei in maternità. Se preferisci non informare tutti che sei in congedo di maternità, cancella semplicemente le tre parole "per congedo di maternità". Puoi utilizzare una variante di questo messaggio e-mail anche per viaggi prolungati o viaggi d'affari!
Dove vedi (parentesi), inserisci le parole o le frasi appropriate per le tue circostanze.
Grazie per la vostra email. Sono fuori ufficio dal congedo di maternità fino al (data prevista per il ritorno).
Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta (nome del collega che ti copre, con i dettagli di contatto, l'email del tuo manager o un numero di telefono).
(Se hai alcuni progetti che copi, elenca il nome del progetto e la persona che ti copre).
Se il tuo problema non è urgente, risponderò alla tua email al mio ritorno.
Cordiali saluti,
(Il tuo nome)