Kanban nei progetti di solito assume la forma di una scacchiera composta da una griglia e carte. (Non sei sicuro di cosa sia Kanban? Leggi questa introduzione a Kanban nella gestione dei progetti.) La scheda potrebbe essere fisica, costituita da pezzi di carta (comunemente 3 "x 5" indici o bigliettini) su una lavagna o un muro. In alternativa, la scheda potrebbe essere elettronica: diversi programmi e piattaforme software supportano le schede di gestione dei progetti in stile Kanban. Una soluzione digitale è un ottimo strumento quando un team di progetto non è co-localizzato fisicamente, o quando i membri del team devono accedere al forum quando sono fuori sede.
La griglia di Kanban
Per i progetti semplici, una griglia in stile Kanban potrebbe avere una singola riga e più colonne. Le colonne rappresentano il processo attraverso il quale i flussi di lavoro, da sinistra (inizio) a destra (fine). Se la squadra sta affrontando più di un tipo di lavoro, o se ci sono sottogruppi o tipi diversi di flussi di lavoro, l'organizzatore della scheda può utilizzare le righe per separare le carte verticalmente.
Le carte si muovono attraverso il tabellone in colonne in base alla loro fase attuale del processo. Questa immagine mostra una tipica griglia Kanban in azione.
Una volta impostata la propria scheda Kanban, il team del progetto si riunisce tipicamente attorno alla scheda con frequenza regolare, in una riunione "permanente" o molto breve. L'obiettivo della squadra è di "tirare" il lavoro nella colonna finale del tabellone, che è spesso etichettato come "Fatto". A questi incontri, il team discute quando ogni carta sarà in grado di passare alla colonna successiva. Se qualcuno sta lavorando per muovere la carta in avanti e ha incontrato un ostacolo, questo dovrebbe essere notato nella riunione in piedi, con gli elementi di azione presi per risolvere il problema.
Il Kanban Frame of Mind
Per sfruttare appieno i vantaggi del metodo Kanban, una squadra ha bisogno di più di una tavola. Oltre all'implementazione tecnica e visiva di Kanban, ci sono determinati comportamenti che il team, il project manager e i membri del management, in generale, devono comprendere e interiorizzare:
- Rimuovi il cattivo multitasking. Psicologi e sociologi che studiano il lavoro hanno scritto molto su questo argomento. La ricerca indica che il passaggio da un'attività all'altra rallenta e causa problemi di qualità dovuti al reset mentale e ad altri costi di installazione.
- Limitare lavori in corso. Per portare il brutto multitasking al minimo, è necessario limitare il numero di carte rilasciate nel sistema Kanban. Non consentire al management di spingere più carte (attività, progetti o caratteristiche) nella colonna "Doing" della scheda. Questo passaggio potrebbe richiedere un cambiamento significativo nella mentalità dei manager che credono che per finire il lavoro in tempo, si deve iniziare il prima possibile.
- Promuovere una cultura di risolvere i problemi come una squadra, piuttosto che uno che motiva incolpare gli altri.
- Mantieni la priorità del backlog in ordine di priorità. Le schede nella parte superiore della colonna "Backlog" dovrebbero essere le prossime attività, progetti o funzionalità che forniranno il massimo valore al cliente e al business.
Un sistema Kanban è un modo efficace per eseguire su molti tipi di progetti. Come la maggior parte degli strumenti Lean, funziona meglio se combinato con una mentalità di apprendimento e miglioramento continuo. Non esiste un unico modo "giusto" per implementare una scheda Kanban, e molti fattori possono influenzare la sua struttura così come i comportamenti della squadra. In generale, qualsiasi team di progetto che utilizza la scheda deve essere formato nei concetti di Kanban e quindi autorizzato a sviluppare e migliorare il proprio sistema Kanban man mano che lo utilizza.
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