Come selezionare la tecnologia informatica delle risorse umane

Domande da chiedere per determinare le esigenze della tecnologia dell'informazione delle risorse umane

La tecnologia informatica delle risorse umane (HRIS) è essenziale per le aziende per gestire i loro piani di benefit e le informazioni dei dipendenti. La tecnologia di gestione dei benefici non è più piacevole da avere, ma una necessità per aiutare le risorse umane a gestire sia un mare di informazioni sia i soldi spesi in piani di benefit, in quanto risorse umane limitate risorse e dati in continua evoluzione.

Ma come fanno le risorse umane e gli altri dirigenti a sapere che stanno selezionando la migliore tecnologia di gestione delle risorse umane per gestire tutti i dettagli e che la soluzione che selezioneranno supererà la prova del tempo?

Di seguito sono riportate le domande chiave da porre e rispondere nel processo di selezione delle tecnologie informatiche delle risorse umane.

• Qual è il grado di flessibilità e scalabilità offerto dal software della tecnologia delle informazioni sulle risorse umane? I professionisti delle risorse umane dovrebbero determinare se il software può importare dati da più fogli di calcolo, database e documenti cartacei di Excel e il livello con cui può interfacciarsi con tutti i tipi di altri sistemi e dati necessari.
  
  Il software dovrebbe essere in grado di ricevere e filtrare le informazioni da più fonti. Idealmente, questo processo dovrebbe anche essere automatizzato. Molte soluzioni di registrazione online richiedono che i dati vengano manipolati manualmente prima di poter accedere a un gestore per aggiornare i propri sistemi. L'automazione del formato di aggiornamento, della pianificazione della trasmissione e del metodo di consegna può aiutare a eliminare i problemi di fatturazione e idoneità.
• Il software sarà in grado di soddisfare le regole dell'azienda e delle compagnie aeree delle risorse umane? Un motore di registrazione veramente valido valuterà ciascuna attività di iscrizione e applicherà qualsiasi combinazione necessaria di regole, messaggi, richieste e opzioni progettate specificamente per soddisfare i requisiti di ammissibilità esatti desiderati. Il software dovrebbe contenere tutte le regole di ammissibilità che la compagnia e i vettori hanno.

• La tecnologia informatica delle risorse umane sarà in grado di crescere e scalare con l'organizzazione? Le risorse umane dovrebbero valutare la capacità della tecnologia di crescere man mano che la società assume nuovi dipendenti, uffici, cambiamenti di benefici e regole. Le risorse umane dovrebbero chiedere le soglie per ciascuno di questi elementi.
• Il software di tecnologia dell'informazione delle risorse umane è in grado di integrarsi con altri sistemi? Il libro paga e altre funzioni spesso condividono molte delle stesse informazioni della gestione dei benefici. Le risorse umane possono ottenere maggiore efficienza quando i dati e le altre informazioni sui dipendenti inserite in un sistema sono condivise con un altro sistema. Il monitoraggio del reclutamento dei dipendenti è un'altra funzione necessaria.

• Chi è responsabile dell'implementazione o della costruzione della soluzione? Che livello di allenamento è coinvolto? Alcune soluzioni richiedono che il cliente sia molto coinvolto nell'implementazione iniziale, che può essere travolgente per gli amministratori delle risorse umane già impegnati.
  
  Le risorse umane dovrebbero avere una chiara comprensione del livello di formazione e competenza tecnica che sarà richiesto e della quantità di tempo prevista. Interrogare i fornitori di soluzioni su questo argomento può fornire informazioni su aree sottili che potrebbero inizialmente sembrare semplici, ma che richiedono competenze tecnologiche significative. Le risorse umane possono quindi determinare attività specifiche che possono essere così ingombranti da ostacolare realisticamente il completamento, riducendo potenzialmente il valore della tecnologia dell'informazione sulle risorse umane e il ROI.
• Se la formazione è coinvolta, c'è un addebito? Dovrebbero anche essere valutati i costi della formazione, compresi il tempo trascorso e le spese di viaggio per i viaggi fuori sede. Le risorse umane devono diventare consapevoli di tutti i costi rigidi e deboli coinvolti nell'adozione della tecnologia dell'informazione delle risorse umane.
• Chi sarà il proprietario dei dati? La risposta a questa domanda dovrebbe essere l'organizzazione delle risorse umane. Le aziende dovrebbero essere in grado di trasportare i propri dati a qualsiasi Application Service Provider (ASP). Se i dati si trovano sul server proprietario di un corriere, a volte la compagnia può addebitare commissioni aggiuntive nel caso in cui cambi gestore.

• Quali tipi di manutenzione e manutenzione sono richiesti? Quando il software viene installato su workstation o server interni all'azienda, sono spesso necessari aggiornamenti periodici a tale tecnologia e possono essere scomodi da pianificare e gestire. Gli aggiornamenti alla tecnologia informatica delle risorse umane vengono spesso effettuati automaticamente con il software disponibile online tramite un modello di Application Service Provider (ASP) o Software as a Service (SaaS).
• Quali misure di sicurezza sono incorporate nella tecnologia dell'informazione delle risorse umane? Se il software è disponibile online, tramite un modello ASP o SaaS, il provider deve offrire backup giornalieri, server di backup e livelli di protezione aggiuntivi. Dovrebbero essere in atto sistemi e procedure aggiuntivi per salvaguardare le informazioni dalla perdita o dall'accesso di personale non autorizzato. Le risorse umane, in consultazione con altri dirigenti, dovrebbero avere l'esclusiva autorità per decidere a chi sarà consentito l'accesso alla tecnologia informatica delle risorse umane e in quale misura.

• I dipendenti potranno iscriversi ai piani di benefit e apportare modifiche in tempo reale ai propri dati personali e pianificare le scelte? L'accesso dei dipendenti dovrebbe essere un dato, considerando l'accesso generalizzato e generalizzato ai computer.
  
  La maggior parte della popolazione di dipendenti ha accesso a Internet a casa. Il self-service dei dipendenti offre un enorme potenziale per risparmiare tempo e denaro. Un buon sistema self-service guiderà i dipendenti agevolmente inserendo informazioni su se stessi e sui loro dipendenti.
  
  Il sistema deve presentare chiaramente i piani disponibili e consentire ai dipendenti di effettuare selezioni a loro piacimento, semplificando queste azioni durante tutto il processo con i maghi. I dipendenti dovrebbero anche essere in grado di aggiungere dipendenti e modificare le informazioni secondo necessità, 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, tutto l'anno.

Queste sono domande aggiuntive a cui rispondere quando si valutano le esigenze della tecnologia informatica della propria organizzazione.

• La tecnologia fornirà alle Risorse umane l'autorità per decidere a chi sarà consentito l'accesso e in quale misura? Seguendo la stessa linea per l'accesso dei dipendenti, la tecnologia dovrebbe dare alla parola l'ultima parola. Le risorse umane dovrebbero avere l'autorità per approvare tutti i dati prima che siano trasmessi ai vettori e dovrebbero anche determinare la misura in cui i dipendenti e gli altri hanno accesso.

• Quali tipi di funzionalità di reporting sono disponibili dalla tecnologia informatica delle risorse umane? La tecnologia di reporting dovrebbe offrire più visualizzazioni e formati (foglio di calcolo, PDF, HTML), una valutazione di grandi immagini e la possibilità di eseguire il drill down per migliorare il processo decisionale. Le risorse umane dovrebbero essere in grado di valutare, in qualsiasi momento, le iscrizioni a piani specifici, azioni in sospeso e cambiamenti nelle informazioni demografiche dei dipendenti in relazione a benefici e altri dati dei dipendenti.
• Il software offre funzionalità specifiche per aiutare le risorse umane a risparmiare tempo? A seconda delle proprie esigenze dipartimentali, le risorse umane potrebbero voler informarsi sulla capacità della tecnologia di elaborare le informazioni in lotti, gestire notifiche e fatturazione per le politiche COBRA, fornire strumenti di autofatturazione e di riconciliazione delle fatture e rapporti specifici.
• Il software offre funzionalità specifiche per aiutare le risorse umane a comunicare meglio con i dipendenti? Alcuni programmi offrono alle risorse umane la flessibilità necessaria per comunicare con i dipendenti su più livelli, tramite e-mail di massa, bacheche elettroniche e criteri di filtro specifici (posizione, dipartimento, piani assicurativi, stato di iscrizione, stato di pensionamento e altro) attraverso il Sistema informatico per le risorse umane. Avere un numero di mezzi per comunicare può ulteriormente automatizzare i processi e aiutare le risorse umane a indirizzare meglio i messaggi.

• Il sistema di tecnologia dell'informazione delle risorse umane fornisce uno strumento di controllo e bilanciamento? Oltre a consentire alle risorse umane di approvare le transazioni, molti sistemi informatici per le risorse umane forniscono anche capacità per le risorse umane di fungere da gatekeeper nell'auditing delle fatturazioni dei carrier per assicurarsi che siano d'accordo con i dati nel sistema. Questo può:
  -assicurare l'accuratezza delle fatture dell'operatore,
  -salva tempo e denaro,
  -assistere nella consegna puntuale delle iscrizioni dei dipendenti e
  -migliorare la conferma dell'idoneità quando i dipendenti vanno in custodia.

• Come saranno scambiate le informazioni con i vettori? E chi sarà il responsabile di questa interazione? L'integrazione del sistema informatico delle risorse umane dovrebbe essere valutata non solo dal numero di vettori con cui il software ha relazioni ma dal tipo di connessione che consente. Assicurare un'interazione efficace con i vettori attraverso un software di gestione dei benefici richiede molti passaggi, tra cui:
  - raccolta del censimento iniziale dei dati di attuazione;
  -impostare l'integrazione iniziale per lo scambio di informazioni in corso;
  -coordinando l'interazione giornaliera o settimanale per assicurarsi che i dati siano ricevuti e applicati con precisione;
  -visione degli aggiornamenti in corso;
  -richienti requisiti del vettore per l'iscrizione sono stati rispettati in conformità con le autorità di regolamentazione; e
  -creare una relazione proattiva con ciascun vettore per migliorare la relazione dello scambio di dati.
  
  Sapere chi è responsabile di ogni attività è essenziale per comprendere appieno un'offerta di prodotti. Ogni fornitore di software offrirà un diverso livello di integrazione nel fornire alcuni, a tutti, i compiti descritti sopra. Le risorse umane dovrebbero cercare di collaborare con i fornitori che dimostrano relazioni solide e continuative con i vettori selezionati dell'azienda.
  
  Molti provider consentono la trasmissione di un file ANSI 834 generico, che può essere accettato o meno dal corriere, un fattore spesso influenzato dalle dimensioni del gruppo. I manager dovrebbero cercare fornitori che offrano trasferimenti puliti e convalidati (garantendo l'ammissibilità della transazione), personalizzati in base alle esigenze di ciascun vettore per evitare problemi. Dovrebbero inoltre rivolgersi ai fornitori che dispongono di un dipartimento EDI (Electronic Data Interchange) dedicato per interagire con la lingua di trasferimento specifica del vettore.

• Quale livello di servizio clienti viene fornito? C'è un costo aggiuntivo per il servizio? Le risorse umane dovrebbero determinare il livello di accesso all'aiuto fornito e ciò che costituisce l'assistenza online per il servizio clienti tramite un database, una chat online, supporto via email, conversazioni con una persona dal vivo o una combinazione di questi. Data la sensibilità dei benefici e altre informazioni sulle risorse umane, i manager dovrebbero aspettarsi una risposta alle richieste di informazioni entro 24 ore da un contatto diretto che possa essere d'aiuto.
• Qual è il costo del sistema informatico HR e supera i benefici? Le risorse umane dovrebbero valutare il costo totale del sistema di tecnologia dell'informazione delle risorse umane, compresi tutti i costi annuali, mensili e una tantum, oltre ai benefici forniti. Un sistema leggermente più costoso può più che pagare la differenza con funzionalità che consentono ai dipendenti di conservare i propri record e offrire maggiore praticità, risparmio di tempo e accuratezza. Questi fattori dovrebbero essere considerati e ponderati nella selezione di un sistema di tecnologia dell'informazione delle risorse umane.

La necessità di sistemi informativi per le risorse umane è in aumento. Con il personale delle risorse umane che trova una vasta gamma di opzioni nei sistemi di tecnologia dell'informazione delle risorse umane, è sempre più importante analizzare e valutare tutte le opzioni disponibili.

La scelta di un sistema informatico per le risorse umane dovrebbe essere considerata come un investimento che crescerà con le esigenze del dipartimento e dell'azienda. Queste domande ti porteranno al sistema di tecnologia dell'informazione HR appropriato per la tua azienda.