Come gestire con successo il tuo primo progetto

Congratulazioni! Sei appena stato incaricato di un nuovo importante progetto. Chiaramente, il tuo capo offre questa opportunità come un voto di fiducia nelle tue capacità. E mentre sei eccitato, questa è la prima volta che sei responsabile di un progetto globale ed è un po 'spaventoso

Una serie di domande ti passano per la testa:

• Come iniziare?
• Quali sono i passi necessari per spostare il progetto dall'iniziazione alla chiusura?
• Come posso creare un team di progetto ad alte prestazioni?
• Chi chiedo aiuto in questo processo? C'è uno sponsor esecutivo?

Questo post è incentrato sull'aiutare chiunque sia nuovo a guidare un progetto, un comitato o un'iniziativa di gruppo per un'attività che è unica per l'organizzazione. Sia che stiate organizzando una festa o conducendo nuove iniziative per lo sviluppo di prodotti, esistono strumenti e processi di gestione del progetto per aumentare la probabilità di successo.

5 fasi del processo di progetto:

1. Iniziazione: dare il via al progetto.
2. Pianificazione: pianifica tutto il lavoro del progetto.
3. Esecuzione: effettivamente eseguendo il lavoro.
4. Gestione e controllo: tutto il lavoro svolto durante il progetto per monitorare i progressi.
5. Chiusura: completamento e consegna del progetto e aggiornamento della squadra.

Questi passaggi sono identici per ogni progetto.

13 passaggi di base per il principiante del progetto:

1. Definisci l'ambito: il primo e più importante passo in qualsiasi progetto è la definizione del campo di applicazione del progetto. Che cosa dovresti realizzare o creare? Qual è l'obiettivo del progetto? Altrettanto importante è definire ciò che non è incluso nello scopo del progetto. Se non si ottiene una definizione sufficiente dal proprio capo, chiarire l'ambito e inviarlo di nuovo al piano di sopra per la conferma. Mentre l'esempio è leggermente al di fuori dell'argomento aziendale, possiamo tutti riferirci ad un ricevimento di nozze. Nel pianificare un ricevimento di nozze, potresti avere come scopo: preparare un ricevimento di nozze per 100 ospiti, completare con cena, open bar, torta nuziale e una band dal vivo per ballare entro una certa data ad un costo non superiore a $ 20.000.

1. Determinare le risorse disponibili: quali persone, attrezzature e denaro avrai a disposizione per raggiungere gli obiettivi del progetto? Come project manager, di solito non avrai il controllo diretto di queste risorse ma dovrai gestirle attraverso la gestione della matrice.
2. Comprendere la linea temporale: quando deve essere completato il progetto? Man mano che sviluppi il tuo piano di progetto, potresti avere una certa flessibilità nel modo in cui usi il tempo durante il progetto, ma le scadenze solitamente sono fisse, come nel caso del ricevimento di nozze. Se si decide di utilizzare le ore di straordinario per soddisfare il programma, è necessario pesare contro le limitazioni del proprio budget.

1. Assembla il tuo team di progetto: riunisci le persone della tua squadra e avvia una finestra di dialogo. Sono gli esperti tecnici. Ecco perché il loro supervisore funzionale li ha assegnati al progetto. Il tuo compito è gestire la squadra.
2. Dettagli l'opera, parte 1: quali sono i pezzi o componenti principali che devono essere creati per completare il progetto? Ad esempio, un ricevimento di nozze richiede un livello elevato: una sala di ricevimento, cibo, bevande, una torta, ospiti e intrattenimento. Naturalmente, ognuno di questi elementi più grandi può essere suddiviso in molti elementi aggiuntivi. Questo è il prossimo passo.

1. Dettagli sull'opera, parte 2: nell'esempio sopra riportato sulla cerimonia nuziale, probabilmente hai una squadra o una persona responsabile di diversi componenti. Collabora con i membri del tuo team per specificare i dettagli necessari per raggiungere ciascun elemento principale. Il responsabile del cibo deve comprendere le opzioni, i limiti di costo e fare selezioni che supportano il raggiungimento dell'ambito . Elenca i passaggi più piccoli in ciascuno dei passaggi più grandi. Quanti livelli in profondità passi in passaggi sempre più dettagliati dipende dalla dimensione e dalla complessità del tuo progetto.

1. Sviluppa un piano preliminare: riunisci tutti i tuoi passi in un piano. Un buon modo per farlo è usare una tabella delle precedenze per identificare quali elementi devono precedere altri elementi. Le pratiche formali di gestione dei progetti richiedono lo sviluppo di ciò che viene definito un diagramma di rete e l'identificazione del percorso critico. Anche se questo può essere al di là delle vostre esigenze o del livello di conoscenza, il problema principale è quello di sequenziare le attività nel giusto ordine e quindi allocare risorse alle attività. Le domande da porre includono: cosa succede prima? Qual'è il prossimo passo? Quali passaggi possono andare avanti allo stesso tempo con risorse diverse? Chi farà ogni passo? Quanto tempo ci vorrà? Esistono molti pacchetti software eccellenti che possono automatizzare molti dettagli per te. Chiedi agli altri in posizioni simili a quello che usano.

1. Crea il tuo piano di base: ottieni un feedback sul tuo piano preliminare dal tuo team e da qualsiasi altro stakeholder. Regola i tuoi orari e gli orari di lavoro per adattarli al progetto nel tempo disponibile. Apportare le modifiche necessarie al piano preliminare per produrre un piano di base.
2. Richiedere rettifiche di progetto: non c'è quasi mai abbastanza tempo, denaro o talento assegnato a un progetto. Il tuo compito è fare di più con le risorse limitate di quanto le persone si aspettino. Tuttavia, ci sono spesso limiti posti a un progetto che sono semplicemente irrealistici. Devi presentare il tuo caso e presentarlo al tuo capo e richiedere la modifica di questi limiti irrealistici. Chiedi le modifiche all'inizio del progetto. Non aspettare fino a quando non è nei guai per chiedere i cambiamenti necessari. Tuttavia, se il tuo progetto prevede un matrimonio, non aspettarti di avere successo chiedendo molte modifiche significative!

1. Lavora il tuo piano, ma non morire per questo: rendere il piano è importante, ma il piano può essere modificato. Hai un piano per andare al lavoro ogni mattina. Se un incrocio è bloccato da un incidente, cambi il tuo piano e vai in un altro modo. Fai lo stesso con i tuoi piani di progetto. Modificali come necessario, ma tieni sempre a mente l'ambito e le risorse.
2. Monitora i progressi della tua squadra: farai pochi progressi all'inizio del progetto, ma inizierai poi a monitorare ciò che ognuno sta facendo comunque. Ciò renderà più facile catturare i problemi prima che diventino problemi.

1. Documenta tutto: conserva i record. Ogni volta che modifichi il piano di base, annota ciò che è stato cambiato e perché è stato necessario. Ogni volta che viene aggiunto un nuovo requisito al progetto, annota da dove proviene il requisito e in che modo il calendario o il budget sono stati adattati a causa di esso. Non puoi ricordare tutto, quindi scrivili in modo da poterli consultare alla fine del progetto e imparare da loro.
2. Mantieni tutti informati: Mantieni tutti gli stakeholder del progetto informati sui progressi da sempre. Fai sapere loro del tuo successo mentre completi ogni traguardo, ma informali anche dei problemi non appena arrivano. Inoltre, mantieni informato il tuo team. Se vengono prese in considerazione modifiche, comunica al team di loro quanto più lontano possibile. Assicurati che tutti nel team siano consapevoli di ciò che fanno gli altri.

La linea di fondo

Non è necessario essere un project manager formale per guidare un'iniziativa di progetto. Tuttavia, dovresti applicare gli strumenti e la logica della gestione del progetto al lavoro di chiarimento dei tuoi obiettivi, dettagliando il lavoro, costruendo una squadra, eseguendo e monitorando il lavoro. Meglio di successo!