Ecco cosa è necessario sapere sul contenuto dei file del personale
Un file del personale è la documentazione salvata dei datori di lavoro sulla storia e sullo stato dell'intero rapporto di lavoro con un singolo dipendente. Il datore di lavoro conserva questa documentazione di lavoro in un fascicolo personale per tre motivi.
- Il datore di lavoro desidera avere a portata di mano informazioni accurate e organizzate quando è necessario accedere alle informazioni per qualsiasi motivo. Cambiamenti nei contatti di emergenza, negli indirizzi dei dipendenti, nel tenere traccia delle valutazioni delle prestazioni, delle lettere disciplinari, del riconoscimento dei dipendenti e dei materiali di domanda di lavoro sono esempi dei tipi di informazioni che il datore di lavoro vorrebbe poter accedere rapidamente.
- Il datore di lavoro deve conservare la documentazione relativa a questioni relative al personale quali selezione dei dipendenti, prestazioni, storia lavorativa, giustificazione retributiva e applicazioni di promozione interna, per citarne solo alcuni.
Una richiesta EEOC, una causa legale o anche la necessità di giustificare la mancanza di un aumento o una promozione a un dipendente richiedono che il datore di lavoro abbia raccolto e conservato questo tipo di documentazione dei dipendenti. - Alcuni registri dei dipendenti sono richiesti dai governi federali o statali per i datori di lavoro da mantenere. Organizzare le informazioni sui dipendenti in un file personale ha senso per l'accesso, la conformità legale e la prontezza.
Tipi di file del personale
Un datore di lavoro in genere mantiene diversi tipi di file del personale, per uso aziendale, per la riservatezza dei dipendenti, per la privacy medica e per la conformità legale. Non sono a conoscenza di alcuna legge che indichi quanti file un datore di lavoro è tenuto a conservare.
Tuttavia, ci sono molte leggi e ci sono le migliori pratiche del personale per la riservatezza dei dipendenti, che regolano il contenuto dei file del personale e chi ha accesso a tali informazioni.
Questi sono i file del personale che la maggior parte dei datori di lavoro negli Stati Uniti mantiene. (Le leggi e le pratiche in tutto il mondo possono essere diverse.)
- File del personale: questo è il file principale dei dipendenti che contiene la cronologia del rapporto di lavoro.
- File del libro paga: si desidera mantenere un file separato per tutti i problemi relativi ai salari relativi a stipendio e benefit.
- File medico dei dipendenti: la legge federale sull'assicurazione della portabilità e responsabilità sanitaria del 1996 (HIPAA) impone ai datori di lavoro di proteggere le cartelle cliniche dei dipendenti come riservate.
- I-9 Forme dei dipendenti: è necessario conservare un file separato per tutti i moduli I-9 di tutti i dipendenti (non per dipendente) poiché non si desidera che i dipendenti pubblici, autorizzati a controllare questi moduli in una varietà di circostanze, guardino attraverso il proprio file personali dei dipendenti principali e riservati.
Accesso dei dipendenti ai file del personale
Ai dipendenti è consentito l'accesso ai file del personale dipendente sotto la guida e la supervisione dello staff delle risorse umane. I file del personale dipendente sono considerati proprietà del datore di lavoro che ha la responsabilità di mantenerli e salvaguardarli.
Esempio di politica del file del personale
Di seguito è riportato un esempio di politica sui file del personale da utilizzare nella propria azienda. Discute i vari file che sono raccomandati e chi dovrebbe avere accesso a ciascun file.
Politica di esempio
La Società gestisce tre file di dipendenti per ciascun dipendente.
Viene mantenuto un file personale per ciascun dipendente di (nome della propria azienda). Questi file personali contengono documenti riservati e sono gestiti e gestiti dallo staff delle risorse umane.
L'accesso a questo file è limitato allo staff delle risorse umane e presuppone che il manager di ciascun dipendente mantenga il proprio file con documenti pertinenti alle prestazioni lavorative del dipendente.
I documenti tipici in un file del personale includono la domanda di lavoro, un modulo di contatto di emergenza familiare, una cronologia delle azioni disciplinari documentate, un curriculum vitae, un manuale per i dipendenti e un datore di lavoro firmano le schede, le informazioni personali correnti e i riferimenti lavorativi.
Non tutti i file del personale contengono gli stessi documenti, ma ogni file del personale ha alcuni documenti uguali.
Vengono mantenuti anche i file del libro paga ; i file del libro paga contengono una cronologia dei lavori, dei reparti, delle modifiche alla compensazione, e così via. L'accesso al file del libro paga è limitato al personale addetto alla contabilità e alle risorse umane.
Viene mantenuta anche una cartella medica dei dipendenti . I contenuti della cartella medica non sono disponibili a nessuno, ad eccezione del personale designato dalle risorse umane e del dipendente i cui record sono conservati nel file. Nel nome della tua azienda), i file medici ricevono il più alto grado di archiviazione sicura e riservatezza.
Un dipendente può visualizzare il proprio file personale contattando una persona dello staff delle risorse umane durante il normale orario lavorativo. Nessun dipendente può modificare o rimuovere alcun documento dal proprio file personale che deve essere visualizzato in presenza di una persona dello staff delle risorse umane.
Conosciuto anche come file dei dipendenti, record dei dipendenti, file delle risorse umane, documentazione
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