Qual è il modo migliore per scrivere una lettera professionale - con una lettera cartacea o un'e-mail? Uno non è migliore dell'altro. In alcuni casi, ha senso comunicare via e-mail e talvolta potrebbe essere necessario inviare una lettera tradizionale scritta, stampata e firmata. Qualunque sia la tua scelta, è importante seguire le migliori linee guida per la scrittura e la formattazione di lettere ed e-mail professionali.
Il tipo di messaggio che scegli dipende da chi stai comunicando e dallo scopo della tua corrispondenza. L'e-mail è più semplice e veloce, ma alcuni messaggi e-mail non vengono mai aperti e, a seconda di chi stai scrivendo e del motivo per cui stai scrivendo, ti potrebbe essere richiesto di spedire una lettera scritta e firmata o addirittura caricarla online.
Linee guida professionali per la scrittura di lettere ed e-mail
Tutte le lettere ben scritte includono diverse sezioni. Le informazioni che includi in ciascuna sezione e il formato generale dipendono dal fatto che tu stia inviando una lettera scritta o un messaggio e-mail.
Quella che segue è una linea guida per scrivere lettere e messaggi e-mail, incluso come scrivere, formattare e correggere le tue lettere, con esempi di vari tipi di lettere commerciali.
Cosa includere in una lettera o e-mail
È essenziale conoscere le diverse parti di una lettera e ciò che dovrebbe essere elencato in ciascuna di esse. È inoltre necessario sapere come indirizzare e firmare sia le comunicazioni digitate che quelle via e-mail.
Parti di una lettera
- Informazioni sui contatti
- Saluto (saluto)
- Corpo di lettera
- Chiusura
- Firma
Informazioni sui contatti
Il modo in cui inserisci le tue informazioni di contatto sarà diverso in base al modo in cui invii la tua lettera. In un messaggio di posta elettronica, le informazioni di contatto saranno alla fine del messaggio, mentre in una lettera scritta, le informazioni di contatto sono nella parte superiore della pagina. Ecco cosa includere nella sezione delle informazioni di contatto, oltre a esempi sia per le lettere digitate che per le e-mail.
Saluto
Il saluto è la sezione di saluto della tua lettera con qualcosa come "Caro signor Peterson" o "A chi può interessare". Ecco un elenco di esempi di saluti di lettere che funzionano bene per corrispondenza professionale.
Corpo di lettera
Il corpo della tua lettera includerà diversi paragrafi. Il primo paragrafo dovrebbe includere un'introduzione e una breve spiegazione del motivo della tua scrittura. Il secondo paragrafo (e tutti i successivi paragrafi) dovrebbero spiegare ulteriormente le ragioni della tua scrittura. L'ultimo paragrafo dovrebbe richiedere l'intervento del lettore, se stai chiedendo qualcosa, o indicare come seguirai. Assicurati di chiarire lo scopo della tua lettera. Il lettore dovrà sapere cosa stai chiedendo e come possono aiutarti.
Oppure, se offri servizi o assistenza, assicurati che sia chiaro cosa puoi fornire.
Chiusura
Una lettera viene chiusa con un termine come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" seguito da una virgola, quindi la tua firma se stai inviando una lettera scritta.Se stai inviando un messaggio e-mail, digita semplicemente il tuo nome dopo la chiusura. Ecco un elenco di esempi di chiusura delle lettere che sono appropriati per la corrispondenza commerciale e di lavoro.
Firma
Il tocco finale alla tua lettera è la tua firma, che, in un messaggio di posta elettronica, includerà le tue informazioni di contatto. Ecco come firmare una lettera e come impostare e firma elettronica.
Come indirizzare una lettera
È importante rivolgersi alla persona che stai scrivendo formalmente, a meno che tu non le conosca molto bene. Ecco come indirizzare una lettera che includa informazioni generiche che puoi utilizzare se non hai una persona di contatto presso l'azienda.
Formattare la tua corrispondenza
Ora che hai tutte le informazioni che devi includere nel tuo messaggio, consulta il formato standard da utilizzare per le lettere e i messaggi e-mail:
- Formato della lettera
- Formato del messaggio di posta elettronica
Linee guida per la scrittura di lettere
Il prossimo passo è ripulire la tua lettera. Ci dovrebbe essere molto spazio tra i paragrafi e la parte superiore e inferiore della pagina. Devi anche selezionare uno stile e una dimensione del font leggibili e professionali. Quello che dici dipenderà dal motivo per cui stai scrivendo, quindi assicurati di adattare la tua lettera per adattarla alla tua situazione personale e professionale. Ecco le guide passo passo per scrivere una varietà di diversi tipi di lettere, inclusi margini di pagina, caratteri, spaziatura e dettagli su cosa includere, insieme ad esempi di ciascuno:
- Come scrivere una lettera commerciale
- Come scrivere una lettera di copertura
- Come scrivere una lettera di domanda di lavoro
- Come scrivere una lettera di riferimento
- Come scrivere una lettera di dimissioni
- Come scrivere una lettera di ringraziamento
- Linee guida per messaggi e inviti di LinkedIn
- Linee guida professionali per i messaggi di posta elettronica
Esempi e modelli
L'utilizzo di un modello è un ottimo modo per iniziare la tua lettera o un messaggio e-mail perché stai iniziando con il formato di base in vigore. Basta inserire le informazioni nell'apposita sezione della lettera.
Guardare gli esempi è utile, perché avrai idee su cosa dire nella tua corrispondenza.
- Campioni di lettere: esamina questi esempi di lettere scritte, comprese lettere commerciali, lettere di accompagnamento, lettere di ringraziamento, lettere di aggiornamento, lettere di accettazione e rifiuto di lavoro, lettere di dimissioni, lettere di apprezzamento, lettere commerciali e altri campioni e modelli di lettere.
- Esempi di messaggi di posta elettronica: questi esempi di e-mail includono esempi di messaggi di lavoro, ricerca di lavoro ed e-mail aziendali, oltre a modelli di e-mail, esempi di messaggi formattati e riga dell'oggetto, oltre a saluti e esempi di firma.
Correzione di bozze e controllo ortografico
Infine, prima di stampare o caricare la tua lettera o inviare il tuo messaggio di posta elettronica, controllo ortografico, controllo grammaticale e correzione di bozze. Un consiglio per assicurarsi che non ci siano errori è leggerlo ad alta voce. Potresti notare degli errori che hai perso leggendo solo