Una politica BYOD è spesso una buona scelta per le aziende più piccole
Una politica BYOD (Bring Your Own Device) è una situazione difficile per ora e per il futuro. Prima dei tempi di smartphone e laptop, l'idea di chiedere a un dipendente di portare le proprie attrezzature per il lavoro era ridicola. ("Vorremmo offrirti il lavoro di segretaria, signorina Jones, ma per favore fornisci la tua macchina da scrivere per lavoro.")
Ma oggi tutti hanno un iPhone in tasca e un laptop sulla scrivania, così tanti manager aziendali pensano perché dovrebbero pagare per un telefono o un laptop quando i dipendenti li hanno già? Quindi, trovi apparire la società Bring Your Own Device.
Se stai pensando di implementare una politica BYOD, pensa ai pro e ai contro. Qui ci sono pro e contro per te da considerare quando pensi alla migliore direzione per la tua azienda.
Professionisti di una politica BYOD
Costo: scoprirai che il costo di acquistare telefoni e computer portatili per ogni dipendente è alle stelle. Se chiedi ai dipendenti di portare i propri, ti salva una fortuna letterale. È possibile imbattersi in un dipendente che non possiede uno smartphone, ma la maggior parte delle persone già lo fa.
Un recente sondaggio Pew Research ha rilevato che il 77% degli adulti americani possiede già uno smartphone, con il 92% dei minori di 18-29 anni che ne possiede uno.
Convenienza: i dipendenti possono attaccare un telefono in tasca e non devono preoccuparsi di prendersi cura di due dispositivi. Lavora e-mail, e-mail a casa, è tutto insieme. Saprai che puoi sempre raggiungere i tuoi dipendenti perché avranno sempre il telefono con loro.
A ogni dipendente piace la propria attrezzatura: se a John piacciono gli iPhone e Jane gli piace Androids, entrambi possono usare felicemente il loro sistema preferito. Non devono imparare nuovi sistemi. Spesso, se la tua azienda paga per installare Microsoft Office o Photoshop o qualsiasi altro software di cui il dipendente ha bisogno per lavorare sul laptop personale di un dipendente, il dipendente è felice di avere anche il software per il lavoro personale.
Il dipendente non ha una curva di apprendimento per le nuove apparecchiature perché il dipendente comprende già come utilizzare i propri dispositivi elettronici. Possono iniziare il primo giorno per una produttività immediata.
Tecnologia aggiornata: è un'enorme spesa per qualsiasi azienda aggiornare le apparecchiature, ma i dipendenti sono spesso più motivati a pagare per sostituire il proprio telefono o laptop con l'ultimo dispositivo disponibile. Questo è un vantaggio per la tua azienda in quanto l'attrezzatura viene aggiornata più rapidamente di quanto sarebbe se l'azienda dovesse pagare per questo.
Un senso di proprietà: se perdi il telefono della tua azienda, è un problema, ma la società ti fornirà una nuova soluzione. Se perdi il tuo telefono, il mondo sta finendo. Pertanto, i dipendenti sono più inclini a mantenere il controllo delle proprie apparecchiature perché in realtà appartiene a loro. Non perdono solo un pezzo di plastica, perdono le loro foto, i loro ricordi e ciò che può sentire il loro braccio destro.
Contro di una norma BYOD
Supporto IT: se ogni dipendente ha un computer, tablet e telefono con problemi standard, è più semplice per il reparto IT supportare e riparare i dispositivi. Se ognuno ha il suo, può diventare complesso per mantenere il funzionamento dell'elettronica. Se hai bisogno di installare un software personalizzato, funzionerà sui dispositivi di tutti? Cosa succede se Jane non è disposta ad aggiornare il suo laptop? Cosa succede se John vuole eseguire Linux mentre tutti gli altri utilizzano Windows?
Sicurezza: che tipo di dati genera e utilizza la tua organizzazione? È facile stabilire regole su come i dipendenti dovrebbero utilizzare i dispositivi aziendali, ma non è così facile dire ai dipendenti che non possono lasciare che il loro tredicenne scriva un foglio di scuola sul proprio laptop. Che cosa hai intenzione di fare per assicurarti che le informazioni sulla tua azienda siano al sicuro?
Cosa succede quando un dipendente lascia il tuo lavoro? Dovrai rimuovere tutte le informazioni riservate da qualsiasi dispositivo dipendente quando lasciano la società. Ma tu non vuoi cancellare le loro informazioni personali. Nessuno è felice se tu dica: "È necessario cancellare tutte le tue foto e i tuoi documenti dal computer per assicurarti di non prendere alcuna informazione confidenziale".
Dovrai determinare in che modo proteggere le tue informazioni confidenziali prima che un dipendente accetti di utilizzare la sua attrezzatura per il lavoro. Assicurati di indicare chiaramente, dall'inizio, cosa farai con le informazioni classificate sul dispositivo o avrai dei problemi quando un dipendente se ne va.
Cosa succede a un numero di telefono quando un dipendente lascia? Se Jane è una commessa che usa il suo numero di telefono personale per motivi di lavoro quando abbandona e si trasferisce al concorrente, tutti i suoi clienti hanno ancora il suo numero di telefono nei loro archivi.
Quando chiamano, lei risponderà, e Jane avrà un tempo molto più facile per spostare quei clienti nella sua nuova compagnia. Anche se Jane firmasse un accordo di non concorrenza, se i clienti vengono da Jane, non puoi fermarli legalmente. Finché Jane non insegue i clienti, è chiara.
Conclusioni sulle politiche BYOD
Una politica BYOD è giusta per la tua azienda? Una politica BYOD potrebbe funzionare bene per la tua azienda. Ma, non prendere la decisione basata esclusivamente sulla convenienza e sui fattori di costo. Pensa a come una norma BYOD avrà un impatto sulla tua attività e penserai a cosa vogliono i tuoi dipendenti.
Guarda al futuro e prendi decisioni su come gestire i dispositivi quando un dipendente lascia la tua organizzazione. Una politica BYOD può aiutare a impostare la tua attività per il successo, specialmente per le piccole imprese, ma ci sono degli svantaggi definiti che devi identificare e gestire.