Ti interessa un lavoro come receptionist? Prima di iniziare a fare domanda per le posizioni di receptionist, prenditi il tempo per rivedere ciò che il lavoro comporta e mettere insieme un curriculum che evidenzia le tue precedenti esperienze e le abilità che ti faranno risaltare rispetto agli altri candidati.
Descrizione del lavoro del receptionist
I receptionist eseguono attività amministrative e di ufficio, come rispondere a telefoni e e-mail, ricevere visitatori e fornire informazioni generali sulla loro organizzazione al pubblico e ai clienti.
Una receptionist è, per definizione, la prima persona che un visitatore normalmente vede. L'ingresso principale di un complesso di uffici o di una struttura medica di solito ha una receptionist il cui compito principale è quello di indirizzare i visitatori all'ufficio corretto all'interno della struttura. I singoli uffici possono anche avere il proprio addetto alla reception, o un assistente di ufficio o un direttore d'ufficio possono svolgere tale ruolo. In effetti, i tre gradi si intrecciano l'un l'altro in una certa misura. Sebbene a volte trascurato, i receptionist occupano un ruolo fondamentale e di fiducia in qualsiasi azienda.
Stipendio
Il salario mediano per i contabili era di $ 27.920 all'anno a maggio 2016 secondo il Bureau of Labor Statistics. Varia in base all'area e ai livelli di esperienza.
Le 5 competenze richieste dagli addetti alla reception
Ecco le informazioni sulle migliori competenze che i datori di lavoro cercano quando assumono i receptionist:
1. Professionalità
Come receptionist, dovresti essere la prima persona che vede un cliente o un altro visitatore al suo arrivo.
Ciò significa che sei responsabile di fornire la prima impressione a tutti del tuo datore di lavoro. Devi quindi incarnare gli ideali della tua azienda, sia nel tuo comportamento che nel tuo aspetto. Guardare la parte. Saluta tutti con un sorriso e una parola gentile e dimostra che sei felice di aiutare.
2. Abilità comunicative
La comunicazione è molto importante dal momento che il tuo compito principale è quello di salutare le persone, scoprire di cosa hanno bisogno e aiutarle a ottenerle.
La maggior parte di questa comunicazione sarà verbale, di persona o per telefono.
Oltre a interagire con i visitatori, dovrai anche lavorare a stretto contatto con tutte le varie persone che i visitatori vengono a vedere. Se un incontro importante dovesse cadere, potrebbe essere necessario spiegarne il motivo. Se qualcuno sta avendo una brutta giornata, puoi sopportarne il peso.
Se un'emergenza si sviluppa all'interno o all'esterno della tua sede di attività, potresti essere la prima persona a dover rispondere e decidere cosa fare. E dovrai sempre assicurarti che le informazioni scorrano attraverso di te in modo accurato ed efficiente.
3. Competenze tecnologiche
Ovviamente, utilizzerai un sistema telefonico, probabilmente uno con più linee interne ed esterne che devi continuare a funzionare senza problemi. Probabilmente avrai anche bisogno di avere familiarità con fogli di calcolo, software di videoscrittura, sistemi di posta elettronica e di condivisione file della tua azienda, e possibilmente diverse piattaforme di social media e soluzioni software della tua azienda. C'è sempre una fotocopiatrice e la carta si inceppa sempre. Puoi aggiustarlo?
4. Organizzazione
Sarai il nesso di gran parte della comunicazione interna del tuo datore di lavoro. Ciò significa che non dovrai solo organizzarti, ma anche tenere tutti gli altri organizzati.
Potresti essere responsabile per lo stoccaggio e il raddrizzamento dei materiali di lettura o delle risorse informative nella tua area di attesa.
5. Capacità multitasking
Raramente avrai solo una cosa a cui prestare attenzione. Potrebbe essere disponibile una nuova telefonata mentre sei ancora in linea con la prima, quindi devi salutare il nuovo chiamante e poi tornare indietro. Nel frattempo, tre persone potrebbero aspettare di persona per parlare con te. Dovrai tenere separati i bisogni di ogni persona nella tua mente, non trascurare nessuno, e non essere sopraffatto o frustrato. Alcune persone godono la sfida. Alcuni no. Se riesci a multitasking bene, puoi essere una risorsa per il tuo datore di lavoro e la tua azienda e probabilmente avrai successo come receptionist.
Lista delle competenze del receptionist
Le competenze richieste per il lavoro di reception variano in base al lavoro per il quale si sta applicando.
Ecco una lista di possibili abilità che potresti aver bisogno di assumere.
A - G
- Precisione
- Supporto amministrativo
- Rispondendo alle domande
- Pianificazione degli appuntamenti
- Assistere gli altri
- Attenzione ai dettagli
- Supporto clericale
- Rapporti con i clienti
- Comunicazione
- Computer
- Confermare gli appuntamenti
- Corrispondenza
- Attenzione al cliente
- Assistenza clienti
- Inserimento dati
- Consegna di posta
- Diplomazia
- Dirigere i visitatori
- Corrispondenza e-mail
- Pianificazione degli eventi
- limatura
- Inoltro di chiamate telefoniche
- amichevole
- Operazioni di front desk
- Saluto Visitatori
H - M
- interpersonale
- Rilascio dei pass di sicurezza
- posta
- Gestione dei libri degli ospiti
- incontri
- Messaggio
- Microsoft Office
N - S
- Doveri d'ufficio
- Attrezzatura da ufficio
- Supporto per l'ufficio
- Organizzazione
- Chiamate telefoniche
- Definizione delle priorità
- Dare informazioni
- Fornire materiali di lettura
- Puntualità
- Registrazione degli ospiti
- Affidabilità
- Ricerca
- Screening e direzione delle chiamate
- Auto-motivato
- Centralino
T - Z
- Lavoro di squadra
- Telefono
- Gestione del tempo
- Convalida dei passaggi di parcheggio
- Comunicazione verbale
- Manutenzione dell'area di attesa
- Benvenuto Visitatori
- Elaborazione di testi
- Comunicazione scritta
Frasi da includere in un curriculum del receptionist
Un curriculum per la posizione di receptionist dovrebbe contenere un numero di sezioni come un obiettivo o profilo, una sintesi delle qualifiche, aree di competenza, risultati, storia lavorativa, abilità e istruzione.
Le seguenti frasi ti aiuteranno a creare il tuo curriculum Puoi usare queste affermazioni nella sezione delle competenze, delle qualifiche o dei punti di forza del tuo curriculum:
• Altamente qualificato nel salutare i visitatori e indirizzarli alla persona o alla sezione giusta
• Esperto nella gestione dei libri degli ospiti e nell'emissione di pass di sicurezza
• Esperienza pratica nel fornire informazioni ai visitatori e rispondere alle loro domande
• Comprovata registrazione di risposta / inoltro chiamate e ricezione di messaggi
• Dimostrata capacità di gestire richieste telefoniche ed e-mail
• In grado di mantenere una reception organizzata
• Conoscenza completa dell'organizzare materiale di lettura nell'area di attesa
Le seguenti dichiarazioni dei compiti di lavoro della receptionist sono fornite al passato e possono essere utilizzate per descrivere le tue esperienze con un lavoro che hai svolto in passato. Se vuoi scrivere una descrizione del tuo attuale lavoro di accoglienza nel tuo curriculum, dovresti cambiare queste frasi per presentare il tempo.
• Accolto, assistito e diretto gli ospiti, i lavoratori, i visitatori e il pubblico in generale
• Ha risposto a tutte le chiamate in arrivo e ha gestito le richieste del chiamante
• Servizi di supporto all'ufficio forniti in modo da garantire l'efficienza
• Ha risposto agli ospiti e richieste pubbliche
• Ricevuti, diretti e inoltrati dai messaggi fax telefonici
• Dirigere dipendenti, ospiti e il pubblico in generale al membro del personale giusto
• Mantenimento di un numero sufficiente di forniture per ufficio
• Fornitura di testi e supporto per l'ufficio forniti
• Ritirato e consegnato la posta
• Gestito il sistema di archiviazione comune e archiviare tutte le lettere
• Coordinare la riparazione e la manutenzione delle forniture per ufficio
• Servizi amministrativi forniti al responsabile dell'ufficio
Esempio di riprogrammazione del receptionist
Aiuta sempre ad avere un esempio quindi ecco uno sguardo a come dovrebbe apparire un resume del receptionist e può essere adattato alle tue esigenze di ricerca di lavoro:
Nome e cognome
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
[email protected]
Esperienza lavorativa
Receptionist / Assistente amministrativo
Law Offices di Smith e Reilly
Colonie, NY
Gennaio 201X - Presente
- Pianifica e partecipa alle riunioni, prendi i verbali delle riunioni, condividi i minuti via e-mail a tutti i partner.
- Organizzare i documenti in preparazione per le date del tribunale
- Prima persona di contatto per i clienti.
- Forniture per ufficio ordinate e mantenute per l'azienda.
- Organizzato e ha risposto alle e-mail, se necessario.
Addetto alla reception
Studio dentistico del Dr. Smith
Albany, NY
20 dicembre - dicembre - 20XX
- Accolti pazienti quando arrivarono.
- Appuntamenti programmati di persona e al telefono.
- Gestione di file medici (creazione di annotazioni, ordinamento e archiviazione).
- Reclami depositati presso compagnie assicurative dentali.
- Gestione della posta e dell'e-mail in entrata e in uscita.
Rappresentante del Servizio Clienti
National Power and Gas Company
Albany, NY
20 settembre - 20 dicembre
- Chiamate al servizio clienti con risposta.
- Risolti problemi e preoccupazioni dei clienti.
- Dirigere i clienti verso risorse appropriate.
- Comodamente utilizzato un sistema di assistenza clienti basato su computer.
Altra esperienza
Camp Happiness - Camp Counselor
Estate 199X
Latham High Gazette - Editor di giornali
Junior e Senior anni di liceo
Formazione scolastica
ABC College, Albany, NY
Laurea in lettere
Maggiore: Business Administration
Abilità
- Ottime capacità di MS Office.
- Ottime capacità grammaticali.
- Esperienza di risposta alle chiamate su telefoni multilinea.
- Comodo utilizzando una varietà di apparecchiature per ufficio.
- Capacità di mantenere uno spazio di lavoro organizzato e ordinato.
- Forti competenze nel servizio clienti.
Suggerimenti per scrivere il tuo curriculum
Quando compili il tuo curriculum, assicurati di menzionare tutte le tue abilità rilevanti, tenendo presente il tipo di ufficio in cui lavorerai. Scrivi il tuo curriculum specificamente per il lavoro per il quale stai facendo domanda.
Ad esempio, se stai facendo domanda per un posto in uno studio medico, assicurati di mettere in evidenza le tue abilità che saranno utilizzate in quel tipo di impostazioni come il servizio clienti, il telefono o le capacità di archiviazione che hai. Ecco come abbinare le tue abilità ad una descrizione del lavoro.