Cosa non dovrebbero tenere i datori di lavoro nei registri del personale

Cosa dovrebbe (e non dovrebbe) essere inserito in un file del personale dipendente

I datori di lavoro non dovrebbero mai inserire particolari articoli nei documenti personali del personale. I contenuti dei file e dei record del personale sono generalmente accessibili al personale delle Risorse umane, al dipendente e al manager e supervisore del dipendente, in alcune aziende.

In altri, l'accesso è limitato al personale delle risorse umane e i dipendenti possono richiedere l'accesso ai loro registri. Gli avvocati possono anche citare in giudizio il contenuto dei documenti del personale per le denunce e le denunce della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC).

Un ex dipendente può anche richiedere una copia dei propri documenti personali.

Con tutti questi potenziali usi e potenziali spettatori dei record del personale, un datore di lavoro deve fare attenzione a mantenere una documentazione obiettiva e obiettiva sulla storia lavorativa di un dipendente nei registri del personale. Di conseguenza, applicare queste linee guida generali alla documentazione che si conserva nei record del personale dell'organizzazione.

Linee guida generali per i contenuti del file del personale dipendente

• Le informazioni negli archivi del personale devono essere effettive. Opinioni del personale del Supervisore o delle Risorse Umane; note casuali; pettegolezzo; voci infondate; domande, rapporti o accenni tattici di altri dipendenti inesplorati; accuse non perseguite, investigate e concluse; e qualsiasi altra informazione, commento o nota non fattuale dovrebbe essere esclusa dal file personale di un dipendente.
  
  Uno dei peggiori esempi di commento offensivo che un manager delle risorse umane ha trovato archiviato in un record personale, ha coinvolto le note di intervista di un gestore assumente. Uno diceva: "Forse troppo grasso per salire e scendere le scale quando necessario." Immagina il dipendente, un avvocato e persino i futuri impiegati e supervisori che leggono commenti come questi.
  
  In un'altra azienda, il gestore ha trovato note non comprovate che i dirigenti e altri hanno inserito nei file del dipendente, ad esempio "Mary è arrabbiata perché non ha ottenuto un aumento. Ha rallentato il suo lavoro in modo mirato per ottenere persino il suo manager". Vedi il problema?

• I record del personale devono essere attentamente assegnati alle posizioni dei file appropriate. Determina un protocollo per i record del personale della tua azienda in base alle leggi statali e federali, alle leggi sull'occupazione come la Portabilità delle assicurazioni sanitarie e l'Accountability Act del 1996 (HIPAA) e le migliori pratiche dei datori di lavoro.
  
  Quindi, attenersi al protocollo. Non vuoi trovare scuse di dottore casuali infilate nel file personale quando appartengono a un dossier medico. Né, vuoi la motivazione e la giustificazione per la promozione di un dipendente nel file del libro paga.
  
  Inoltre, non si desidera che i registri di una decisione assunzioni che coinvolgono il controllo di fondo o note da discussioni con ex datori di lavoro nel file personale.

• Supervisori, manager e altri dipendenti che inseriscono documentazione negli archivi del personale devono essere formati per scrivere in modo appropriato la documentazione. Affermare in un dipendente il rimprovero che il dipendente era un deadbeat completo non vincerebbe i record del personale di alcun premio, ma i supervisori inesperti sono stati conosciuti per scrivere dichiarazioni simili.
  
  Meglio ancora, limitare l'accesso ai file alla persona dello staff delle risorse umane che è responsabile per i record e sa cosa dovrebbe e non dovrebbe essere inserito in un file personale.
• Bilancia le informazioni che inserisci nei record del personale per includere sia gli aspetti positivi che quelli negativi della storia lavorativa di un dipendente. Troppo spesso, i registri del personale enfatizzano ogni evento negativo e perdono i componenti positivi.
• Riconoscere la differenza tra le note personali di un supervisore sul proprio personale addetto alla segnalazione e le registrazioni ufficiali del personale della società. Le note del supervisore utilizzate per il miglioramento delle prestazioni, per tenere traccia dei progetti e il completamento degli obiettivi e per determinare in modo equo i rilanci e i piani di sviluppo delle prestazioni, ad esempio, appartengono al file privato di un supervisore, non nei documenti del personale dell'azienda.
  
  Riconoscere anche la necessità di formare supervisori su come prendere appunti e conservare la documentazione nel loro file di gestione. Gli stessi criteri per fatti, non opinioni e esempi specifici, non per sentito dire, si applicano a note private.
  
  Le note private del supervisore possono essere citate in giudizio nel caso di una causa, quindi si consiglia cautela anche per le note private. Non è raccomandata la pratica dei supervisori che conservano copie dei documenti presenti nel file del personale dei dipendenti nel loro file di gestione.

• La documentazione di assunzione e le note di intervista presentano un po 'di imbarazzo. La migliore pratica consiste nel mantenere un file separato per ogni posizione che si riempie che include tutta la documentazione relativa al riempimento di quella posizione dalla registrazione del lavoro ai controlli di riferimento. I curricula, le lettere di accompagnamento e le domande dei candidati appartengono a questo file eccetto che è necessario spostare l'applicazione del dipendente assunto nel file del personale dipendente.
  
  Questo file ha le liste di controllo ufficiali e le forme che si adoperano per la rappresentazione imparziale delle qualifiche di un potenziale dipendente e supportano la decisione di assumere il candidato più qualificato. Le opinioni e le note del gestore assumente prese durante il processo di assunzione non appartengono a questo file. Le risorse umane possono raccogliere queste note per conservare la documentazione completa su una decisione di assunzione, ma non appartengono ai registri del personale.

• La documentazione fattuale relativa alle decisioni sull'occupazione come la promozione, il trasferimento a un'opportunità laterale e gli aumenti salariali sono inclusi nelle registrazioni del personale. Le opinioni del supervisore o delle risorse umane sul dipendente non lo fanno. La documentazione ufficiale sull'azione disciplinare, come un avvertimento scritto, appartiene anche al fascicolo personale del dipendente.

Esempi specifici di documentazione che non dovrebbero essere nei record del personale

Le seguenti informazioni non devono essere inserite nei documenti del personale. La documentazione può richiedere un file separato, può essere classificata come note di supervisione o di gestione o non deve essere conservata affatto da un datore di lavoro.

• Qualsiasi informazione medica appartiene alla cartella medica.
• Le informazioni sul libro paga appartengono al file del libro paga.
• I documenti che includono i numeri di previdenza sociale dei dipendenti o le informazioni sulle classificazioni protette di un dipendente come età, razza, sesso, origine nazionale, disabilità, stato civile, credo religioso e così via non dovrebbero mai essere conservati nei file del personale.
• La documentazione di supervisione ai fini della gestione del lavoro di un dipendente, la definizione degli obiettivi, il feedback fornito e così via deve essere archiviata in una cartella privata, di un supervisore o di un gestore.
• Il materiale di indagine comprendente il reclamo del dipendente, le interviste ai testimoni, il colloquio con i dipendenti, i risultati, le raccomandazioni e la risoluzione degli avvocati, oltre al follow-up per garantire l'assenza di ritorsioni, dovrebbe risiedere in un fascicolo investigativo separato dai documenti del personale.
• File impiegato I-9 si forma in un file I-9 o in una posizione, lontano dai record del personale dipendente.
• Effettuare verifiche in background, inclusi cronologia criminale, rapporti di credito e così via, e i risultati dei test antidoping in un file separato a cui i supervisori, i dirigenti e il dipendente non possono accedere. SHRM raccomanda questo file separato o raccomanda che questa informazione possa essere archiviata anche nel file medico del dipendente.
• I documenti relativi alle pari opportunità dei dipendenti, quali moduli di autoidentificazione e rapporti governativi, non devono essere conservati nel file del personale né in qualsiasi luogo a cui il supervisore abbia accesso.

Se segui queste linee guida, la tua organizzazione memorizza in modo efficace la storia lavorativa effettiva e accettabile e le registrazioni del personale nelle sedi appropriate.

Disclaimer: Si prega di notare che le informazioni fornite, pur essendo autorevoli, non sono garantite per accuratezza e legalità. Il sito è letto da un pubblico mondiale e le leggi e le normative sull'occupazione variano da stato a stato e da paese a paese. Per favore cerca assistenza legale, o assistenza da parte di risorse governative statali, federali o internazionali, per accertarti che la tua interpretazione legale e le decisioni siano corrette per la tua posizione. Questa informazione è per guida, idee e assistenza.