Quando hai iniziato ad usare il telefono? Probabilmente non appena hai potuto dire "ciao". Non hai bisogno di più abilità di quella per fare o ricevere una chiamata. La verità è che, mentre non è certamente scienza missilistica, un'etichetta telefonica corretta in un ambiente di lavoro implica un po 'più della capacità di pronunciare un saluto. Poiché potrebbe essere il tuo primo punto di contatto con un cliente, un cliente o anche il tuo datore di lavoro, è la tua opportunità di fare una buona prima impressione ...
o uno povero. Ecco alcuni consigli da seguire quando si utilizza il telefono al lavoro:
- Ingoiare prima
In altre parole, la bocca dovrebbe essere libera quando si effettua una chiamata o si risponde al telefono. Vuoi essere in grado di parlare chiaramente e questo è impossibile se stai masticando o deglutendo. - Nome e classifica per favore
Quando si riceve una chiamata al lavoro, è necessario identificare se stessi, la propria azienda e il proprio dipartimento, se applicabile. Se il chiamante ti è stato trasferito dalla linea principale dell'azienda, puoi indicare solo il tuo nome e il dipartimento. La persona che inizialmente ha risposto alla chiamata ha probabilmente dato il nome della società. Quando sei il chiamante, identificati nello stesso modo prima di chiedere la persona che stai cercando di raggiungere. - I modi davvero fanno la materia
Sii sempre educato indipendentemente da chi si trova dall'altra parte della linea. Sia che tu stia parlando con un addetto alla reception o con il presidente della compagnia, non dimenticarti mai di dire per favore e grazie. A parte il fatto che tutti meritano rispetto, la persona che risponde alla tua chiamata può assicurarsi che venga gestita in modo appropriato.
- Focus: Mentre a tutti piace il multitasking (o il tentativo di) astenersi dal prendere in considerazione altre cose mentre si è impegnati in una chiamata. Dovresti dare alla persona con cui stai parlando la tua totale attenzione. La tua email, i social media e i giochi possono aspettare.
- Adesso aspetta
Prima di tutto, dovresti evitare tutte le altre conversazioni mentre sei al telefono. A volte la realtà si intromette. Potrebbe essere necessario parlare con qualcuno che entra nel tuo ufficio o nel tuo box o prendere un'altra chiamata. Scusa te stesso e quindi limita l'altra conversazione a pochi secondi. Non lasciare qualcuno in attesa in attesa indefinitamente. Se non puoi occuparti rapidamente dell'altro argomento, ma deve essere affrontato immediatamente, invece di mettere in attesa la persona con cui stavi parlando, chiedi se puoi richiamare in un momento che è conveniente per lei.
- Non lasciare che il tuo chiamante si perda nel sistema
Ci sono momenti in cui non sarai in grado di aiutare la persona dall'altra parte della linea e dovrai trasferirlo a qualcuno che può farlo. Quando lo fai, assicurati che sappia a chi stai trasferendo la chiamata e perché. Fagli sapere cosa fare se la chiamata non viene eseguita o se la persona a cui lo stai mandando non è presente o non può aiutarti. - Mantieni i messaggi brevi e dolci
Quando si lascia un messaggio vocale per qualcuno, parlare lentamente e chiaramente, soprattutto quando si indica il proprio nome e numero di telefono. Troppe persone lasciano messaggi molto lunghi e sconnessi solo per mormorare rapidamente i loro nomi e numeri alla fine che lasciano il destinatario incapace di rispondere alla chiamata. - Una volta è sufficiente
Se lasci un messaggio e la persona per cui l'hai lasciata non ti risponde immediatamente potrebbe essere perché non può al momento. Non è necessario chiamare più e più volte. Se si tratta di un problema urgente, puoi provare a chiamare di nuovo il giorno successivo o seguire un'e-mail affermando che hai lasciato anche un messaggio vocale. - Ascolta prima
Ascolta una segreteria telefonica che hai ricevuto nella sua interezza prima di restituire la chiamata. Potresti scoprire che non è nemmeno necessario richiamare (wow, che risparmio di tempo) o che devi prima occuparti di qualcosa. Ad esempio, il chiamante potrebbe aver bisogno di informazioni che puoi avere pronto quando torni da lei.
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