Le applicazioni di videoconferenza online come Zoom, WebEx, Skype e GoToMeeting sono strumenti eccezionali che consentono a coloro che lavorano a casa di incontrare virtualmente collaboratori e colleghi. Permette di prendere decisioni in tempo reale e di costruire un rapporto personale con i colleghi allo stesso tempo. E tutta questa collaborazione professionale rende più facile per quelli di noi che cercano l'equilibrio tra lavoro e vita privata di trovarlo.
Sì, questi strumenti online sono veramente grandi, infatti, finché non lo sono.
Mentre gli incontri con questi strumenti possono essere efficaci, modi efficaci per le persone di incontrarsi, ci sono alcuni racconti di cautela. Prendiamo, per esempio, la donna che stava curando le sue unghie durante un incontro ... mentre a sua insaputa era stata proiettata su uno schermo a parete nelle altre sedi della società in tutto il mondo. E poi c'era il ragazzo che stava lavorando da casa e visibile in una riunione solo dal petto in su. Indossava una bella maglietta di Oxford. Ilarità si assicurò, tuttavia, quando si alzò dalla sedia per recuperare un libro. Indossava solo pugili sotto l'Oxford.
Nonostante questi snafus, gli incontri virtuali stanno decollando nel mondo aziendale - qualcosa che quelli di noi che lavorano a casa apprezzano davvero. I progressi tecnologici, uniti alla disponibilità da parte di più aziende a consentire ai dipendenti di lavorare almeno in parte del tempo da casa, hanno reso la videoconferenza online un modo prezioso e conveniente per i lavoratori di collaborare.
Ma c'è anche un punto debole oscuro associato a questi tipi di riunione, che può andare da una vera isterica ad una umiliante abietta a un rapido licenziamento da parte della compagnia. Se hai bisogno di partecipare a questi incontri, ecco alcune cose da tenere a mente.
Gaffe video e video
Potresti pensare che non sia necessario dirlo, ma se sei in una stanza piena di persone, e sei impegnato in una videoconferenza con altre stanze distese di persone, e sei nella parte anteriore del tuo gruppo, quindi, al centro dello scatto della fotocamera, non è un buon momento per una manicure. Non dimenticare dove sei. Sei in un incontro di lavoro. Abbi rispetto per i tuoi colleghi e la tua azienda.
Da qualche parte su tutte le applicazioni di videoconferenza c'è un modo per silenziare l'audio in modo da non poter essere ascoltato. Diventa intimamente consapevole della posizione di questo pulsante e puoi fare clic su di esso alla velocità della luce.
Una volta in una riunione in videoconferenza non molto tempo fa in cui il vicepresidente dell'azienda stava tenendo in sospeso questo e quello, chiaro come un campanello, una donna che era presente alla chiamata ha detto "Questo tizio non sa cosa sia il @@ ## Sta parlando di. È un tale @ ** # @ %%. "Con quasi 200 persone alla chiamata, il silenzio si è spezzato. Non molto tempo dopo, quella donna fu separata dalla compagnia. Lezione del giorno: il pulsante muto è tuo amico.
Problemi di famiglia
Naturalmente, un bambino che piange sentito in una chiamata in conferenza è un problema. È ovvio. Ma che dire del parente giurato udibile in sottofondo o del bambino nudo che sfreccia nel tuo ufficio durante una chat video. Se stai provando a proiettare professionalità mentre lavori a casa, questo ti metterà in grave pericolo! Assicurati che la tua famiglia conosca (e aderisca) alle regole di base del tuo lavoro a casa.
Problemi dell'animale domestico
Chi non ama Rover? Le persone con cui stai tenendo una videoconferenza che devono ascoltarlo abbaiare. Lo stesso vale per Kitty che rotola sulla tastiera mentre digita in chat!
A meno che non ci sia un gruppo molto piccolo nella riunione e pensi di aver raggiunto un alto livello di fiducia e fiducia in queste persone, non è una buona idea mettere il tuo Shih Tzu su di te mentre ti trovi in una riunione di lavoro!
Un ufficio a casa dovrebbe sempre avere una porta in modo da poter escludere gli animali domestici e altre potenziali distrazioni durante le videoconferenze e le buone riunioni telefoniche di vecchia data. Questo è anche utile se il tuo incontro coincide con il momento più felice del cane del giorno ... l'arrivo del corriere.
Screen Sharing Snafus
Molti sistemi di videoconferenza consentono di condividere lo schermo con altri partecipanti alla riunione. Ciò ti consente di aprire quel foglio di lavoro su cui hai lavorato tutta la settimana e di condividerlo con i membri del tuo team in modo che possano vedere (a) sai davvero di cosa stai parlando quando si tratta di questo progetto e (b) tu sono un grande successo perché hai imparato la capacità di condividere il tuo schermo.
Ma non andare avanti da solo. Se hai una sensazione prima di una riunione video che potresti dover condividere lo schermo, ricorda che lo schermo sarà visibile a tutti prima di aprire quel foglio di calcolo. Non sarebbe ottimale, ad esempio, se avessi iniziato a condividere il tuo schermo e tutti, compreso il tuo capo, avessero visto che stavi solo controllando l'ultima vendita online di Bed Bath & Beyond o peggio di scrivere una lettera di accompagnamento per un nuovo lavoro!
Etichetta della chat
Chat online è veloce e scattante e divertente. Che cosa potrebbe andare storto? Bene ... quando si parla di videoconferenza, le chat possono diventare una tana del coniglio, un vicolo digitale che attira l'attenzione dalla riunione vera e propria. Zoom, una soluzione di riunione virtuale popolare, ha una bella funzione di chat che può essere utile. Messaggi di chat come "Ho perso l'audio" o "C'è un collegamento alla presentazione?" Sono buone domande perché possono avvisare l'organizzatore di una riunione che potrebbe esserci un problema tecnico o che è necessario condividere le informazioni in più ampiamente.
Ma questo tipo di sidebar che chiacchierano durante una riunione, specialmente quando ci sono dozzine di persone nella riunione, può distrarre molto velocemente. Ricorda che tutti vedono quelle conversazioni off-topic come "Cosa stai facendo oggi a pranzo, sto morendo di fame" o "Sei un cane è il CUTEST!"
The Upshot: Use Your Common Sense
Come con la maggior parte della tecnologia, la videoconferenza online è uno strumento meraviglioso che guida il coinvolgimento aziendale e consente alle persone che lavorano al di fuori dell'ufficio tradizionale di contribuire in modo significativo al team di lavoro.
Ma anche come con la maggior parte della tecnologia, gli utenti hanno bisogno di una nozione forte e di buon senso di ciò che è e ciò che non è appropriato nelle riunioni di videoconferenza. Molte lune fa, il mio primo capo aveva questo consiglio riguardo all'email: "Se non scriveste il messaggio su una casa da cartolina a tua madre, probabilmente non dovresti inviarlo via e-mail." Nel mondo di videoconferenza, questo tipo di buon senso è ancora un ottimo consiglio.