I project manager esperti e coloro che lavorano nelle grandi aziende avranno software e contabili per aiutarli a mettere insieme i budget dei progetti. Ma cosa succede se non lo fai? Se stai fissando un foglio di calcolo vuoto o un'email dal tuo sponsor del progetto che ti chiede di mettere insieme le finanze per il progetto, allora questo articolo è per te.
Vedremo le cinque cose che devi fare per creare un budget di progetto di base.
Usa la tua lista delle attività
Per prima cosa, prendi la tua lista delle attività del progetto. Potresti anche avere una struttura di scomposizione del lavoro, e se ne hai una, è meglio usarla. Ma un elenco di attività farà tutto il tempo che copre in modo completo tutto ciò che è necessario fare sul progetto.
Se non si dispone di un elenco di attività, è il momento di crearne uno. Annota tutto ciò che devi fare e le cose che devi costruire, realizzare o completare prima che il progetto possa essere completato. Non deve essere in alcun ordine particolare, ma deve includere tutto.
Infine, in questo passaggio, scambia idee con il tuo team di progetto, poiché è inevitabile che tu sia dimenticato. Molte teste sono meglio di una!
Stima di ogni componente
Ora vai nella tua lista e calcola il prezzo di ogni oggetto. Ad esempio, un'attività che dice "impostare riunioni per discutere i requisiti" può richiedere l'assunzione e l'assunzione, le sale riunioni o l'acquisto di qualsiasi risorsa necessaria come un proiettore o penne a fogli mobili. C'è un costo in questo, quindi prendi le quotazioni per il noleggio della tua camera e l'altra attrezzatura e annotala.
Fallo per tutto ciò che si trova nell'elenco delle attività, così finisci con un prezzo contro ogni articolo. Alcune attività di progetto potrebbero non avere un prezzo allegato, e questo è OK.
Aggiungi stime insieme
Quindi aggiungi tutte le tue stime. È più semplice farlo se si crea un elenco di elementi in un foglio di calcolo, si aggiungono i costi nella colonna successiva e si somma la colonna in fondo. Lascia che il foglio di calcolo faccia la matematica per te! Diventa il tuo foglio di calcolo del budget.
È una buona idea raggruppare i costi in categorie, in modo da poter vedere facilmente dove sta andando la maggior parte del denaro. Utilizza categorie come "Inizio progetto", "Infrastruttura" o "Formazione": scegli raggruppamenti che significano qualcosa nel contesto del progetto.
Aggiungi contingenza e tasse
Sarebbe fantastico se tu avessi una sfera di cristallo e potresti prevedere questi costi con una precisione del 100% ma probabilmente non ti senti sicuro della tua capacità di farlo! È qui che entra in gioco la contingenza. Si tratta di un fondo monetario basato sulla fiducia che si ha nel ritenere giusto avere le stime. Non si riferisce ad alcun compito particolare. È un "piatto d'emergenza" nel caso in cui tu abbia qualcosa che non va o che tu abbia lasciato qualcosa per sbaglio.
Se non sai quanta contingenza aggiungere, vai per il 10% del totale che hai creato nel passaggio 3. È una stima non scientifica che molti project manager usano e ti dà un po 'di ammortizzazione nel budget in caso ne hai bisogno.
Aggiungi una riga sul foglio di calcolo del budget in fondo alla voce "Contingenza" e specifica la percentuale utilizzata.
Non dimenticare di aggiungere tasse sulle vendite o altre imposte che non sono già incluse esplicitamente nelle tue stime di singoli elementi pubblicitari.
Aggiungi tutto, e questo è l'importo del budget finale.
Ottenere l'approvazione
L'ultima cosa da fare è chiedere al tuo manager o sponsor del progetto di approvare il tuo budget. Parla con loro di come lo metti insieme e quali elementi costituiscono il tuo budget complessivo.
Questo è tutto! Il project budgeting è un'abilità di project management essenziale e questa guida ti consentirà di iniziare a creare un budget di progetto.