La responsabilità è fondamentale per il successo di ogni progetto. Responsabilità non significa che un project manager deve fare da babysitter, microgestione o intimidazione alle persone per fare le cose. Tali tattiche causano conflitti e animosità nei confronti del project manager. Piuttosto che essere l'unica persona a rendere le persone responsabili, il project manager autorizza l'intero team a sostenere la responsabilità del progetto.
Mentre il project manager ha l'importante responsabilità di stabilire un ambiente di responsabilità, i membri del team di progetto hanno la responsabilità di ritenersi responsabili reciprocamente. Invece del project manager che fa tutto da solo sulla responsabilità, l'intero team partecipa.
Ecco sei modi per creare responsabilità in un progetto:
Affrontare la responsabilità durante la riunione di avvio
L'incontro di kickoff del progetto è un momento in cui il team del progetto è entusiasta del progetto e illustra il quadro generale del perché il progetto è necessario e quali obiettivi devono essere raggiunti. In mezzo a tutto il rah-rah, l'incontro di kickoff è quando lo sponsor del progetto e il project manager stabiliscono le loro aspettative su come il progetto verrà eseguito.
Stabilire la responsabilità come principio fondamentale del progetto è fondamentale. Lo sponsor del progetto e il project manager dovrebbero chiarire le loro aspettative alla riunione di kickoff. Lo sponsor del progetto dovrebbe fare due punti sulla responsabilità. In primo luogo, lui o lei riterrà responsabile il project manager, e in secondo luogo, il project manager terrà conto di tutti gli altri.
Basandosi su questi punti, il project manager dice che mentre lo sponsor del progetto ritiene responsabile il project manager, la responsabilità non si ferma qui. Il project manager si aspetta che i membri del team lo ritengano responsabile. Inoltre, il project manager si aspetta che i membri del team si considerino reciprocamente responsabili. Chiamarsi l'un l'altro è incoraggiato finché tutti i membri del team mantengono la professionalità e il rispetto verso gli altri.
Queste dichiarazioni stabiliscono una chiara responsabilità del sistema. Il project manager è in ultima analisi responsabile del successo del progetto, ma per avere successo, il project manager si aspetta che tutti siano responsabili e si ritengano reciprocamente responsabili.
Evidenziare l'interconnessione delle attività
I progetti includono quasi sempre attività interdipendenti. Alcune cose devono accadere in sequenza per rendere il progetto di successo. Poiché un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale a evidenziare l'interconnessione delle attività.
Ecco un esempio di attività interconnesse. Un programma governativo sta attraversando un cambiamento fondamentale nel suo lavoro, causato da un cambiamento nella sua autorità statutaria. Per capire esattamente come il programma funzionerà dopo il turno, è stato noleggiato un progetto. Uno dei membri del team di progetto è un formatore di sviluppo professionale che svilupperà curriculum da consegnare allo staff programmatico. Per sviluppare questa formazione, il resto della squadra deve prendere decisioni su come il programma funzionerà. Il formatore ritiene che il team sia responsabile dei tempi decisionali stabiliti nella struttura della charter e della ripartizione del lavoro, quindi ha tempo sufficiente per sviluppare il curriculum.
A volte le attività vengono eseguite contemporaneamente. Può accadere per necessità o nell'interesse dell'efficienza. Una volta completate le attività, i loro prodotti di lavoro vengono utilizzati in un'attività successiva. La struttura di responsabilità funziona come nell'esempio sopra. Coloro che svolgono il compito successivo ritengono responsabili coloro che lavorano ai compiti precedenti.
Tramite il project manager che mostra ai membri del team in che modo le attività si relazionano tra loro e in che modo ciascun membro del team deve svolgere un buon lavoro a beneficio degli altri membri del team, il manager del progetto incentiva i membri del team a tenersi reciprocamente responsabili. Se un membro del team non può avviare un'attività finché un altro membro del team non termina un'attività precedente, il membro del team dipendente ha interesse per il successo dell'altro membro del team e terrà quel membro del team responsabile delle prestazioni tempestive e di alta qualità.
Ottieni gli impegni pubblici sugli oggetti d'azione
I project manager tengono riunioni di team per una serie di motivi. Una ragione è determinare i prossimi passi in base a come il progetto è progredito. Quando possibile, le cose dovrebbero andare secondo i piani, ma quando sorgono problemi imprevisti, devono essere gestiti. Il project manager può prendersi cura di molti, ma non di tutti.
Indipendentemente da chi sia d'accordo nel gestire un problema, il membro del team che assume un'azione deve impegnarsi pubblicamente. L'impegno non deve essere un affare formale, ma tutti dovrebbero sapere cosa ci si aspetta. Quando qualcuno accetta un elemento di azione, il project manager dovrebbe assicurarsi di catturare esattamente cosa deve essere fatto e quando deve essere completato.
L'azione deve essere documentata nelle note della riunione o in un registro delle azioni. Diverse filosofie di gestione del progetto lo fanno diversamente. La chiave è scrivere articoli di azione per riferimenti futuri.
Follow-up pubblico sugli elementi di azione
Quando i membri del team assumono impegni, l'intera squadra deve essere in grado di fare affidamento sul soddisfacente successo di tali impegni. Annotare questi impegni è grandioso, ma se nessuno segue mai gli elementi di azione, i membri del team crederanno che quegli impegni non contengano. Perché dovrebbero seguire quando nessuno chiede se l'hanno fatto?
Proprio come gli impegni sono resi pubblici, il project manager dovrebbe dare seguito a tali impegni pubblicamente. Costringe le persone ad attenersi alla loro parola. La vergogna pubblica è un potente motivatore.
La parte migliore è che i project manager non devono essere cattivi. Una volta che il project manager ha stabilito un'atmosfera di responsabilità, nessuno è il cattivo, perché tutti si tengono reciprocamente conto. L'unica volta che qualcuno è il cattivo è quando lui o lei non segue un impegno.
Non è necessario che il project manager agisca su qualcuno che non segue. Le dinamiche di gruppo si prenderanno cura della situazione. La pressione dei pari può funzionare positivamente. Il project manager deve solo richiamare l'attenzione sull'elemento dell'azione e lasciare che la persona responsabile parli. Di volta in volta, il project manager potrebbe dover porre domande probanti sul perché non è stato raggiunto un impegno, ma in genere, la persona responsabile sarà imminente su errori, errori di calcolo o ostacoli e intraprenderà un nuovo impegno per completare l'azione originale e possibilmente per espiare qualsiasi interruzione nell'esecuzione.
Confrontarsi con prestazioni scadenti
La scarsa performance di un membro del team di progetto è un problema che i project manager devono affrontare rapidamente e diplomaticamente. Se gli altri membri del team di progetto vedono che le prestazioni scadenti vengono tollerate, la loro motivazione diminuirà e le loro prestazioni probabilmente diminuiranno di conseguenza. Tuttavia, i project manager non possono essere vittime di un brusco abbattimento degli esecutori poveri quando non soddisfano le aspettative. È un atto di equilibrio tra gestire le cose rapidamente e gestirle umanamente.
Le scarse prestazioni non vanno via da sole. Non può essere permesso di indugiare, tuttavia i project manager devono permettersi tempi scadenti per correggere il loro comportamento una volta che sono stati portati alla loro attenzione.
Aumentare le prestazioni quando necessario
Se la gestione delle prestazioni inadeguate uno contro uno non funziona, il project manager deve inoltrare il problema al supervisore del membro del team. Se ciò fallisce, lo sponsor del progetto dovrà intervenire nella situazione. Affrontare l'uno-contro-uno, inoltrarsi al supervisore e inoltrarlo allo sponsor è l'ordine migliore per gestire le scarse prestazioni di un membro del team di progetto. Saltare un gradino potrebbe alienare le persone coinvolte e in definitiva perdere tempo.
Prima di inviare un problema allo sponsor del progetto, un project manager dovrebbe esaurire tutte le altre opzioni. In caso di prestazioni scadenti, ciò significa affrontare la situazione uno a uno e fare appello al supervisore del membro del team.
Il project manager dovrebbe essere specifico con lo sponsor del progetto su ciò che il project manager raccomanda allo sponsor del progetto. Se il project manager desidera che il membro del team sia consigliato da un manager di seconda linea, il project manager dovrebbe dirlo. Se il project manager desidera sostituire il membro del team, il project manager dovrebbe fare una tale richiesta. Lo sponsor del progetto ha bisogno di opzioni e pro e contro di ciascuna opzione.