Come rimanere in controllo delle riunioni di lavoro

Strategie di incontro per affrontare le domande dei dipendenti

Gli incontri di lavoro possono svolgersi all'infinito se si apre la platea per rispondere alle domande dei dipendenti se non si stabiliscono parametri dall'inizio e si mantiene il controllo del pavimento. Il detto "ce n'è uno in ogni folla" si applica bene nel contesto degli incontri di lavoro, poiché i dipendenti scontenti sono spesso più disposti a parlare in contesti di gruppo. Tutto ciò che serve è un commento o una domanda negativa per convincere gli altri a intervenire in accordo. Ma il contrario può anche essere vero: avviare una conversazione positiva e invitare altri a partecipare e il risultato può essere un incontro produttivo con tutti coloro che si allontanano sentendo che l'incontro è valso il loro tempo.

Una delle maggiori lamentele riguardo agli incontri di lavoro è che spesso non sono necessari e perdono tempo prezioso per lavorare. Assicurati di indicare chiaramente lo scopo del tuo incontro, impostare in anticipo la quantità di tempo che dedicherai all'incontro (così come a qualsiasi discussione aperta) e poi attenersi agli argomenti della riunione e alla durata pianificata. Potresti anche voler rendere le riunioni più interessanti con una riunione rompighiaccio o un'attività di riscaldamento.

Ecco le strategie per trattare con i dipendenti che fanno domande durante le riunioni a cui non vuoi rispondere subito o che non vuoi affrontare in qualsiasi momento durante una riunione.

Quando agire immediatamente su una domanda

Se una domanda è tempestiva e su incarico e ritieni che dovrebbe essere affrontata, rispondi immediatamente - ma brevemente - e poi prosegui dichiarando che se avrai tempo avrai più domande alla fine dell'incontro.

Supporta la tua affermazione che stai andando avanti con il linguaggio del corpo. Guarda i tuoi appunti o gira per affrontare una lavagna, ecc. Rompendo momentaneamente il contatto visivo mostrerai che stai andando avanti. Se guardi il pubblico (soprattutto con le sopracciglia alzate) potresti inviare un segnale che stai lasciando un'apertura per ulteriori domande.

Se il pubblico è negativo o ostile, riconosci le preoccupazioni, ma solo indirettamente. Prenditi un momento per spiegare che capisci e condividi le loro preoccupazioni, ma se ti allontani troppo dall'argomento nulla sarà realizzato. Suggerisci alle persone di scrivere le loro domande per dopo, o di organizzarti per incontrarti in privato dove puoi discutere le loro preoccupazioni in modo più dettagliato.

Rispondere a una singola domanda è utile perché:

Permette al titolare di una riunione di affrontare qualcosa a cui forse non avrebbero pensato;
Invia un messaggio che stai ascoltando il tuo pubblico;
Prendendo solo una domanda, si invia anche il messaggio che si è ancora in controllo della riunione, ma si preoccupano di ciò che i partecipanti stanno pensando.

Come ritirare con tatto una domanda

Se la domanda che verrà posta sarà trattata più avanti nella riunione, dichiara: "Questa è una buona domanda e una che tratteremo a breve".

Se la domanda che viene posta è off-topic e non sarà trattata nella riunione, fornisci una serie di istruzioni specifiche per la risoluzione. Se si rifiuta semplicemente di rispondere a una domanda o di esprimere un giudizio, "questo non è lo scopo di questo incontro", si potrebbe finire per inviare il messaggio sbagliato ai propri dipendenti: la gestione non si cura.

Un altro modo per rimandare le domande che non verranno discusse durante l'incontro è chiedere alla persona di incontrarsi con voi (o un altro membro appropriato del management) in privato per discutere le loro preoccupazioni in modo più dettagliato. Potresti anche suggerire (se appropriato) che la domanda è abbastanza importante da meritare di essere presa in considerazione in una riunione separata in un momento futuro.

Rimandare una domanda è utile perché:

In un ambiente di lavoro informale, i dipendenti possono sentirsi troppo liberi di esprimere la propria opinione e assumere il controllo di una riunione;
I dipendenti più arrabbiati o insoddisfatti vogliono essere ascoltati più di ogni altra cosa. Dare loro una cassa di risonanza al momento giusto e l'impostazione può aiutare ad evitare che piccoli problemi diventino problemi più grandi; e
I dipendenti hanno bisogno e rispondono a una buona leadership. Se la direzione mantiene il controllo in modo equo ed equilibrato, invia il messaggio ai dipendenti che la direzione sta ascoltando, ma deve stabilire i limiti appropriati.

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