I revisori interni scavano negli affari degli altri per vivere. In apparenza, sembra che si inseriscano dove non appartengono, ma in realtà svolgono un ruolo fondamentale nella protezione delle loro organizzazioni.
Nel corso della tua carriera di servizio pubblico, ci sono buone probabilità che tu debba rispondere alle domande poste dai revisori interni. Queste domande possono venire per molte ragioni diverse, e pochissime di queste indicano che sei accusato di aver commesso un errore. Nella stragrande maggioranza delle circostanze, stanno solo raccogliendo informazioni. Ad esempio, potrebbero provare a capire come funziona la tua parte dell'organizzazione.
Non c'è bisogno di irrigidirsi quando un revisore interno ti parla. I revisori interni sono professionisti che cercano semplicemente di svolgere il proprio lavoro quotidiano. Certo, il loro lavoro può mettere a disagio te e gli altri. Individuano punti deboli nei sistemi e raccomandano azioni correttive.
Ma alla fine, fanno funzionare meglio le loro organizzazioni e le vostre risposte alle loro domande sono fondamentali per far sì che ciò accada. Quindi ecco tre suggerimenti per rispondere agli auditor interni quando vengono a bussare alla tua porta.
Rispondi onestamente.
I revisori interni sanno quando qualcosa non si somma. Non dare loro una ragione per dubitare della tua credibilità essendo qualcosa di meno che completamente onesto.
Se non conosci la risposta a una domanda, non provare a bluffare attraverso di essa. Finirai per farti sembrare sciocco quando troveranno la vera risposta. La scelta migliore è semplicemente dire che non conosci la risposta. Se è qualcosa che puoi cercare per loro, offri di farlo. Potrebbero farti venire l'offerta, o potrebbero avere già qualche idea su come ottenere la risposta.
Quando pensi che i revisori interni potrebbero non gradire la tua risposta, non esitare a dare la tua risposta. Vogliono capire le cose come realmente esistono, quindi anche quando la tua risposta non è ciò che renderà il loro lavoro più facile o quello che si aspettano di sentire, hanno bisogno di sapere la verità.
Supponi di non sapere nulla della tua area di competenza.
I revisori interni sono di solito persone intelligenti, ma non possono essere esperti in tutto. Alcuni si concentrano sulla loro formazione professionale e lavorano su aspetti particolari del controllo interno come i sistemi informativi o finanziari, ma non presumono di conoscere la vostra area di competenza.
Sembra un dato, ma è facile scivolare nell'uso del gergo o saltare i passaggi quando si descrivono i processi. Probabilmente l'azione spensierata è per te l'auditor interno che cerca di capire i tuoi processi aziendali. Pensa a ogni azione che fai. Qualcosa che potrebbe sembrare un passo per te potrebbe essere diversi passaggi che hai combinato nella tua mente attraverso anni di ripetizione.
Anche quando la conversazione sembra noiosa e troppo semplice, ricorda che i revisori interni cercano di suddividere i processi nelle loro attività più piccole. Solo allora possono scoprire dove i processi possono andare storto.
Collega i punti per loro.
Non solo i revisori interni decostruiscono i processi nei loro più piccoli bit, ma cercano anche l'interconnessione tra persone e processi. Cercano tutte le persone coinvolte in un processo per vedere chi ha bisogno di essere coinvolto, chi non è coinvolto ma deve essere, come interagiscono queste persone e se esistono controlli sufficienti per prevenire o catturare frodi, sprechi o abusi.
Quando si risponde a revisori interni, indicare dove si interagisce con i propri processi con gli altri e i loro processi. Collegare i punti come questo dà loro un quadro più chiaro di come l'organizzazione funziona nel suo complesso. Tali informazioni forniscono anche ai revisori interni i contatti su chi parlare e dove trovare ulteriori informazioni.