Comprendere i codici, i moduli e altro della legge Affordable Care
Il mandato del datore di lavoro dell'Affordable Care Act ha piena validità. Ciò significa che i datori di lavoro dovranno offrire un certo livello di copertura sanitaria ai propri dipendenti a tempo pieno (e figli a carico) a partire dal 2015 e seguire specifici requisiti di segnalazione IRS a partire dal 2016 (per l'anno solare 2015). I datori di lavoro devono rispettare il mandato o affrontare una sanzione fiscale.
Che cosa sono interessati i datori di lavoro?
Il mandato del datore di lavoro riguarda principalmente i grandi datori di lavoro con 50 o più dipendenti a tempo pieno equivalenti (noto come "grande datore di lavoro applicabile").
I grandi datori di lavoro applicabili che non rispettano il mandato del datore di lavoro dovranno affrontare una sanzione di $ 2, 000 o $ 3, 000 nel caso in cui uno o più dipendenti a tempo pieno (coloro che lavorano in media almeno 30 ore settimanali) coprano gli scambiare e beneficiare di un sussidio.
Una potenziale sanzione annuale di $ 2000 ($ 166, 67 al mese) potrebbe essere valutata rispetto a tutti i dipendenti a tempo pieno qualora il datore di lavoro non offra una copertura minima essenziale ad almeno il 95% dei suoi dipendenti a tempo pieno e dipendenti (70% nel 2015), e solo un dipendente a tempo pieno ha diritto a un sussidio.
Inoltre, anche se il datore di lavoro soddisfa il requisito minimo di copertura essenziale, una sanzione annuale di $ 3000 ($ 250, 00 al mese) potrebbe ancora essere valutata nei confronti di tutti i dipendenti a tempo pieno che si qualificano per un sussidio, se la copertura offerta non soddisfa sia l'accessibilità economica sia requisito di valore minimo.
Ciò significa che la copertura non deve costare al dipendente più del 9, 5% del suo reddito per la copertura di soli dipendenti (come porto sicuro) e deve avere un valore attuariale del 60% o più.
Un grande datore di lavoro applicabile deve inoltre segnalare all'Internal Revenue Service (IRS) che la sua copertura soddisfa questi requisiti.
Per segnalare queste informazioni, i datori di lavoro hanno nuovi requisiti di segnalazione ai sensi delle sezioni del codice di reddito interno 6055 e 6056.
Queste sezioni richiedono ai datori di lavoro e alle compagnie di assicurazione sanitaria di segnalare le informazioni di copertura all'IRS e fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per riferire sulle proprie dichiarazioni dei redditi individuali.
Moduli associati ai requisiti di segnalazione
I seguenti moduli sono associati al mandato individuale (codice sezione 6055):
- Modulo 1094-B: questo è il modulo di trasmissione che i datori di lavoro useranno per archiviare con i moduli 1095-B.
- Modulo 1095-B : le compagnie di assicurazione emetteranno questo modulo entro il 31 gennaio 2016, se il piano sanitario del datore di lavoro è completamente assicurato e utilizzato come prova di copertura per le persone fisiche nel presentare le dichiarazioni dei redditi del 2015. I moduli 1095-B preparati per ciascun dipendente coperto (e dipendenti) devono anche essere registrati presso l'IRS entro il 29 febbraio 2016 (31 marzo 2016, se il deposito è elettronico).
- Per i grandi datori di lavoro applicabili che sponsorizzano piani auto-assicurati, il datore di lavoro può completare il modulo 1095-B o semplificare il processo e completare la sezione III del modulo 1095-C (discusso di seguito).
I seguenti moduli sono associati al Mandato del datore di lavoro (Codice Sezione 6056):
- Modulo 1094-C: questo è un modulo di trasmissione che contiene informazioni cumulative sui dipendenti del datore di lavoro e le sue offerte di copertura.
- Modulo 1095-C: i datori di lavoro devono preparare il modulo 1095-C per conto di tutti i dipendenti a tempo pieno entro il 31 gennaio 2016 e archiviato con l'IRS (insieme al modulo 1094-C ) entro il 29 febbraio 2016 (31 marzo), 2016, se il deposito è elettronico) .
I datori di lavoro con 50 o più dipendenti equivalenti a tempo pieno dovranno completare le parti I e II di questo modulo per conto di ciascun dipendente a tempo pieno, indipendentemente dal fatto che gli venga offerta una copertura o meno. Se il datore di lavoro auto-assicura i suoi benefici per la salute, dovranno anche completare la parte III. Inoltre, i datori di lavoro devono preparare un modulo semplificato 1095-C per quei dipendenti non a tempo pieno iscritti al piano per conformarsi ai requisiti della sezione di codice 6055. - Queste forme sono dovute all'IRS entro il 29 febbraio 2016, se presentate in forma cartacea, o al 31 marzo 2016, se presentate elettronicamente. Si noti che è richiesta la trasmissione elettronica dei datori di lavoro con oltre 250 resi. Questo continuerà ogni anno andando avanti.
Codici degli indicatori IRS
Un datore di lavoro ha bisogno di una chiara comprensione dei codici degli indicatori IRS come componente fondamentale della preparazione alla segnalazione. Un datore di lavoro dovrebbe avere una buona conoscenza di come determinare la convenienza della quota del costo del dipendente (calcolo, formula, ecc.), Se ci fosse un'offerta di copertura per ogni singolo dipendente a tempo pieno e se il l'assistenza sanitaria era conveniente per i dipendenti iscritti.
Per iniziare: in primo luogo, i datori di lavoro devono garantire che i sistemi di gestione stipendi e / oi sistemi di amministrazione dei benefici siano aggiornati e preparati a catturare e archiviare le informazioni necessarie per la segnalazione. I datori di lavoro dovrebbero iniziare a costruire una strategia oggi con i loro reparti paga o fornitori e prendere in considerazione consulenti coinvolgenti per aiutare le loro aziende a prepararsi a conformarsi.
Anche i team di risorse umane, benefit e finanza di un'azienda hanno ruoli chiave nella preparazione di una strategia di reporting. Gli emittenti di assicurazioni sanitarie, i broker, i CPA, i consulenti fiscali e finanziari e talvolta gli amministratori di terze parti sono partner che un datore di lavoro deve aiutare a raccogliere e segnalare accuratamente le informazioni sulla copertura.
I datori di lavoro dovrebbero iniziare a incontrare questi partner e coinvolgerli in una strategia di reporting il prima possibile.
Penalizzazioni e sgravio: i datori di lavoro applicabili dovranno far fronte alle disposizioni generali in materia di sanzioni ai sensi della Sezione 6721 del Codice (mancata presentazione delle informazioni corrette) e della Sezione 6722 (mancata presentazione della dichiarazione corretta del beneficiario) . In generale, le sanzioni variano da $ 100 a $ 1, 5 milioni per non aver archiviato o archiviato in modo errato.
Se il datore di lavoro può dimostrare di aver compiuto uno sforzo in buona fede per conformarsi agli obblighi di segnalazione in modo tempestivo e accurato, potrebbe essere disponibile un sollievo a breve termine dalla segnalazione di sanzioni.
Questo rilievo fornisce ulteriore tempo per sviluppare i processi, raccogliere i dati richiesti e riportare le informazioni sulla copertura della società in modo appropriato. Pertanto, prepararsi in anticipo può far risparmiare le possibilità che un datore di lavoro riceva una sanzione.
Il Takeaway
I datori di lavoro dovrebbero iniziare a completare una strategia di segnalazione in conformità con la legge federale ora. Un datore di lavoro dovrebbe assicurarsi di lavorare con il proprio reparto risorse umane, reparto paghe o venditore di paghe, sistema di amministrazione delle prestazioni, broker / consulente di benefici e consulenti fiscali per ottenere tutte le informazioni necessarie.
Una strategia che includa questi partner è la chiave per riferire in modo accurato, evitando sanzioni e mantenendo il benessere generale dell'azienda. I datori di lavoro che sono preparati e sanno cosa deve accadere prima del tempo alla fine rispetteranno i requisiti di segnalazione.
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