Ruolo del Project Manager
Spesso mi viene chiesto cosa fa un project manager perché il ruolo è così ampio. Ecco la mia interpretazione del ruolo del project manager. Questo è ciò che i project manager fanno tutto il giorno.
Capi progetto…
Sviluppa la grande idea
Il primo compito del project manager è sviluppare la grande idea. Non è sempre stato così. Non molto tempo fa i project manager dovevano raccogliere un'idea a pieno titolo, probabilmente un caso aziendale completo, e trasformarlo in un piano di progetto che potesse essere eseguito. Oggi, il ruolo del project manager si è evoluto in qualche modo, ed è probabile che ti ritrovi coinvolto prima e poi nel progetto prima che diventi addirittura un "progetto".
Lavorerai con lo sponsor del progetto per arricchire l'idea per formare una prima immagine del progetto e capire se è fattibile.
Metti insieme il team
Se la tua grande idea è considerata fattibile, il tuo prossimo passo sarà quello di mettere insieme una squadra che può lavorare per trasformare quell'idea in realtà. Avrai bisogno di un numero di persone che possa adempiere a vari ruoli in un team di progetto.
Idealmente, stai cercando esperti in materia in ciascuna area funzionale, ma dovrai anche prendere in considerazione la disponibilità. I responsabili di progetto non sempre riescono a ottenere il personale che desiderano in una squadra perché questi esperti sono impegnati in altri progetti. Se non sei in grado di aspettare che diventino disponibili, dovrai lavorare con le persone disponibili.
Non avrai bisogno di tutte le persone coinvolte nel team per tutto il tempo. Alcuni esperti funzionali, come avvocati o addetti stampa, dovranno solo unirsi al team nei punti rilevanti lungo il percorso. Parte dell'abilità della gestione dei progetti e della gestione delle risorse è quella di far loro sapere che i loro compiti stanno arrivando e poi portarli a conoscenza del progetto non appena le loro competenze sono necessarie.
Organizzare ciò che sta per accadere
Durante l'avvio del progetto e le prime fasi di avvio, lavorerai con il tuo team per definire esattamente ciò che deve essere fatto. Ciò comporta l'impostazione di una definizione chiara per il lavoro e la garanzia che tutti comprendano gli obiettivi.
Vale la pena di descrivere tutto questo in termini di valore aziendale o vantaggi: in altre parole, spiega perché stai intraprendendo questo nuovo lavoro.
Guida la squadra
Ora hai messo insieme il tuo team e tutti voi sapete cosa dovete ottenere insieme, è compito del project manager assicurarsi che tutto il team lavori insieme per raggiungere questo obiettivo.
È più difficile di quanto suoni! Dirigere con successo una squadra significa negoziare le sfide dei disaccordi, dei conflitti e stare sempre al passo con le comunicazioni. Devi motivare la tua squadra a fare un ottimo lavoro, anche quando i tempi sono difficili. Coinvolge anche coaching, formazione, tutoraggio e sviluppo delle persone che lavorano al progetto, anche se non lavorano direttamente per te. Questo è un sovraccarico spesso dimenticato nei progetti, ma ricorda che le persone si comportano meglio se sentono di essere rispettate e incoraggiate a fare del loro meglio.
Se riesci a rendere il tuo progetto un luogo in cui le persone crescono e sviluppano nuove competenze, le persone vorranno lavorare con te.
Dirigere il team implica anche la creazione e la gestione della collaborazione nel team. Ciò potrebbe avvenire attraverso strumenti di gestione di progetti online o incontri di gruppo faccia a faccia, o qualcosa in mezzo. Collaborare e costruire un senso di "squadra" aiuterà le risorse del tuo progetto a far fronte a situazioni di conflitto o di difficoltà nel progetto, come ad esempio una scadenza che viene improvvisamente portata avanti.
Gestire il denaro
I progetti costano denaro e la possibilità di mettere insieme un budget di progetto è una competenza chiave per un project manager. Tuttavia, il tuo ruolo non finisce qui. Devi essere in grado di gestire i soldi e controllare i costi sul progetto andando avanti.
Puoi farlo da:
- Stime di sviluppo che coprono tutte le attività e le risorse del progetto richieste.
- Collaborare con gli esperti in materia per accertarsi che siano completi e completi.
- Utilizzando le tue stime per creare un budget di progetto.
- Utilizzare il budget per spiegare allo sponsor del progetto ed essere chiari su quanto costerà il progetto.
Quindi, per tutto il progetto, è possibile gestire i costi attraverso un accurato controllo dei costi. Ciò comporta il confronto di ciò che stai spendendo nella vita reale per le stime e il budget del progetto che hai messo insieme. Spero che non siano troppo distanti, ma se noti una tendenza a spendere cifre troppo o errate, allora sarai abbastanza presto per correggerlo, con un po 'di fortuna. Puoi solo sistemare ciò che noti, quindi è importante un buon controllo dei costi.
Suggerimento per esperti: un buon controllo dei costi richiede molto più del semplice monitoraggio della spesa. È inoltre necessario monitorare la quantità di lavoro svolto sul progetto. È la combinazione di denaro e compiti completati che ti dà una visione di se il progetto sta spendendo oltre i suoi mezzi.
Prendere decisioni
Diciamo subito una cosa: mentre lo sponsor del progetto è lì per le decisioni gigantesche, tu sei il project manager e responsabile della maggior parte delle decisioni prese nel progetto. Anche i più grandi. Anche quando non prendi la decisione, presenterai una raccomandazione per quale decisione tu pensi che lo sponsor dovrebbe prendere, perché hai tutti i dettagli e hai passato l'età a prenderlo in considerazione, e potrebbero non avere la capacità di farlo quella.
Coinvolgere gli stakeholder
Non molto tempo fa, la letteratura sulla gestione dei progetti parlava della "gestione degli stakeholder". Oggi si riconosce che non è possibile "gestire" uno stakeholder. È ingenuo e un po 'offensivo suggerirlo, quindi parliamo invece di "coinvolgerli".
In termini pratici, gli strumenti coinvolti non sono cambiati - sono solo la retorica e l'atteggiamento che è diverso. Continuerai a tracciare chi sono gli stakeholder nel progetto e se sono particolarmente potenti o influenti in relazione al lavoro che stai facendo. Sviluppa un piano di comunicazione e mettilo in pratica.
Coinvolgimento degli stakeholder significa lavorare con le persone interessate dal progetto per assicurarsi che capiscano i cambiamenti che stanno arrivando.
Leggi avanti: trattare con gli stakeholder difficili (perché non tutti saranno facili da lavorare).
Fornire gli obiettivi del progetto
Lo farai con il coinvolgimento del tuo team, ed è ciò che ha portato tutto il lavoro finora.
Essere in grado di fornire efficacemente ciò che hai promesso si basa sull'essere chiari su cosa dovrebbe essere. Dovrai documentare i fattori chiave di successo e le misure che verranno utilizzate per valutare se hai raggiunto ciò che hai deciso di fare.
Questo dovrebbe essere indicato nel business case del progetto o nel documento di avvio del progetto (o entrambi, a diversi livelli di dettaglio). Quindi dovrebbe essere relativamente semplice vedere quali sono questi obiettivi - è meno semplice assicurarsi di consegnarli.
Una buona pianificazione, una forte leadership e la capacità di vedere il quadro generale e il dettaglio contribuiranno immensamente.
Gestisci la consegna a vivere
La realizzazione degli obiettivi del progetto non è la fine del tuo ruolo di project manager. La cosa più importante alla fine della fase di esecuzione è assicurarsi di fornire un passaggio di consegna chiaro e completo al team che gestirà il progetto in futuro.
Un buon passaggio di consegne significa che puoi fare un passo indietro. Non sarai più il "go to" del progetto e sarai in grado di passare al tuo prossimo progetto sapendo che il team aziendale è in grado di sfruttare al meglio ciò che hai consegnato loro.
Condividi la conoscenza
"Le lezioni apprese" è il modo in cui descriviamo ciò che è stato appreso attraverso il progetto che potrebbe essere utilizzato su altre iniziative in futuro. Il project manager dovrebbe tenere una riunione appresa alla fine del progetto. Questo aiuta il team a crescere e mantiene le conoscenze organizzative. In altre parole, arresta la società facendo di nuovo gli stessi errori.
Ecco cosa fa un project manager tutto il giorno. La tua attuale lista delle cose da fare potrebbe sembrare un po 'diversa da questa lista, ma in sostanza tutte le attività su di essa contribuiranno a questi elementi di essere un project manager. È un lavoro ampio e stimolante, ma è anche vario e una grande scelta di carriera!