Suggerimenti per creare email che vengono lette
Secondo BusinessInsider.com, il dipendente medio assegna circa il 25 percento della sua giornata a frugare tra centinaia di e-mail. Mentre alcune persone hanno bisogno di rispolverare l'etichetta di base delle e-mail, gli altri commettono errori semplicemente perché sono sopraffatti dall'enorme volume di comunicazioni.
Durante la ricerca di un lavoro, è probabile che invii molte e molte e-mail, tra cui lettere di accompagnamento, note di ringraziamento e messaggi alle connessioni relative alla ricerca di lavoro. In queste e-mail, prenditi il tempo necessario per evitare di commettere errori imbarazzanti, come l'errore di ortografia del nome di qualcuno e assicurati di scrivere note che ottengano una risposta. Continua a leggere per informazioni sull'etichetta e-mail, insieme a consigli su come realizzare il miglior saluto.
Inizia con un saluto professionale
Sforzati di fare chiarezza nella tua linea tematica. Scegli qualcosa di diretto che identifica lo scopo della tua email, come "tempo di riunione cambiato" o "query veloce sulla tua proposta". Evita di far penzolare una carota con un teaser come "Ho bisogno di informarti ..." che cerca di attirare la lettura per aprire la mail per ottenere la tua intenzione.
Le persone spesso decidono se aprire un'e-mail in base alla riga dell'oggetto, quindi sceglierne uno che indichi chiaramente il tuo scopo.
Usa un saluto professionale. Includere un saluto appropriato per le circostanze e il destinatario. Alcuni saluti funzionano in una e-mail ma non sono usati in una lettera normale mentre alcuni saluti funzionano per entrambi.
Scegli un saluto in base a quanto bene conosci la persona a cui stai scrivendo e il tipo di messaggio che stai inviando. Ad esempio, se scrivi a qualcuno che conosci, "Ciao Jim" è appropriato. "Gentile Sig. / Smith Smith" sarebbe appropriato quando si applica per un lavoro o scrivere una lettera commerciale.
Evita di aprire un'e-mail con "hey" che suona molto informale e generalmente non viene utilizzato sul posto di lavoro. Inoltre evita "Ciao gente" o "Ciao ragazzi", anche se la natura della tua email è rilassata.
Esempi di saluto:
- Caro Nome Cognome (funziona bene se non conosci il sesso della persona a cui stai scrivendo)
- Caro nome (quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Ciao nome (quando invii un'email a qualcuno che conosci)
- Caro signor / m. Cognome
- Caro signor / m. Nome e cognome
- Caro dottore, cognome
- Per chi è coinvolto
- Gentile responsabile delle risorse umane
- Caro Direttore del Personale
Usa la corretta punteggiatura dopo il tuo saluto. Per email più formali, usa un punto e virgola dopo il nome. Per le persone che conosci o più corrispondenza casuale, utilizzare una virgola dopo il nome del saluto.
Evita errori comuni
Quando scrivi un'email, i seguenti errori capitano a volte quando le persone si affrettano a buttare via un messaggio velocemente. Prenditi il tempo necessario per rivedere il tuo messaggio ed eseguire i seguenti passaggi.
Aggiungi l'ultimo indirizzo email. Se non si ha la possibilità di annullare l'invio di un'e-mail, aggiungere l'ultimo indirizzo se si tende ad avere un dito a scatto rapido. Inserisci il nome del destinatario solo quando sei sicuro che la tua e-mail sia pronta.
Evita il vecchio errore "rispondi a tutti". Guarda il dito sul grilletto quando premi "Rispondi a tutti". Considera se tutti quelli della lista hanno davvero bisogno di leggere quello che hai da dire. Ricordati anche delle e-mail più vecchie della catena che potresti non voler vedere nell'elenco Rispondi a tutti.
Vacci piano con l'umorismo. L'umorismo può essere difficile da distinguere in una e-mail dal momento che il tuo tono non risplenderà necessariamente. Senza il linguaggio del corpo, l'espressione facciale o la cadenza, l'umorismo può cadere piatto o addirittura insultare involontariamente un lettore. Gioca sul sicuro e lascia perdere.
Correggi. Non commettere l'errore di pensare che le persone perdoneranno errori di battitura in e-mail informali o che gli errori saranno tollerati se si sta digitando sul telefono.
Potresti essere giudicato duramente dagli errori nella tua email, specialmente se sono dilaganti. Non fare affidamento su un correttore ortografico che spesso può scegliere la parola sbagliata per te. Correggi le tue e-mail come se fosse un documento importante. In particolare, controlla sempre e ricontrolla di aver digitato correttamente i nomi delle persone.
Non usare emoji o emoticon. Sempre di più, i messaggi di posta elettronica hanno iniziato a somigliare ai messaggi di testo. I messaggi sul posto di lavoro ora includono talvolta emoji "thumbs-up" o facce sorridenti. Anche se stanno diventando più comuni, evita gli emoji e le emoticon nella corrispondenza formale. Se il tuo messaggio di posta elettronica include il cognome di una persona, questo è un segno sicuro che devi lasciare emoticon ed emoji.
Ricorda che l'email dura per sempre. Pensaci due volte prima di inviare un'email a qualcosa di personale o confidenziale, licenziando qualcuno via email, denigrando qualcuno o rispondendo con rabbia. Anche le e-mail eliminate possono essere resuscitate dai backup dei dati.
Questi tipi di interazioni potrebbero essere meglio fatti di persona. Applica la regola delle ventiquattro ore. Se non sei sicuro di dover inviare il messaggio, attendi fino al giorno successivo per decidere. Un'altra buona regola empirica: non scrivere nulla in un'email che non vorresti condividere pubblicamente, ad esempio in una deposizione o sui social media, ad esempio.